Organiser un marché d’articles de fête, étape par étape

Un marché d’articles de fête se prépare d’abord comme un projet logistique : lieu, date, règles et exposants doivent être fixés avant la communication. Prévoyez ensuite les inscriptions, le plan des emplacements, le catering et les besoins des bénévoles. La dernière semaine sert surtout à relancer les exposants, vérifier le matériel et préparer les caisses. Le jour J, l’installation des tables, des chaises et de la signalétique doit être terminée avant leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Définir les règles du marché
2 personnes
3
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Distribuer les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
2 personnes
10
Envoyer la confirmation aux exposants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Commander de l’argent liquide
15
Réserver une zone fraîche
16
Créer le plan du marché
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Imprimer la liste du marché
19
Relancer les exposants
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Préparer les caisses et la monnaie
2 personnes
23
Préparer les étiquettes nominatives
24
Préparer le stand d'information
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Marquer les emplacements
3 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Numéroter les tables de vente
2 personnes
33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Orienter les exposants vers leur emplacement
3 personnes
35
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
44
Soutenir les exposants
2 personnes
45
Assurer la vente des consommations
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
51
Dégager les voies de circulation
2 personnes
52
Compléter les panneaux de prix et d'information
53
Prendre des photos du marché
54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
55
Faire le check-out des exposants
3 personnes
56
Fermer les caisses
2 personnes
57
Rassembler les objets perdus

Suivi

58
Démonter les tables et les stands
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Éteindre l’éclairage
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
65
Nettoyer les sols et les tables
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Gérer les objets perdus
71
Remercier les exposants
72
Publier des photos et des messages
73
Traiter les factures et les paiements

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de marché et tables pliantesqté 24
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Tabouretsqté 8
Nappesqté 24
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphone à main
Chariots de transportqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Cartes avec numéro de standqté 30
Étiquettes nominativesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
plateauxqté 4
Sacs isothermesqté 6
Bacs de rangementqté 12
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles de vente avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les dimensions d’un emplacement, les horaires d’installation et ce que chaque exposant doit apporter. Vous éviterez de devoir répondre différemment aux 20 ou 30 premiers inscrits.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir le plan du marché. Gardez une marge d’environ 10 % des emplacements afin de gérer les annulations, les besoins particuliers et les passages nécessaires entre les tables.
Envoyez la confirmation aux exposants au moins 7 jours avant le marché. Indiquez leur numéro d’emplacement, l’heure d’arrivée, l’accès au site, les possibilités de branchement et les règles de vente.
Ne laissez pas le catering et la monnaie à la dernière minute. Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription, réservez la zone fraîche et préparez les caisses avec suffisamment de petites coupures avant le matin de l’événement.
Préparez la signalétique et le stand d’information la veille. Imprimez la liste du marché, numérotez les emplacements et testez les terminaux de paiement, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché d’articles de fête ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant le marché pour avoir le temps de traiter les inscriptions et d’attribuer les emplacements.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le marché ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, chaises, tentes, panneaux et branchements. Ajoutez 30 minutes de marge si plusieurs zones ou exposants doivent être orientés en même temps.
Quand envoyer le plan des emplacements aux exposants ?: Envoyez-le 7 jours avant le marché, avec les horaires d’arrivée et les consignes d’accès. Une relance 48 heures avant permet de corriger les absences et les demandes de dernière minute.
Combien de bénévoles faut-il pour accueillir les exposants ?: Comptez 1 bénévole pour environ 10 exposants pendant l’installation, puis au moins 2 personnes au stand d’information pendant l’ouverture. Prévoyez une relève après 2 à 3 heures pour maintenir l’accueil.

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