So organisierst du einen Wohltätigkeitsmarkt

Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht früh eine klare Reihenfolge: Termin und Ort stehen zuerst, danach folgen Genehmigungen, Organisationen, Verkäufer und die öffentliche Einladung. Plane nicht nur Stände und Verkaufsware, sondern auch Kassen, Wechselgeld, Strom und Helferschichten. Besonders am Veranstaltungstag fehlen oft beschriftete Tische, Zahlungsgeräte oder ein Plan für schlechtes Wetter. Mit einem festen Ablauf behältst du Spenden, Einnahmen und Zuständigkeiten im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Markttermin und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Wohltätigkeitsorganisationen auswählen
3 Personen
4
Wohltätigkeitsorganisationen einladen
2 Personen
5
Verkäufer und Teilnehmer gewinnen
3 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Poster aufhängen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Tischordnung erstellen
2 Personen
12
Wohltätigkeitsorganisationen mit Markttischen verknüpfen
2 Personen
13
Anweisungen für Verkäufer versenden
14
Spenden und Verkaufsware inventarisieren
3 Personen
15
Preise und Zahlungsart festlegen
2 Personen
16
Kassenbons und Preislisten erstellen
2 Personen
17
Geldkassen und Wechselgeld organisieren
2 Personen
18
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
19
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
20
Materialreservierungen vornehmen
21
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Spendenwaren sortieren
4 Personen
27
Waren bepreisen
4 Personen
28
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
31
Zelte aufbauen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
34
Infostand einrichten
2 Personen
35
Kassen einrichten
2 Personen
36
Verkaufstische nach Zweck einrichten
8 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
40
Kühlboxen füllen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Freiwillige empfangen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
3 Personen
46
Kassengeld verteilen
2 Personen
47
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Verkauf begleiten
8 Personen
50
Informationen über Ziele geben
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Tische ordentlich halten
2 Personen
56
Kassenbestand sicher aufbewahren
2 Personen
57
Abendbeleuchtung einschalten
58
Warenbestand auffüllen
4 Personen
59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
60
Verkauf abschließen
4 Personen
61
Kassengeld zählen
3 Personen
62
Unverkaufte Waren sammeln
5 Personen

Nachbereitung

63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
65
Zelte abbauen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
68
Ort sauber übergeben
4 Personen
69
Geldeinnahmen pro Zweck erfassen
2 Personen
70
Erlös an Wohltätigkeitsorganisationen übergeben
2 Personen
71
Material prüfen
2 Personen
72
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
74
Kühlboxen und Küchenmaterial reinigen
2 Personen
75
Online-Dankesnachricht posten
76
Teilnehmende über den Erlös informieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 24
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Infostand
KassentischeAnz. 2
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierplattenAnz. 8
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Handmegafon
HandlampenAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

WohltätigkeitsbannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PreisschildhalterAnz. 30
TischdeckenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
Whiteboard
StifteAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4
Thermometer
SpülwanneAnz. 2
TrockengestelleAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen direkt nach der Festlegung von Termin und Ort. Rechne dafür mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein, weil Auflagen für Zelte, Strom oder öffentliche Flächen später die gesamte Planung ändern können.
Lade Wohltätigkeitsorganisationen früh ein und verknüpfe jede Organisation mit einem konkreten Markttisch. Verschicke Verkäuferanweisungen spätestens sieben Tage vor dem Markt, einschließlich Aufbauzeit, Standplatz und mitzubringender Ware.
Lege Preise und Zahlungsarten vor dem ersten Einkauf fest. Plane pro Kasse eine Geldkassette, ausreichend Wechselgeld und bei Kartenzahlung ein geprüftes Kartenterminal ein; Preislisten und Kassenbons sollten am Vortag fertig sein.
Erstelle den Helferplan in Schichten von zwei bis drei Stunden. Besetze getrennt die Kassen, den Infostand, den Aufbau und die Betreuung der Verkaufsstände, damit niemand während der Stoßzeit gleichzeitig kassieren und Fragen beantworten muss.
Prüfe Stromanschlüsse und Wettervorhersage 48 Stunden vorher. Stelle Verlängerungskabel, Powerbanks und Beleuchtung bereit und entscheide spätestens am Vortag, ob Partyzelte ausreichen oder das alternative Indoor-Programm aktiviert wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Wohltätigkeitsorganisationen, Verkäufer und Werbung brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Wohltätigkeitsmarkt?: Plane mindestens eine Person pro Kasse, zwei Personen für Aufbau und Abbau sowie eine Ansprechperson am Infostand ein. Bei mehreren Verkaufsständen ist eine zusätzliche Betreuungskraft pro fünf bis sechs Stände sinnvoll.
Wann sollte man die Werbung für den Wohltätigkeitsmarkt starten?: Starte die erste Ankündigung etwa drei bis vier Wochen vorher. Poster und regelmäßige Beiträge in sozialen Medien sollten spätestens sieben Tage vor dem Markt sichtbar sein.
Was muss man am Tag vor dem Wohltätigkeitsmarkt prüfen?: Kontrolliere Wetter, Strom, Tischordnung, Preislisten, Wechselgeld und die Anmeldungen. Lege außerdem Verkaufsware, Spenden, Kassenmaterial und Helferplan spätestens am Vorabend nach Bereichen sortiert bereit.

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