Organiser un marché asiatique : la bonne méthode

Un marché asiatique se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous gourmand. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et réserver l’alimentation électrique avant de contacter les exposants. Construis ensuite un plan précis des stands, traite les inscriptions et confirme les besoins de chaque vendeur. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les fournisseurs, les achats, le matériel et la signalétique pour éviter les blocages le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver l’alimentation électrique
5
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
6
Inventorier les stands de vente
2 personnes
7
Contacter les exposants
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Confirmer les exposants
2 personnes
15
Attribuer les emplacements
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
24
Étiqueter les stands et les tentes
2 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Brancher l’électricité
2 personnes
28
Monter les stands
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Préparer des amuse-bouches
4 personnes
36
Préparer la vaisselle
2 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
40
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
41
Vérifier la présentation des plats
2 personnes
42
Annoncer l'ouverture
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Garder les informations diététiques visibles
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Annoncer la dernière commande
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

55
Faire démonter les stands
4 personnes
56
Emballer le matériel
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Chariots de transportqté 3
Tables de caisseqté 4
Armoires de rangementqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Baguettesqté 150
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Thermosqté 6
Microphones mainqté 2
Mégaphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Thermomètres alimentairesqté 4
Pains de glaceqté 24
Caissesqté 20

Décoration

Fanions asiatiquesqté 8
Lampions en papierqté 30
Nattes en bambouqté 12
Éventails décoratifsqté 20
Décoration de tableqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Tapis d'entrée rougesqté 2
Sets de table en bambouqté 30
Fleurs artificiellesqté 20
Parasols décoratifsqté 6
Braceletsqté 350
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Autocollants de tri des déchetsqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Serpillièresqté 4
Essuie-toutqté 12
Tapis de toilettesqté 4

Catering

Courses
Pailles réutilisablesqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Panneaux de menuqté 12
Cartes allergènesqté 20
Listes de prixqté 20

Conseils

Réserve le lieu et l’électricité avant de publier l’inscription : les stands équipés de plaques à induction, de machines à café ou de bouilloires peuvent nécessiter plusieurs circuits séparés.
Dessine le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Prévois des passages assez larges pour les chariots de transport et sépare les zones de préparation, de vente et de circulation du public.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription : allergies, plats servis, maintien au chaud et accès à l’eau doivent être confirmés au moins 10 jours avant le marché.
Compte la vaisselle réutilisable par service et non par exposant uniquement. Prévois des assiettes, bols, gobelets, baguettes et couverts pour le pic d’affluence, avec une marge de 10 à 15 %.
La veille, refroidis les boissons, récupère les produits frais et vérifie les rallonges, multiprises et passe-câbles. Installe les étiquettes de stands et les panneaux de direction avant l’arrivée des vendeurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché asiatique ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu, les exposants et l’alimentation électrique sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de temps laisser aux exposants pour s’inscrire ?: Laisse le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis garde au moins 10 jours pour traiter les réponses, confirmer les vendeurs et attribuer les emplacements.
Comment prévoir l’électricité pour un marché asiatique ?: Demande la puissance nécessaire à chaque exposant dès l’inscription, surtout pour les plaques à induction et le maintien au chaud. Fais valider le plan électrique au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand préparer le matériel et les achats ?: Vérifie la vaisselle, les tables, les tentes et le matériel 7 jours avant. Fais les achats non périssables 2 à 3 jours avant, puis récupère les produits frais et refroidis les boissons la veille.

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