Herbstmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Herbstmarkt gelingt, wenn du zuerst Ort, Datum und Genehmigungen klärst und erst danach Händler, Ausstattung und Programm festlegst. Plane die Standaufteilung früh, damit Stromanschlüsse, Toiletten und Abfallentsorgung an den richtigen Stellen eingeplant werden können. Viele Vorbereitungen werden erst in der letzten Woche sichtbar: Lieferungen, Wetter, Kassen und Beschilderung. Mit der folgenden Reihenfolge behältst du auch bei 70 Aufgaben und vielen Einzelteilen den Überblick.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Marktgenehmigung beantragen
3
Lieferanten einladen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Verkäufer anmelden
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Stromanschlüsse reservieren
9
Toiletten reservieren
10
Abfallentsorgung reservieren
11
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
12
Verkäuferplätze zuweisen
2 Personen
13
Parkinformationen versenden
14
Wettervorhersage prüfen
15
Lieferungen bestätigen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kalt stellen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Kassen vorbereiten
2 Personen
20
Zahlungsschilder drucken
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Wegweiser erstellen
2 Personen
23
Wetterschutz prüfen
2 Personen
24
Gelände inspizieren
2 Personen
25
Stromversorgung testen
2 Personen
26
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Wegweiser aufstellen
2 Personen
31
Müllstationen aufstellen
2 Personen
32
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Snacks auslegen
3 Personen
36
Verkäufer empfangen
3 Personen
37
Verkäufer aufbauen lassen
3 Personen
38
Lautstärke testen
2 Personen
39
Kassen mit Wechselgeld auffüllen
2 Personen
40
Eröffnungsteam einweisen
3 Personen

Event

41
Besucher begrüßen
3 Personen
42
Infotisch betreuen
2 Personen
43
Catering ausgeben
4 Personen
44
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Buffet auffüllen
2 Personen
47
Tische sauber halten
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
2 Personen
50
Verkäufer unterstützen
2 Personen
51
Beleuchtung kontrollieren
52
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
53
Letzte Häppchen servieren
2 Personen
54
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

55
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen
56
Catering aufräumen
3 Personen
57
Kassen abschließen
2 Personen
58
Zelte und Stände abbauen
6 Personen
59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
60
Beleuchtung entfernen
3 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Abfall sammeln
4 Personen
63
Gelände reinigen
4 Personen
64
Geschirr und Material reinigen
3 Personen
65
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
66
Gemietetes Material kontrollieren
2 Personen
67
Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Verkäufer über die Abwicklung informieren
69
Fundsachen sammeln
70
Endreinigung durchführen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
HockerAnz. 10
KassentischeAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12
RegenschirmbehälterAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Leere PalettenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
Mobile LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
HandlampenAnz. 6
KassenAnz. 3
GeldkassettenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
PreislisteAnz. 20
PinnwandnadelnAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2
HandmegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
USB-SticksAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 3
WerkzeugkofferAnz. 3
HämmerAnz. 3
SchraubendrehersetsAnz. 3
WasserwaagenAnz. 3
BodenankerAnz. 48
SpanngurteAnz. 24
EtikettendruckerAnz. 2
EtikettenrollenAnz. 10
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 10

Dekoration

HerbstblätterAnz. 10
StrohballenAnz. 12
KürbisseAnz. 20
TischdeckenAnz. 16
WimpelkettenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 8
PinnwändeAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 20
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 10
BindfadenAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
TischdekorationenAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 40

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
IsolierkannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
BrotmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 20
ThermoboxenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
SchwämmeAnz. 12
GummihandschuheAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12
Faltbare AbfallcontainerAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 6

Catering

Einkäufe
SpeisekartenAnz. 20
AllergenkartenAnz. 20
ArmbänderAnz. 300
VerzehrbonsAnz. 1000
PicknickkörbeAnz. 6
GetränkespenderAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8

Tipps

Beginne mit Datum, Gelände und Marktgenehmigung. Rechne für die Genehmigung mehrere Wochen Vorlauf ein, bevor du Händler verbindlich einlädst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Standgröße, Strombedarf und Zahlungsablauf feststehen. Frage Ernährungswünsche direkt im Formular ab, damit Anbieter und Verpflegung rechtzeitig planen können.
Zeichne den Standplan nicht erst am Veranstaltungstag. Weise Marktstände, Partyzelte, Kassentische und Wege spätestens eine Woche vorher zu und verschicke gleichzeitig Parkinformationen.
Prüfe Strom, Kabelmatten und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Kartenterminals am Vortag, statt einen Ausfall während der Öffnungszeit zu riskieren.
Plane den Wettercheck für die letzten 24 Stunden ein. Kontrolliere Wetterschutz, Beleuchtung und Handlampen, stelle Getränke frühzeitig kalt und bestätige Lieferungen spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Herbstmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Händleranmeldungen, Toiletten, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung brauchen meist mehr Vorlauf als Dekoration oder Einkauf.
Wann sollte ich die Händler für einen Herbstmarkt einladen?: Lade Händler nach der vorläufigen Genehmigung und der Klärung des Standplatzes ein, etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Schließe die Anmeldung spätestens 2 Wochen vorher, damit Plätze, Strom und Ernährungswünsche feststehen.
Wann erstellt man den Standplan für einen Herbstmarkt?: Erstelle einen ersten Plan mindestens 3 Wochen vorher und bestätige ihn eine Woche vor dem Termin. So kannst du Stromanschlüsse, Zelte, Absperrpfosten, Toiletten und Besucherwege noch anpassen.
Was muss am Tag vor dem Herbstmarkt geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag Gelände, Wetterschutz, Stromversorgung, Lieferungen, Kassen und Beschilderung. Getränke sollten dann bereits gekühlt sein; die Wettervorhersage prüfst du zusätzlich noch einmal innerhalb der letzten 24 Stunden.

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