Einen Wintermarkt organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Wintermarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen entspannten Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Gelände und Standaufteilung fest, bevor du Händler einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Stromplanung, Programm und Einkäufe. Besonders häufig werden Beleuchtung, Wechselgeld, frische Zutaten und ein Plan für schlechtes Wetter zu spät geregelt. Arbeite deshalb mit festen Fristen und schicke den Verkäufern die praktischen Informationen spätestens eine Woche vor dem Markt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber und Verkäufer kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Veranstaltung online ankündigen
7
Verkäuferanmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche der Teilnehmer sammeln
9
Materialreservierungen vornehmen
10
Genehmigungen und Meldungen prüfen
11
Stromanschlüsse und Kabelverlauf festlegen
2 Personen
12
Verkäuferaufteilung endgültig festlegen
2 Personen
13
Besucherplan erstellen
14
Freiwillige für Stände einteilen
2 Personen
15
Programm und Aktivitäten festlegen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkäufe bestellen
2 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Schlechtwetter-Notfallplan erstellen
2 Personen
20
Beschilderung und Poster drucken
21
Verkäufern praktische Informationen schicken
22
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
23
Einkäufe abholen
3 Personen
24
Frische Zutaten kontrollieren
2 Personen
25
Lagerbestände sortieren
2 Personen
26
Snacks und Toppings vorbereiten
4 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
30
Gelände absperren
2 Personen
31
Stände und Partyzelte aufbauen
6 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Strom anschließen und testen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Verkaufsstände je Stand einrichten
6 Personen
37
Kassen- und Bezahlstationen einrichten
2 Personen
38
Heißgetränke vorbereiten
4 Personen
39
Snacks bereitstellen
4 Personen
40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen

Event

44
Besucher begrüßen
4 Personen
45
Einlass und Publikumsstrom begleiten
2 Personen
46
Heiße Getränke servieren
4 Personen
47
Snacks und Häppchen servieren
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Ess- und Getränketische sauber halten
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Verkäufer unterstützen
2 Personen
52
Aktivitäten begleiten
3 Personen
53
Musik abspielen
54
Vorräte und Temperaturen kontrollieren
2 Personen
55
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
56
Beleuchtung bei Dunkelheit prüfen
2 Personen
57
Letzte Bestellungen bearbeiten
4 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
60
Restbestände kühlen und lagern
3 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
64
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
68
Materialien ins Lager bringen
4 Personen
69
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
71
Fundgegenstände registrieren
72
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
StandtischläuferAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 6
WeihnachtssterneAnz. 8
TischdekorationenAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
PosterAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 10
SuppenkellenAnz. 8

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
KüchenzangenAnz. 8

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 4
KassenboxenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülltonnenetikettenAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Standaufteilung, Stromanschlüsse und den Kabelverlauf, bevor Marktstände und Partyzelte bestellt oder reserviert werden. So vermeidest du zu lange Verlängerungskabel und blockierte Besucherwege.
Setze die Händleranmeldung mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Wintermarkt auf. Teile Verkäufern Standnummer, Aufbauzeit, Stromzugang und wichtige Regeln spätestens sieben Tage vorher mit.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Kläre außerdem früh, welche Verkäufer besondere Ernährungswünsche oder Anforderungen an die Ausgabe von Speisen berücksichtigen müssen.
Plane die Beleuchtung nicht erst am Aufbautag: Lichterketten, LED-Lampen und Batterielaternen sollten mindestens einen Tag vorher getestet werden. Kabelmatten gehören an jede Stelle, an der Besucher oder Verkäufer Leitungen kreuzen.
Lege spätestens drei Tage vorher fest, was bei Regen, Schnee oder starkem Wind passiert. Kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag erneut und sortiere Einkäufe, frische Zutaten, Bargeld und Wechselgeld so, dass sie beim Aufbau schnell erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wintermarkt organisieren?: Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Geländeaufteilung und ersten Händlerkontakten. Genehmigungen, Standanmeldungen und Materialreservierungen sollten spätestens sechs Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte man die Händler für einen Wintermarkt kontaktieren?: Kontaktiere mögliche Händler sechs bis acht Wochen vor dem Markt. Schließe die Standaufteilung spätestens zwei Wochen vorher ab und verschicke Aufbauzeiten, Standnummern und Strominformationen sieben Tage vor der Veranstaltung.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Wintermarkt?: Plane pro Verkaufsstand mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld ein, verteilt auf häufig benötigte Münzen und kleine Scheine. Übergib das Bargeld dokumentiert und zähle es nach Ende der Verkaufszeit gemeinsam nach.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Wintermarkt?: Lege mindestens drei Tage vorher fest, welche Bereiche in Partyzelte verlegt oder abgesagt werden. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage und sichere Beleuchtung, Kabel, Dekoration und Verkaufsstände gegen Regen und Wind.

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