Einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren
Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst legst du Ziel, Datum und Ort fest, danach klärst du Organisationen, Stände und Anmeldungen. Sobald das Angebot steht, planst du Fläche, Helfer, Material und Zahlungen. Kurz vor dem Termin geht es um Bestätigungen, Einkäufe, Preisschilder und die Wetterentscheidung. Besonders oft fehlen Wechselgeld, Verlängerungskabel, Beleuchtung und eine verlässliche Einteilung für den Auf- und Abbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
- 3
Teilnehmende Wohltätigkeitsorganisationen kontaktieren
2 Personen
- 4
Stände und Aktivitäten inventarisieren
2 Personen
- 5
Materialreservierungen erstellen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Markt in den sozialen Medien bewerben
- 9
Poster verteilen
3 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 13
Marktplan erstellen
2 Personen
- 14
Standnummern zuweisen
- 15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 17
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 18
Bargeld und Wechselgeld organisieren
2 Personen
- 19
Zahlungssystem testen
2 Personen
- 20
Abschlussbestätigung an Aussteller senden
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Waren und Preise sortieren
4 Personen
- 25
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
- 26
Anmeldebereich vorbereiten
2 Personen
- 27
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 28
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 29
Marktgelände absperren
3 Personen
- 30
Zelte aufbauen
6 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
3 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 34
Stände nummerieren
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Waren pro Stand auslegen
6 Personen
- 37
Preisschilder anbringen
4 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 40
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 42
Bargeldkasse zählen
2 Personen
- 43
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
- 44
Türen und Eingang öffnen
2 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Spenden erfassen
2 Personen
- 47
Waren verkaufen
8 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Bestand prüfen
2 Personen
- 54
Standbetreiber ablösen
2 Personen
- 55
Zusätzliche Promotionsrunde durchführen
2 Personen
- 56
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
- 57
Verkäufe und Spenden abschließen
3 Personen
- 58
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Kasse und Einnahmen zählen
3 Personen
- 60
Verkaufsreste verpacken
4 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 62
Zelte abbauen
6 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Marktstandort reinigen
4 Personen
- 67
Materialien verladen
4 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Einnahmen überweisen
2 Personen
- 70
Standbetreiber über den Erlös informieren
- 71
Fundsachen bearbeiten
- 72
Werbeschilder entfernen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 10
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- KassentischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- KartenlesegeräteAnz. 2
- Soundanlage
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- KlappaufstellerAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 40
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- MesserAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- WerbetafelnAnz. 8
- StandnummernAnz. 12
- PreishalterAnz. 40
- WimpelkettenAnz. 10
- BannerAnz. 4
- KreidetafelnAnz. 6
- TischdekorationAnz. 12
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- SeilrollenAnz. 4
Catering
- KassenbonhefteAnz. 6
- GeldkassettenAnz. 3
- SpendenboxenAnz. 6
- TeilnahmebehälterAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Tipps
- Lege spätestens 8 bis 12 Wochen vorher Ziel, Datum und Ort fest und kontaktiere die beteiligten Wohltätigkeitsorganisationen. Kläre dabei auch, welches Ergebnis der Markt erzielen soll und wie die Einnahmen dokumentiert werden.
- Veröffentliche das Anmeldeformular, verschicke Einladungen und bewirb den Markt parallel über soziale Medien und Poster. Bestätige Standbetreiber spätestens 7 Tage vorher, damit du Standnummern und einen vollständigen Marktplan erstellen kannst.
- Plane Helfer nicht nur für die Stände ein: Du brauchst feste Personen für Aufbau, Kasse, Nachfüllen, Müll und Abbau. Erstelle den Freiwilligenplan mindestens 10 Tage vorher und gib jeder Schicht eine konkrete Start- und Endzeit.
- Teste das Zahlungssystem 3 bis 5 Tage vorher und organisiere Bargeld sowie Wechselgeld getrennt von den Verkaufskassen. Prüfe Kartenlesegeräte, Taschenrechner und gegebenenfalls Laptops, bevor die ersten Besucher eintreffen.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere, ob Partyzelte, Beleuchtung, Verlängerungskabel und Aufbewahrungsboxen verfügbar sind. Sortiere Waren und Preise am Vortag und bereite die Preisschilder vor, statt dies erst am Marktstand zu erledigen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ziel, Datum, Ort und den beteiligten Organisationen. Die Standanmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt laufen, damit du Fläche und Material passend planen kannst.
- Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?
- Plane mindestens 1 Helfer pro Stand sowie zusätzlich 2 bis 3 Personen für Kasse, Aufbau, Nachfüllen und Müll ein. Bei mehr als 10 Ständen sind zwei getrennte Schichten für Aufbau und Abbau deutlich praktikabler.
- Wann sollte man das Zahlungssystem für einen Wohltätigkeitsmarkt testen?
- Teste Kartenlesegeräte und die gewählte Zahlungsart 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Lege außerdem am Vortag Wechselgeld bereit und bestimme eine Person, die Kassen und Einnahmen während des Markts kontrolliert.
- Was muss man bei schlechtem Wetter für einen Wohltätigkeitsmarkt vorbereiten?
- Treffe die Wetterentscheidung 48 Stunden vorher und prüfe, ob Partyzelte, wassergeschützte Aufbewahrung und wiederaufladbare Lampen vorhanden sind. Elektrische Geräte und Verlängerungskabel sollten trocken und so verlegt sein, dass niemand darüber stolpert.
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