Organiser un marché caritatif, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et les associations bénéficiaires avant de lancer les invitations. Le plan dépend ensuite du nombre d’exposants, des dons attendus et de l’espace disponible pour les stands, les tables et la caisse. Prévoyez assez tôt les autorisations, le matériel et les bénévoles : ce sont les points qui bloquent le plus souvent l’organisation. Les derniers jours servent surtout à trier, étiqueter, emballer et vérifier le fonctionnement des paiements.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
3
Créer l'agencement du marché
2 personnes
4
Inviter les participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les exposants
2 personnes
9
Confirmer les associations caritatives
2 personnes
10
Faire une réservation de matériel
11
Vérifier les autorisations
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Trier les dons
4 personnes
15
Étiqueter les articles à donner
4 personnes
16
Attribuer les stands et les tables
2 personnes
17
Imprimer le plan
18
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
19
Préparer le mode de paiement
2 personnes
20
Imprimer les étiquettes de prix
21
Créer les panneaux d'information
2 personnes
22
Emballer les vêtements et les livres
4 personnes
23
Installer la décoration
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer les tentes de réception
6 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Disposer les marchandises par stand
8 personnes
38
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
39
Présenter les associations caritatives
4 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Installer les urnes de dons
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
3 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
46
Vendre les produits
12 personnes
47
Enregistrer les dons
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Garder les tables propres
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Annoncer le dernier tour de vente
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Emballer les marchandises
8 personnes

Suivi

58
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Emballer les restes
2 personnes
65
Renvoyer les marchandises
4 personnes
66
Rendre le matériel loué
2 personnes
67
Compter les dons
2 personnes
68
Transférer le produit
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 14
Chaisesqté 70
Portants à vêtementsqté 6
Bibliothèquesqté 4
Tables pliantesqté 4
Chaises de terrasseqté 12
Tabouretsqté 8
Table de caisse
Caisses de rangementqté 20
Cintresqté 100
Bacs en plastiqueqté 20
Roll-containersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 5
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8
Machine à compter les billets
Terminal de paiementqté 2
Microphone à main
Haut-parleurqté 2
Tiroirs-caissesqté 3
Calculatricesqté 3
Chargeurs de batterieqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Imprimante
Ordinateur portable
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Paniers décoratifsqté 10
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Porte-prixqté 40
Coloriagesqté 100
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Pâte adhésiveqté 6
Boîtes de donsqté 8
Badges de collecteqté 20
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 200

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Plateauxqté 8
Couteaux à painqté 3
Maniquesqté 8
Tabliers de cuisineqté 8
Étiquettes pour allergènesqté 100

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Étagères de séchageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, l’accès électrique et la possibilité d’installer des tentes si le marché se tient dehors.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et leur matériel lors de l’inscription, puis répartissez les stands avant d’imprimer le plan. Gardez une allée d’environ 1,20 m pour permettre la circulation avec des sacs et des cartons.
Triez les dons 7 à 10 jours avant le marché, puis étiquetez les articles par catégorie et prix. Les vêtements et les livres doivent être emballés séparément pour éviter de perdre du temps à l’installation.
Préparez un planning de bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au moins une personne dédiée à la caisse et une autre à l’accueil. Testez le terminal de paiement, la machine à compter les billets et les rallonges la veille.
Installez la caisse, les panneaux d’information et le plan avant l’ouverture des stands. Comptez 2 à 3 heures pour le montage, puis prévoyez 30 minutes supplémentaires pour les contrôles, les branchements et les dernières étiquettes de prix.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les associations, d’inviter les participants, de traiter les inscriptions et de réserver les stands, tables et tentes.
Quand faut-il trier les dons pour un marché caritatif ?: Faites le tri 7 à 10 jours avant l’événement. Étiquetez ensuite les articles et emballez les vêtements et les livres par catégorie afin de réduire l’installation le jour J.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse et 1 personne par zone importante. Pour un marché de taille moyenne, organisez des équipes d’au moins 4 à 6 personnes par créneau de 2 à 3 heures.
Quand préparer le plan des stands et des tables ?: Finalisez la répartition 5 à 7 jours avant le marché, après avoir reçu les besoins des exposants. Imprimez le plan au plus tard la veille et gardez une copie à l’accueil ainsi qu’une pour l’équipe d’installation.

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