Organiser un marché d’automne, étape par étape

Un marché d’automne se prépare d’abord sur le papier : fixez la date et le lieu, obtenez le permis nécessaire, puis structurez les inscriptions des exposants. Prévoyez ensuite l’agencement des stands, les besoins électriques, les toilettes et l’enlèvement des déchets. Les dernières semaines servent à confirmer les livraisons, la météo et les informations pratiques. Le jour même, contrôlez le site avant l’arrivée des vendeurs et testez chaque prise avant d’installer les équipements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander le permis de marché
3
Inviter les fournisseurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Inscrire les vendeurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver des prises électriques
9
Réserver les toilettes
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
12
Attribuer les emplacements des vendeurs
2 personnes
13
Envoyer les infos de parking
14
Vérifier les prévisions météo
15
Confirmer les livraisons
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Préparer les caisses
2 personnes
20
Imprimer les panneaux de paiement
21
Créer les badges nominatifs
2 personnes
22
Créer les panneaux de direction
2 personnes
23
Vérifier la protection contre les intempéries
2 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
26
Monter les stands et les tentes
6 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
31
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
32
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
36
Accueil des vendeurs
3 personnes
37
Demander aux vendeurs de s'installer
3 personnes
38
Tester le niveau sonore
2 personnes
39
Approvisionner les caisses en monnaie
2 personnes
40
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Servir le service traiteur
4 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
47
Garder les tables propres
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Soutenir les vendeurs
2 personnes
51
Vérifier l'éclairage
52
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
53
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
54
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

55
Demander aux vendeurs de démonter
4 personnes
56
Ranger le service traiteur
3 personnes
57
Fermer les caisses
2 personnes
58
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer l'éclairage
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
65
Emballer les restes
2 personnes
66
Vérifier le matériel loué
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Informer les vendeurs du règlement
69
Rassembler les objets trouvés
70
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Tabouretsqté 10
Tables de caisseqté 3
Poteaux de balisageqté 12
Porte-parapluiesqté 4
Porte-manteauxqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Caisses de rangementqté 20
Palettes videsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Caissesqté 3
Caisses à monnaieqté 3
Calculatricesqté 3
Listes de prixqté 20
Punaises de tableauqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Mégaphones manuelsqté 2
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Clés USBqté 2
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 3
Boîtes à outilsqté 3
Marteauxqté 3
Jeux de tournevisqté 3
Niveaux à bulleqté 3
Piquets de solqté 48
Sangles d'arrimageqté 24
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Rouleaux d'étiquettesqté 10
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 10

Décoration

Feuilles d'automneqté 10
Balles de pailleqté 12
Courgesqté 20
Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Porte-nomsqté 20
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 10
Cordeletteqté 6
Attaches-câblesqté 200
Décorations de tableqté 20
Bougies LEDqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 6
Conteneurs alimentairesqté 20
Thermoboxesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Épongesqté 12
Gants en caoutchoucqté 8
Essuie-toutqté 12
Conteneurs à déchets pliablesqté 8
Balayette et pelleqté 6

Catering

Courses
Cartes de menuqté 20
Cartes allergènesqté 20
Braceletsqté 300
Tickets de consommationqté 1000
Paniers de pique-niqueqté 6
Distributeurs de boissonsqté 6
Bacs à glaçonsqté 8

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le permis de marché : sans ces trois éléments, ne lancez pas encore les invitations. Ouvrez ensuite les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de vendeurs et leurs besoins alimentaires.
Demandez aux exposants leurs besoins électriques dès l’inscription. Réservez les prises, prévoyez des rallonges, des multiprises et des passe-câbles, puis testez l’alimentation sur place avant l’ouverture.
Dessinez l’agencement des stands avant d’attribuer les emplacements. Gardez des passages dégagés, indiquez les zones de paiement et envoyez les informations de parking aux vendeurs au plus tard quelques jours avant le marché.
Ne remettez pas la météo au dernier moment : vérifiez les prévisions plusieurs jours avant, contrôlez les tentes et préparez une solution pour protéger les tables, les produits et les appareils électriques contre la pluie et le vent.
Préparez l’accueil la veille : boissons au frais, encas, caisses, panneaux de paiement, badges et panneaux de direction. Confirmez aussi les livraisons et les horaires d’enlèvement des déchets pour éviter les installations bloquées le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché d’automne ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer le lieu, demander le permis, inviter les fournisseurs et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les livraisons, la météo et les besoins techniques.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les stands environ 10 à 14 jours avant le marché, lorsque les inscriptions sont presque terminées. Envoyez ensuite à chaque vendeur son emplacement, les horaires d’arrivée et les informations de parking.
Combien de prises électriques faut-il prévoir pour un marché d’automne ?: Comptez une prise séparée pour chaque appareil qui chauffe ou refroidit, notamment les machines à café, bouilloires et réfrigérateurs. Faites l’inventaire des besoins au moins 2 semaines avant, puis testez toutes les lignes le jour de l’installation.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché d’automne ?: Vérifiez les prévisions météo, les tentes, l’éclairage, les toilettes, les livraisons et l’enlèvement des déchets. Préparez aussi les boissons, les encas, les caisses, les badges et les panneaux afin de ne pas les installer dans la précipitation le matin.

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