Organiser un marché artisanal, étape par étape

Un marché artisanal se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands doivent être fixés avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins en électricité, les tables, les tentes et les informations pratiques à envoyer aux participants. Les dernières semaines servent à confirmer les présences, préparer la signalétique et vérifier la météo. Ce déroulé évite les stands mal placés, les branchements insuffisants et le matériel livré trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l'événement en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
10
Envoyer les informations aux participants
11
Recenser les besoins en électricité
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Réserver tables et tentes
14
Organiser l’enlèvement des déchets
15
Vérifier les installations sanitaires
16
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
17
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
18
Créer les panneaux des stands
2 personnes
19
Confirmer définitivement les exposants
20
Vérifier les prévisions météo
21
Partager le plan météo avec les participants
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Trier les courses
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Décharger la livraison
4 personnes
28
Installer les stands
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Raccorder l'alimentation électrique et les rallonges
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
35
Numéroter les stands
2 personnes
36
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
37
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
38
Aménager le point café et restauration
2 personnes
39
Préparer l’argent liquide et le matériel de paiement
2 personnes
40
Vérifier les produits et les prix
3 personnes
41
Installer les poubelles
2 personnes
42
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les participants et les visiteurs
3 personnes
44
Tenir le stand d’information
2 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Garder le point restauration propre
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Allumer l’éclairage
53
Informer les exposants de la fermeture
54
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
55
Mettre l'argent liquide en lieu sûr
2 personnes
56
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

57
Démonter les stands
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
60
Collecter et trier les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Charger le matériel
3 personnes
63
Retourner les matériels
2 personnes
64
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
65
Ranger les restes
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 4
Poids de standqté 40
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caisses pour espècesqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Microphone à main
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Passe-câblesqté 10
Boîtes à outilsqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Draps de standqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Jardinièresqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du marché avant d’attribuer les emplacements. Prévoyez les passages, les accès pour le montage et une zone distincte pour l’accueil, le café et les déchets.
Contactez les exposants avec une date limite d’inscription précise, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez dès le départ leurs besoins en électricité, leur mobilier et leurs contraintes alimentaires.
Comptez les points d’alimentation avant de confirmer les équipements électriques. Regroupez les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement sans surcharger une même prise, et prévoyez des rallonges adaptées.
Envoyez aux participants un dossier pratique au moins 10 jours avant l’ouverture : heure d’arrivée, emplacement, accès, plan, consignes météo et matériel à apporter. Cela réduit les appels de dernière minute.
Vérifiez la météo 3 à 5 jours avant le marché et communiquez le plan prévu. Pour les tentes et les stands extérieurs, contrôlez les poids de stand, les attaches et les solutions de rangement avant le jour du montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché artisanal de taille moyenne. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, recruter les exposants, réserver les tentes et organiser la communication.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché artisanal ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis fixez une date de clôture des inscriptions environ 4 semaines avant. Confirmez définitivement les participants 10 à 14 jours avant le marché.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché artisanal ?: Prévoyez pour chaque stand l’emplacement, la table ou la tente nécessaire, l’accès électrique éventuel et la signalétique. Ajoutez des poids pour les tentes extérieures et gardez une réserve de 5 à 10 % de matériel courant.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoyez un premier récapitulatif dès l’inscription, puis les informations définitives 10 à 14 jours avant l’événement. Rappelez les horaires de montage, le plan des stands, les accès et la procédure en cas de mauvais temps.

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