Organiser un marché créatif sans rien laisser au hasard
Un marché créatif se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous convivial. Commence par confirmer la date et le lieu, dessine l’implantation des stands et sélectionne les créateurs avant de lancer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les branchements doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à figer les participants, vérifier la météo et préparer les panneaux, badges et équipements.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 3
Sélectionner les créateurs participants
2 personnes
- 4
Contacter les créateurs
2 personnes
- 5
Collecter les données des participants
- 6
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 7
Envoyer les confirmations de participation
- 8
Concevoir les invitations
- 9
Envoyer les invitations
- 10
Publier l'événement en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Réserver le catering
- 14
Organiser la collecte des déchets
- 15
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Confirmer le plan météo
2 personnes
- 18
Établir la liste définitive des participants
- 19
Informer les exposants
- 20
Imprimer le plan
- 21
Préparer les badges nominatifs
- 22
Créer les flèches et les panneaux
- 23
Rassembler le matériel
2 personnes
- 24
Faire les courses
2 personnes
- 25
Remplir les glacières
2 personnes
- 26
Inspecter le site
2 personnes
- 27
Réception des livraisons
2 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 30
Brancher l’électricité
2 personnes
- 31
Installer l'éclairage
2 personnes
- 32
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 33
Monter le comptoir d'information
2 personnes
- 34
Installer la décoration
2 personnes
- 35
Accueillir les exposants
2 personnes
- 36
Accompagner les exposants vers les stands
2 personnes
- 37
Vérifier les stands
2 personnes
- 38
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Tester la caisse et le point de paiement
2 personnes
- 41
Vérifier l’entrée et le parcours
2 personnes
Événement
- 42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer les plans
2 personnes
- 44
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Ranger les tables et les parcours
2 personnes
- 50
Vérifier les stocks
- 51
Vérifier les toilettes
- 52
Informer les exposants de la fermeture
- 53
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 54
Démonter les stands de vente
4 personnes
- 55
Démonter le catering
2 personnes
- 56
Retirer la décoration
2 personnes
- 57
Éteindre l’éclairage
2 personnes
- 58
Démonter les tentes
4 personnes
- 59
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 60
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
2 personnes
- 62
Nettoyer le site
3 personnes
- 63
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
- 64
Retourner les matériels
2 personnes
- 65
Ranger le stock restant
- 66
Enregistrer les objets trouvés
- 67
Informer les exposants du déroulement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 20
- Tablesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Tables de bièreqté 4
- Portants à vêtementsqté 6
- Poteaux de balisageqté 8
- Chariots de transportqté 2
Équipement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Chargeurs de téléphoneqté 4
- Terminaux de paiementqté 3
- Batteries externesqté 4
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Lampes de pocheqté 4
- Talkies-walkiesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
- Pilesqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 24
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Pinces à lingeqté 50
- Cordeqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Ruban de masquageqté 6
- Ciseauxqté 6
- Étiquettes de prixqté 200
- Panneaux indicateursqté 12
- Numéros de standqté 20
- Badges nominatifsqté 35
- Porte-badgesqté 35
- Cartes de menuqté 8
- Panneaux d'informationqté 4
- Flyersqté 300
- Plansqté 250
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Cuillères à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Salon des chefsqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 12
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Torchons de cuisineqté 8
Catering
- Courses
- Carafes d’eauqté 6
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Tapis rafraîchissantsqté 12
- Étiquettes pour les alimentsqté 100
- Porte-serviettesqté 8
- Corbeilles à painqté 6
- Mugs isothermesqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Nettoyant multi-usagesqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
- Gants en caoutchoucqté 6
- Essuie-toutqté 12
Conseils
- Dessine le plan des stands avant d’attribuer les emplacements : prévois des allées assez larges pour les visiteurs et regroupe les besoins électriques à proximité des points d’alimentation. Confirme ensuite à chaque créateur son emplacement par écrit.
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le marché. Ce délai permet de recueillir les coordonnées, les besoins alimentaires et les demandes particulières avant de réserver le catering et d’imprimer le plan définitif.
- Ne considère pas la communication comme terminée après l’envoi des invitations. Publie l’événement en ligne dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, puis envoie un rappel aux inscrits 3 à 5 jours avant.
- Prépare un plan météo de remplacement au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifie les tentes, l’éclairage, les rallonges, les lampes et les chariots de transport : ce sont des éléments souvent recherchés trop tard.
- Fais l’inventaire du matériel la veille et sépare ce qui sert au montage de ce qui reste sur les stands. Étiquette les cartons et charge les batteries externes, talkies-walkies et terminaux de paiement avant l’arrivée des exposants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché créatif ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les deux premières servent à confirmer le lieu et les créateurs, puis garde les 10 derniers jours pour les inscriptions, le plan, le catering et la logistique.
- Quand faut-il contacter les créateurs pour un marché créatif ?
- Contacte-les 5 à 6 semaines avant la date prévue. Demande dès le premier message leurs coordonnées, leurs besoins électriques et la place nécessaire pour leur stand.
- Quand faut-il envoyer les invitations et publier le marché créatif ?
- Publie l’événement dès que la date, le lieu et les horaires sont arrêtés, généralement 4 semaines avant. Envoie un rappel entre 3 et 5 jours avant, avec l’accès, le plan ou les informations pratiques disponibles.
- Que prévoir pour un marché créatif en extérieur ?
- Prépare les tentes, les tables, les rallonges, l’éclairage et un plan météo au moins 48 heures à l’avance. Vérifie aussi les prévisions la veille et informe les exposants immédiatement si l’installation change.
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