Comment organiser un marché d’hiver sans rien oublier

Un marché d’hiver se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les contraintes techniques. Commence par fixer les horaires, dessiner l’emplacement des stands et vérifier les autorisations avant d’envoyer les invitations. Ensuite, verrouille les besoins en électricité, en éclairage, en déchets et en alimentation. La dernière semaine sert à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles et préparer le montage, pas à résoudre les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Dessiner le plan du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Inscrire les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier sur les réseaux sociaux
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Installer les stands de vente
2 personnes
10
Réserver des prises électriques
11
Réserver l’enlèvement des déchets
12
Commander les imprimés
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
15
Vérifier les autorisations
16
Compter le stock
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
20
Préparer le matériel du marché
3 personnes

Événement

21
Balisage du site
3 personnes
22
Monter les stands et les tentes
6 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer l'éclairage
3 personnes
25
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Installer les panneaux de prix et d’itinéraire
2 personnes
28
Installer les caisses
2 personnes
29
Préparer la monnaie
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
3 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
35
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
36
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
37
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
38
Briefing des bénévoles
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Assurer l'entrée et le parcours
2 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Vendre des boissons
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Garder les tables propres
2 personnes
48
Réapprovisionner les toilettes
49
Fermer les caisses
2 personnes
50
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
51
Faire décharger les exposants
3 personnes

Suivi

52
Retirer la décoration
3 personnes
53
Démonter l’éclairage
3 personnes
54
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le site
4 personnes
60
Inventorier le matériel
2 personnes
61
Retourner les matériels de location
2 personnes
62
Ranger le stock restant
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Gérer la caution et le matériel
2 personnes
65
Consigner la remise du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tables de caisseqté 2
Tables de maquillageqté 2
Étagères de rangementqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Listes de prixqté 12
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Pilesqté 40
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4
Lampes LED de rechangeqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandesqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Drapeaux de Noëlqté 8
Nappesqté 18
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Caisses en boisqté 12
Couvertures en fausse neigeqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Gobelets à caféqté 120
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 120
Tassesqté 80
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6

Nettoyage

Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Dessine le plan avant de confirmer les exposants : prévois les passages, les sorties, les tables de caisse et les zones où les câbles devront être protégés par des passe-câbles.
Contacte les exposants assez tôt pour recueillir leurs besoins alimentaires et électriques. Demande aussi le nombre de personnes présentes afin d’adapter les tables, les chaises et les prises.
Ne laisse pas les autorisations et les consignes de sécurité à la dernière semaine. Vérifie-les avant la publication des invitations, puis partage les règles aux bénévoles et aux exposants.
Pour un marché en soirée, installe l’éclairage avant l’ouverture et prévois des piles ainsi que des lampes LED de rechange. Teste chaque rallonge et multiprise avant de faire passer le public.
Achète les produits frais à conserver au froid peu avant le marché et compte le stock après les courses. Les glacières, thermos et marmites à soupe doivent être prêts avant le montage des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’hiver ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations. Garde la dernière semaine pour les confirmations, les achats et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il dessiner le plan d’un marché d’hiver ?: Dessine le plan dès que la date et les horaires sont fixés, idéalement 6 semaines avant l’ouverture. Il te servira à placer les stands, les tentes, les tables, l’éclairage et les accès électriques.
Combien de prises électriques faut-il réserver ?: Compte les appareils de chaque exposant et ajoute au moins 20 % de marge pour les besoins imprévus. Réserve les prises avant de confirmer l’implantation définitive, puis teste les rallonges et multiprises le jour du montage.
Quand installer les stands et les tentes ?: Monte les tentes et les stands avant l’installation des tables, des chaises et de l’éclairage. Prévois plusieurs heures le jour J et termine le balisage ainsi que la sécurisation des câbles avant l’arrivée du public.

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