Organiser un marché de créateurs, étape par étape
Un marché de créateurs se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et un nombre réaliste de stands. Ensuite, les inscriptions permettent de connaître les besoins des exposants avant de construire le plan, les réservations et l’organisation électrique. La communication peut commencer dès que les informations essentielles sont confirmées. Les oublis les plus fréquents arrivent la dernière semaine : signalétique, monnaie, badges, météo, branchements et matériel pour les créateurs.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Inviter les créateurs
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Annoncer l'événement
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer définitivement les créateurs
2 personnes
- 8
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 9
Élaborer le plan
- 10
Faire les réservations
- 11
Vérifier les autorisations
- 12
Recenser les points d’alimentation électrique
- 13
Envoyer les informations des créateurs
- 14
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 15
Concevoir les affiches promotionnelles
- 16
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
- 17
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 18
Préparer les badges nominatifs
- 19
Imprimer les numéros de stand
- 20
Imprimer la signalisation
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Vérifier le matériel
2 personnes
- 24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 25
Remplir les glacières
2 personnes
- 26
Rappeler aux créateurs l’arrivée
- 27
Balisage du site
3 personnes
- 28
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 30
Brancher l’électricité
2 personnes
- 31
Installer l'éclairage
3 personnes
- 32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 33
Installer le panneau d'information
- 34
Installer la signalisation
2 personnes
- 35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
- 38
Accueillir les créateurs
3 personnes
- 39
Accompagner les exposants vers les stands
3 personnes
- 40
Vérifier les stands
2 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Tenir le point d'information
2 personnes
- 43
Servir les boissons
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes
- 49
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
- 50
Allumer l’éclairage du soir
- 51
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 52
Laisser les créateurs décharger
3 personnes
- 53
Clôturer la caisse
2 personnes
- 54
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 55
Faire la vaisselle
3 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Nettoyer le site
4 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Démonter l’éclairage
3 personnes
- 60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 61
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Trier les matériaux
2 personnes
- 63
Ranger les stocks
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Gérer les objets perdus
- 66
Remercier les bénévoles
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 20
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables pliantesqté 4
- Tables hautesqté 6
- Supports pour nappesqté 4
- Portants à vêtementsqté 6
Équipement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes d'extérieurqté 6
- Pieds de lampeqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Compositions florales de tableqté 8
- Nappesqté 24
- Badges nominatifsqté 40
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de standqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Pains de glaceqté 20
Catering
- Caissesqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Panneaux de menuqté 4
- Distributeurs d'eauqté 2
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Pinces à déchetsqté 3
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Gantsqté 12
Conseils
- Fixez le lieu et la date avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite une période précise pour recevoir les candidatures et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires ou électriques.
- Ne confirmez pas définitivement les créateurs avant d’avoir vérifié la capacité du lieu. Une fois la sélection faite, attribuez les emplacements et numérotez les stands avant d’envoyer les informations pratiques.
- Dessinez le plan en tenant compte des tables, tentes, portants à vêtements et passages du public. Recensez les points d’alimentation électrique avant de répartir les rallonges et multiprises.
- Lancez les affiches et les publications dès que la date, le lieu et les horaires sont sûrs. Gardez plusieurs jours pour distribuer les affiches et relancer les inscriptions si nécessaire.
- La veille, vérifiez la météo, le matériel et la caisse. Préparez aussi les badges, la signalétique, les glacières, les terminaux de paiement et les batteries externes : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de créateurs ?
- Ouvrez le formulaire dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription pour garder le temps de traiter les candidatures et de construire le plan des stands.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les créateurs ?
- Confirmez définitivement les créateurs après la clôture des inscriptions et après vérification de la capacité du lieu. Gardez au moins quelques jours pour attribuer les emplacements, imprimer les numéros de stand et envoyer les informations pratiques.
- Quand préparer le plan des stands ?
- Préparez le plan une fois la liste des créateurs arrêtée, mais avant l’envoi des consignes finales. Prévoyez au moins une vérification des dimensions, des passages, des tentes et des prises électriques avant le jour du marché.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché de créateurs ?
- Vérifiez la météo, les autorisations, le mobilier, les branchements, la signalétique et les moyens de paiement. Préparez également la monnaie, les badges, les glacières et les boissons au plus tard la veille.
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