Organiser un marché caritatif : la méthode

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires. Le reste du projet dépend du nombre d’associations, de vendeurs et de visiteurs que vous pouvez accueillir. Prévoyez ensuite les inscriptions, les tables, les paiements et les bénévoles avant de communiquer largement. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, les besoins alimentaires, les branchements électriques et un plan intérieur en cas de pluie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du marché
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
4
Inviter des associations caritatives
2 personnes
5
Recruter des vendeurs et des participants
3 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Accrocher les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le plan de table
2 personnes
12
Associer les associations caritatives aux tables de marché
2 personnes
13
Envoyer les consignes aux vendeurs
14
Inventorier les dons et les articles à vendre
3 personnes
15
Déterminer les tarifs et le mode de paiement
2 personnes
16
Créer les tickets de caisse et les listes de prix
2 personnes
17
Gérer les caisses et la monnaie
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
20
Faire les réservations pour le matériel
21
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Trier les dons
4 personnes
27
Étiqueter les articles à vendre
4 personnes
28
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
31
Monter les tentes
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
34
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
35
Installer les caisses
2 personnes
36
Installer les tables de vente par objectif
8 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer le point café et thé
3 personnes
40
Remplir les glacières
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Accueillir les bénévoles
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Distribuer la caisse
2 personnes
47
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Accompagner les ventes
8 personnes
50
Donner des informations sur les objectifs
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
56
Mettre l’argent de la caisse en sécurité
2 personnes
57
Allumer l’éclairage du soir
58
Ravitailler le stock de marchandises
4 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Clôturer les ventes
4 personnes
61
Compter l’argent de la caisse
3 personnes
62
Récupérer les marchandises invendues
5 personnes

Suivi

63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Remettre le lieu propre
4 personnes
69
Enregistrer les recettes par objectif
2 personnes
70
Remettre le produit des ventes aux associations caritatives
2 personnes
71
Vérifier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger les courses restantes
2 personnes
74
Nettoyer les glacières et le matériel de cuisine
2 personnes
75
Publier un message de remerciement en ligne
76
Informer les participants du montant récolté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 60
Bureau d’information
Tables de caisseqté 2
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Mégaphone à main
Lampes de pocheqté 4
Calculatricesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Bannières caritativesqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Supports de prixqté 30
Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Tableau blanc
Marqueursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Thermomètre
Bac à vaisselleqté 2
Étagères de séchageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Lancez les démarches administratives dès que la date et le lieu sont retenus : certaines autorisations ou déclarations doivent être faites plusieurs semaines à l’avance. Gardez une confirmation écrite pour chaque interlocuteur.
Fixez une date limite d’inscription des associations et des vendeurs, idéalement 10 à 14 jours avant le marché. Vous pourrez alors attribuer les tables, finaliser le plan et envoyer des consignes précises.
Séparez les flux d’argent dès la préparation : prévoyez une caisse par point de vente ou une caisse centrale, des calculatrices et une réserve de monnaie en petites coupures. Testez les terminaux de paiement et les rallonges avant l’ouverture.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Cela permet d’anticiper les boissons chaudes, les glacières, la vaisselle réutilisable et les quantités à acheter.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux d’au moins deux heures, avec une personne à l’information, une personne aux caisses et une personne chargée de l’installation. Vérifiez la météo 48 heures avant et confirmez le programme intérieur de repli.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché caritatif ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réunir les associations, recruter les vendeurs, obtenir les autorisations et réserver le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et les consignes finales.
Quand faut-il contacter les associations caritatives ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Donnez une date limite de réponse située 3 à 4 semaines avant le marché afin de construire le plan des tables.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’information, 1 par point de caisse et 2 à 4 personnes pour l’installation et le rangement. Pour chaque tranche de 25 à 30 visiteurs attendus en même temps, ajoutez une personne de soutien.
Que prévoir en cas de pluie pour un marché caritatif ?: Décidez au plus tard 48 heures avant si les tentes suffisent ou si le marché doit être déplacé à l’intérieur. Préparez une solution complète, avec tables, alimentation électrique, éclairage et signalétique, plutôt qu’un simple lieu de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.