Organiser un marché d’hiver : la méthode, étape par étape

Un marché d’hiver se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une animation. Commence par fixer la date, les horaires et le site avant de contacter les exposants : ces choix déterminent le nombre de stands, les branchements et le parcours des visiteurs. Prévois ensuite les inscriptions, les autorisations, le matériel et les bénévoles dans cet ordre. Les derniers jours servent surtout à gérer la météo, les achats, la signalétique et les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Contacter les exposants et vendeurs
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Annoncer l'événement en ligne
7
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires des participants
9
Faire les réservations pour le matériel
10
Vérifier les autorisations et les déclarations
11
Fixer les points d’alimentation et le trajet des câbles
2 personnes
12
Finaliser l’affectation des vendeurs
2 personnes
13
Créer un plan pour les visiteurs
14
Répartir les bénévoles aux stands
2 personnes
15
Fixer le programme et les activités
2 personnes
16
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
17
Commander les courses
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Prévoir un plan de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
20
Imprimer la signalétique et les affiches
21
Envoyer les informations pratiques aux vendeurs
22
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
23
Récupérer les courses
3 personnes
24
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
25
Trier les denrées non périssables
2 personnes
26
Préparer les en-cas et les garnitures
4 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
30
Balisage du site
2 personnes
31
Installer les stands et les tentes de réception
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Raccorder et tester l’électricité
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Aménager les stands par emplacement
6 personnes
37
Installer les caisses et points de paiement
2 personnes
38
Préparer les boissons chaudes
4 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Gérer l’entrée et le flux du public
2 personnes
46
Servir des boissons chaudes
4 personnes
47
Servir les amuse-bouches et les snacks
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Maintenir les tables de repas et de boissons propres
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Soutenir les vendeurs
2 personnes
52
Encadrer les activités
3 personnes
53
Passer de la musique
54
Vérifier les stocks et les températures
2 personnes
55
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
56
Vérifier l'éclairage à la tombée de la nuit
2 personnes
57
Traiter les dernières commandes
4 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Refroidir et stocker les restes
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Collecter et trier les déchets
4 personnes
64
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
68
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
69
Rendre le matériel loué
2 personnes
70
Traiter les courses restantes
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappes de table de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Affichesqté 20
Flèches de directionqté 12
Numéros des standsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Tassesqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Pincesqté 10
Louches à soupeqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Marmites à soupeqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Pinces de cuisineqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Nettoyage

Poubellesqté 12
Étiquettes de poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le plan du terrain avant d’attribuer les stands. Place les tentes et les tables, puis trace le parcours des visiteurs, les accès et les zones de rangement : cela évite de déplacer les exposants le jour J.
Traite l’électricité comme un plan séparé. Repère les points d’alimentation, mesure le trajet des câbles et prévois des rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation des guirlandes et des lampes.
Donne aux vendeurs une fiche pratique au moins 7 jours avant l’ouverture. Indique leur numéro de stand, l’heure d’arrivée, l’accès au site, leurs besoins électriques et ce qu’ils doivent apporter.
Ne garde pas les achats alimentaires pour la veille au soir. Commande les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis vérifie les ingrédients frais après leur récupération et trie immédiatement les réserves.
Prépare le plan mauvais temps avant de regarder les prévisions. Décide au minimum 48 heures avant si les stands restent sous tente, si le parcours change ou si certaines activités doivent être déplacées, puis informe les vendeurs et les bénévoles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’hiver ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les exposants, les autorisations et les réservations de tentes ou de mobilier prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps faut-il pour installer un marché d’hiver ?: Prévois au minimum une demi-journée pour installer les stands, les tables, l’éclairage, la signalétique et les décorations. Ajoute 1 à 2 heures de contrôle avant l’ouverture pour tester les branchements et vérifier les accès.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le marché, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Le rappel doit confirmer l’heure d’arrivée, le numéro du stand et les éventuels changements liés à la météo.
Que prévoir en cas de pluie ou de neige pour un marché d’hiver ?: Décide d’un plan de repli au plus tard 48 heures avant l’ouverture, en fonction des prévisions. Vérifie les tentes, l’éclairage, les passages sécurisés et la possibilité de déplacer les activités ou les stands sensibles aux intempéries.

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