Organiser un marché caritatif : la méthode pas à pas

Un marché caritatif se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le lieu, définir l’objectif financier, puis réunir associations, exposants et bénévoles. Le plan des stands et le système de paiement doivent être réglés avant la communication publique. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, les besoins alimentaires, les branchements électriques et la confirmation finale des participants. Prévoyez aussi un contrôle météo et une répartition claire des responsabilités la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
3
Contacter les associations caritatives participantes
2 personnes
4
Inventorier les stands et les activités
2 personnes
5
Faire les réservations de matériel
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Créer le plan du marché
2 personnes
14
Attribuer les numéros de stand
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Définir le mode de paiement
2 personnes
18
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
19
Tester le système de dons
2 personnes
20
Envoyer la confirmation finale aux exposants
21
Vérifier les prévisions météo
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Trier les marchandises et les prix
4 personnes
25
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
26
Préparer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Balisage de la zone du marché
3 personnes
30
Monter les tentes
6 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Numéroter les stands
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Disposer les produits par stand
6 personnes
37
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
38
Préparer le café et le thé
3 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
41
Tester le système de sonorisation
2 personnes
42
Compter la caisse en espèces
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Enregistrer les dons
2 personnes
47
Vendre les produits
8 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Vérifier les stocks
2 personnes
54
Relayer les exposants
2 personnes
55
Organiser un tour de promotion supplémentaire
2 personnes
56
Annoncer le dernier tour de vente
57
Clôturer les ventes et les dons
3 personnes
58
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Compter la caisse et les recettes
3 personnes
60
Emballer les invendus
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer l’emplacement du marché
4 personnes
67
Charger le matériel
4 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Transférer le produit
2 personnes
70
Informer les exposants du chiffre d’affaires
71
Gérer les objets trouvés
72
Retirer les panneaux promotionnels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Bacs de rangementqté 12
Nappesqté 12
Tables de caisseqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Glacièresqté 4
Panneau à clapetqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Calculatricesqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couteauxqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pains de glaceqté 16
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Panneaux promotionnelsqté 8
Numéros de standqté 12
Porte-prixqté 40
Guirlandes de fanionsqté 10
Banderolesqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Décoration de tableqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Catering

Carnets de reçusqté 6
Caisses à monnaieqté 3
Boîtes de donsqté 6
Boîtes de présenceqté 12
Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Commencez par calculer l’objectif net : estimez les recettes, les frais de location, le matériel et les achats avant de confirmer les stands. Cela permet de savoir combien chaque activité doit rapporter.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les demandes de matériel. Confirmez ensuite chaque exposant par écrit avec son numéro de stand et son emplacement sur le plan.
Dessinez le plan du marché avant d’envoyer les dernières informations : prévoyez les tables de caisse, les passages, les prises électriques et un espace distinct pour les associations participantes.
Testez les terminaux de paiement et le système de dons au moins 48 heures avant l’ouverture. Préparez également la monnaie, deux personnes pour la caisse et une procédure de comptage en fin de journée.
Attribuez les créneaux des bénévoles par tranches de 2 à 3 heures. La veille, vérifiez la météo, les courses, les étiquettes de prix et le fonctionnement des rallonges, multiprises et lampes rechargeables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché caritatif ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Il faut ce délai pour confirmer le lieu, contacter les associations, recruter les exposants et bénévoles, réserver le matériel et communiquer sur l’événement.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché caritatif ?: Confirmez-les environ 10 à 14 jours avant le marché. Envoyez alors le numéro de stand, le plan, les horaires d’installation, les besoins électriques et les consignes de paiement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché caritatif ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour 8 à 10 stands, puis ajoutez 2 personnes pour les caisses et 1 responsable général. Organisez les relais sur des créneaux de 2 à 3 heures pour couvrir toute la journée.
Quand préparer la monnaie et les paiements ?: Testez les terminaux et le système de dons 48 heures avant, puis préparez la monnaie la veille. Comptez l’argent avec deux personnes et notez séparément les recettes de chaque caisse ou association.

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