Organiser un marché aux arbres, étape par étape

Un marché aux arbres se prépare d’abord comme une opération de vente et de logistique, pas comme une simple exposition. Commence par vérifier les autorisations, fixer le lieu et définir les emplacements avant de contacter les fournisseurs et les exposants. Ensuite, coordonne les livraisons, l’étiquetage, la caisse, les boissons et les installations pratiques. Les problèmes arrivent surtout quand les arbres sont livrés trop tard, que les besoins électriques n’ont pas été testés ou que les consignes restent floues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier les autorisations et les déclarations
2
Fixer le lieu du marché
3
Répartir les stands de vente
2 personnes
4
Approcher les fournisseurs d’arbres
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le marché en ligne
8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Organiser l’enlèvement des déchets
13
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
14
Composer l'assortiment d'arbres
3 personnes
15
Créer les prix et les étiquettes d’arbres
2 personnes
16
Créer des panneaux de route et d’information
2 personnes
17
Planifier les livraisons d’arbres
2 personnes
18
Réserver le matériel de marché
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
22
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
23
Préparer les arbres pour l’accueil
4 personnes
24
Préparer le stock de café et de boissons
2 personnes
25
Envoyer les consignes aux exposants
26
Vérifier les prévisions météo

Événement

27
Dégager le site
4 personnes
28
Monter les stands et les tentes
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Mettre en place les parcours et les barrières
3 personnes
33
Exposer les arbres par espèce
6 personnes
34
Fixer les prix aux arbres
3 personnes
35
Aménager le comptoir de vente
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Préparer les outils et les emballages
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Guider les exposants vers leurs emplacements
3 personnes
40
Vérifier la caisse et les bracelets
2 personnes
41
Effectuer le dernier tour du site
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Donner des informations sur les arbres
3 personnes
44
Vendre des arbres et des plantes
4 personnes
45
Encaisser et remettre les reçus
3 personnes
46
Apporter les arbres aux véhicules
4 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le matériel de vente
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
53
Allumer l’éclairage
54
Réorganiser le stock d’arbres
3 personnes
55
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
56
Gérer les dernières ventes
3 personnes
57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Éteindre l’éclairage

Suivi

59
Stocker en toute sécurité les arbres restants
4 personnes
60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Retirer les panneaux et les barrières
3 personnes
65
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
66
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
67
Compter le stock
2 personnes
68
Faire décharger les exposants
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table de caisse
Poubellesqté 10
Potelets de file d’attenteqté 8
Chariots de transportqté 6
Roll-containersqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Tiroir-caisseqté 2
Imprimante de tickets de caisseqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Moulins à café
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Vaisselle

Tassesqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes d’arbresqté 250
Étiquettes de prixqté 250
Panneaux en ardoiseqté 10
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 10
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6

Catering

Arbres et arbustesqté 250
Toiles de jute pour mottesqté 200
Pots de fleursqté 100
Sacs de terreauqté 30
Attaches pour arbresqté 150
Bambousqté 100
Tuteurs d'arbreqté 100
Filets de transportqté 100
Arrosoirqté 6
Pulvérisateursqté 4
Gants de travailqté 20
Brouettesqté 4
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Supports de sacs poubelleqté 10

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations au moins 8 semaines avant l’ouverture. Vérifie notamment l’accès des véhicules, les points d’alimentation électrique, les sanitaires et l’enlèvement des déchets.
Demande aux fournisseurs et aux exposants leurs besoins 3 à 4 semaines avant le marché. Fais confirmer les horaires de livraison, les dimensions des stands et le matériel qu’ils apportent eux-mêmes.
Prépare l’assortiment, les prix et les étiquettes au moins 7 jours avant. Prévois une étiquette lisible par arbre ou par groupe homogène, avec un prix visible depuis l’allée.
Teste la caisse, le terminal de paiement, l’imprimante et les rallonges 2 jours avant. Prépare aussi la monnaie et un moyen de paiement de secours : une panne le matin bloque immédiatement les ventes.
Organise l’accueil la veille : arbres déjà positionnés, chariots disponibles, panneaux installés et boissons prêtes. Envoie les dernières consignes aux exposants 24 heures avant, avec l’heure d’arrivée et leur emplacement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux arbres ?: Prévois 8 à 10 semaines pour un marché avec plusieurs fournisseurs et exposants. Les autorisations, les invitations et les livraisons d’arbres sont les étapes qui demandent le plus d’anticipation.
Quand faut-il réserver les stands et les tentes ?: Réserve le mobilier et les tentes au moins 4 semaines avant la date du marché. Confirme les quantités une semaine avant, après avoir réparti précisément les emplacements de vente.
Quand faut-il commander et livrer les arbres ?: Fixe les créneaux de livraison au moins 2 semaines à l’avance et confirme-les 48 heures avant. Regroupe les livraisons par zone pour éviter de déplacer les arbres plusieurs fois avec les chariots.
Combien de boissons prévoir pour un marché aux arbres ?: Pour le premier service, compte environ 2 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la météo. Prépare le stock de café, les thermos, les tasses et les verres au plus tard la veille.

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