Cómo organizar un mercado benéfico sin perder el control

Un mercado benéfico necesita algo más que puestos y visitantes: hay que demostrar cuánto se recauda, quién lo recibe y cómo se gestiona cada pago. Empieza por fijar el objetivo, la fecha y el lugar; después confirma las organizaciones participantes y distribuye los puestos y las actividades. Durante las semanas previas tendrás que cerrar inscripciones, voluntarios, materiales y comunicación. La última revisión debe centrarse en el dinero, el montaje, el pronóstico y lo que puede faltar el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
3
Contactar con las organizaciones benéficas participantes
2 personas
4
Inventariar puestos y actividades
2 personas
5
Hacer reservas de material
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Promocionar el mercado en redes sociales
9
Distribuir carteles
3 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
13
Crear un plano del mercado
2 personas
14
Asignar números de stand
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Crear el horario de voluntarios
2 personas
17
Registrar el método de pago
2 personas
18
Preparar efectivo y cambio
2 personas
19
Probar el sistema de donaciones
2 personas
20
Enviar la confirmación final a los expositores
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Clasificar bienes y premios
4 personas
25
Preparar etiquetas de precios
2 personas
26
Preparar el mostrador de inscripción
2 personas
27
Preparar catering no perecedero
2 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Delimitar la zona del mercado
3 personas
30
Montar tiendas
6 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Numerar los stands
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Exponer los productos por stand
6 personas
37
Colocar etiquetas de precio
4 personas
38
Preparar café y té
3 personas
39
Preparar los aperitivos
3 personas
40
Montar el mostrador de información
2 personas
41
Probar el sistema de sonido
2 personas
42
Contar la caja de efectivo
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

44
Abrir las puertas y la entrada
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Registrar donaciones
2 personas
47
Vender los productos
8 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Comprobar el inventario
2 personas
54
Relevar a los expositores
2 personas
55
Organizar una ronda extra de promoción
2 personas
56
Anunciar la última ronda de ventas
57
Cerrar ventas y donaciones
3 personas
58
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

59
Contar la caja y la recaudación
3 personas
60
Empaquetar sobrantes de la venta
4 personas
61
Desmontar mesas y sillas
5 personas
62
Desmontar las tiendas
6 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el recinto del mercado
4 personas
67
Cargar los materiales
4 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Transferir los ingresos
2 personas
70
Informar a los expositores sobre los ingresos
71
Gestionar objetos perdidos
72
Retirar los carteles promocionales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 12
Mesas de cajacant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Datáfonoscant. 2
Equipo de sonido
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Pizarra plegablecant. 2
Portátilescant. 2
Calculadorascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cuchilloscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Carteles promocionalescant. 8
Números de standcant. 12
Portaprecioscant. 40
Guirnaldascant. 10
Banderolascant. 4
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Rollos de cuerdacant. 4

Catering

Talonarios de reciboscant. 6
Cajas de caudalescant. 3
Cajas de donacionescant. 6
Recipientes de asistenciacant. 12
Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Consejos

Cierra el objetivo económico y el reparto de ingresos antes de abrir las inscripciones. Así las organizaciones benéficas pueden confirmar su participación y los expositores saben qué parte de la recaudación se destina a la causa.
Dibuja el plano del mercado cuando conozcas los puestos y las actividades, no la víspera. Asigna un número a cada stand y deja pasillos suficientemente anchos para las colas, las mesas y el acceso de las carpas.
Prepara los turnos de voluntariado con bloques de 2 a 3 horas y asigna responsables para caja, donaciones, información y montaje. Una sola persona no debería controlar a la vez el efectivo y la atención de todos los puestos.
Registra por adelantado si cada puesto acepta efectivo, tarjeta o donación directa. Prueba los datáfonos y el sistema de donaciones al menos 48 horas antes, y prepara cambio separado para cada caja.
Haz una comprobación final 24 horas antes: previsión meteorológica, compras, etiquetas de precios, cables, iluminación y confirmaciones de los expositores. Las lámparas recargables, las neveras portátiles y las cajas de almacenamiento suelen olvidarse hasta el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con las organizaciones en la primera semana; deja las últimas 2 semanas para cerrar puestos, voluntarios, compras y pagos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado benéfico?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 5 puestos, más 2 personas para caja y donaciones y 2 para montaje y desmontaje. Para un mercado de 20 puestos, prepara un equipo mínimo de 8 voluntarios por turno.
¿Cuándo hay que probar los pagos y preparar el cambio?: Prueba los datáfonos y el sistema de donaciones 48 horas antes. Prepara el efectivo y el cambio el día anterior, en cajas separadas, y registra la cantidad entregada a cada responsable.
¿Qué hay que hacer si el mercado benéfico es al aire libre?: Comprueba el pronóstico 24 horas antes y confirma quién se encarga de las carpas y del material de sujeción. Define también un plan de traslado o cancelación antes de enviar la confirmación final a los expositores.

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