Einen Wohltätigkeitsmarkt gut organisieren

Bei einem Wohltätigkeitsmarkt müssen Spenden, Aussteller, Helfer und Verkauf an einem Tag zusammenpassen. Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und den beteiligten Wohltätigkeitsorganisationen. Danach folgen Anmeldung, Marktaufteilung, Genehmigungen und Werbung. In der letzten Woche klärst du Preise, Lageplan, Zahlungsarten und die Besetzung der Stände. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, sichtbare Informationen und eine getrennte Kasse.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Wohltätigkeitsorganisationen auswählen
3 Personen
3
Marktaufteilung erstellen
2 Personen
4
Teilnehmer einladen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Aussteller einteilen
2 Personen
9
Wohltätigkeitsorganisationen bestätigen
2 Personen
10
Materialreservierung anlegen
11
Genehmigungen prüfen
12
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
13
Poster verteilen
3 Personen
14
Spendenwaren sortieren
4 Personen
15
Spendengüter auspreisen
4 Personen
16
Stände und Tische zuweisen
2 Personen
17
Lageplan drucken
18
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
19
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
20
Preisschilder drucken
21
Informationsschilder erstellen
2 Personen
22
Kleidung und Bücher verpacken
4 Personen
23
Dekoration aufbauen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
4 Personen
28
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
31
Stände aufbauen
6 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
33
Partyzelte aufstellen
6 Personen
34
Strom anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Waren pro Stand ausstellen
8 Personen
38
Preisschilder anbringen
4 Personen
39
Wohltätigkeitsorganisationen vorstellen
4 Personen
40
Kasse einrichten
2 Personen
41
Spendenboxen aufstellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
43
Snacks auslegen
3 Personen
44
Freiwillige einweisen
3 Personen
45
Eingang und Information besetzen
2 Personen
46
Waren verkaufen
12 Personen
47
Spenden erfassen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Tische sauber halten
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Verlorene Gegenstände erfassen
55
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
56
Kasse abschließen
2 Personen
57
Waren verpacken
8 Personen

Nachbereitung

58
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
59
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
65
Waren zurückbringen
4 Personen
66
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Spenden zählen
2 Personen
68
Einnahmen überweisen
69
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 14
StühleAnz. 70
KleiderständerAnz. 6
BücherregaleAnz. 4
KlappischeAnz. 4
TerrassenstühleAnz. 12
HockerAnz. 8
Kassatisch
AufbewahrungsboxenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 100
KunststoffbehälterAnz. 20
RollcontainerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
Geldzählmaschine
KartenterminalAnz. 2
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
KassenladeAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
AkkuladegeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
EtikettendruckerAnz. 2
Drucker
Laptop
KartenterminalsAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative KörbeAnz. 10
BilderrahmenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 6
PreishalterAnz. 40
MalvorlagenAnz. 100
StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
KlebestiftAnz. 6
SpendenboxenAnz. 8
SpendennadelnAnz. 20
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 200

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
PfannenAnz. 2
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermosflaschenAnz. 4
TablettsAnz. 8
BrotmesserAnz. 3
TopflappenAnz. 8
KüchenschürzenAnz. 8
Etiketten für AllergeneAnz. 100

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenhalterAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
TrockengestelleAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und den benötigten Platz für Marktstände, Tische und gegebenenfalls Partyzelte. Kläre diese Punkte spätestens sechs Wochen vorher.
Schließe die Anmeldungen etwa zwei Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei Ernährungswünsche, teile Aussteller festen Ständen zu und bestätige die Wohltätigkeitsorganisationen schriftlich.
Sortiere die Spendengüter spätestens drei bis fünf Tage vorher. Preise Kleidung und Bücher vorab aus und drucke zusätzliche Preisschilder sowie Informationsschilder, damit am Markt keine langen Rückfragen entstehen.
Erstelle in der letzten Woche einen Lageplan und einen Freiwilligenplan mit Schichten von zwei bis drei Stunden. Weise auch Kassatisch, Einlass, Aufbau, Getränkeausgabe und Abbau eindeutig zu.
Bereite die Zahlungsarten am Vortag vor und teste Kartenterminal, Geldzählmaschine, Verlängerungskabel und Beleuchtung. Stelle für Kaffee und Wasser Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und wiederverwendbare Becher gesammelt an einer Ausgabe bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?: Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Genehmigungen, Wohltätigkeitsorganisationen, Aussteller und Werbung noch zuverlässig koordinieren.
Wie viele Helfer braucht man für einen Wohltätigkeitsmarkt?: Plane mindestens eine Person für die Organisation vor Ort, eine bis zwei Personen an der Kasse, zwei für Aufbau und Abbau sowie je eine Person pro stark belegtem Stand ein. Arbeite mit Schichten von zwei bis drei Stunden, damit niemand den ganzen Tag durchgehend eingesetzt ist.
Wann sollte man die Spendenwaren sortieren und auspreisen?: Sortiere und bepreise Kleidung, Bücher und andere Spendengüter drei bis fünf Tage vor dem Markt. So bleiben ein bis zwei Tage, um fehlende Preisschilder, Verpackungen oder zusätzliche Verkaufstische zu ergänzen.
Was braucht man für die Kasse bei einem Wohltätigkeitsmarkt?: Richte die Kasse spätestens am Vortag ein und lege Barzahlung sowie Kartenzahlung fest. Teste das Kartenterminal, halte Wechselgeld bereit und sorge für eine sichere, klar gekennzeichnete Ablage für Einnahmen.

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