Cómo organizar un mercado de artesanía sin olvidar lo esencial

Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, tramita los permisos y dibuja una distribución que permita circular a visitantes, puestos y proveedores. Después confirma a los artesanos, asigna cada stand y comunica horarios, accesos y necesidades eléctricas. El montaje final depende de detalles que suelen llegar tarde: carpas con pesos, aseos comprobados, recogida de residuos y un plan claro si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Gestionar permisos y notificaciones
3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
4
Contactar a los puestos
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar evento en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar puestos de stand
2 personas
10
Enviar información a los participantes
11
Inventariar las necesidades eléctricas
12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
13
Reservar mesas y carpas
14
Organizar la recogida de residuos
15
Comprobar las instalaciones de aseo
16
Colgar los carteles promocionales
2 personas
17
Preparar los carteles de ruta
2 personas
18
Hacer carteles con nombres para los puestos
2 personas
19
Confirmar definitivamente a los titulares de puestos
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Compartir el plan meteorológico con los participantes
22
Hacer la compra
2 personas
23
Recoger los materiales
3 personas
24
Clasificar las compras
2 personas
25
Preparar café y té
2 personas
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Descargar la entrega
4 personas
28
Montar los puestos
4 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Conectar la corriente y los alargadores
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar señales de ruta e información
2 personas
35
Numerar los puestos
2 personas
36
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
37
Guiar a los puestos hasta su lugar
3 personas
38
Preparar el punto de café y comida
2 personas
39
Dejar preparado el dinero en efectivo y el material de pago
2 personas
40
Comprobar productos y premios
3 personas
41
Colocar cubos de basura
2 personas
42
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

43
Recepción de participantes y visitantes
3 personas
44
Atender la mesa de información
2 personas
45
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Mantener limpio el punto de comida
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Encender la iluminación
53
Informar a los expositores sobre el cierre
54
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
55
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
56
Hacer el check-out de los expositores
2 personas

Seguimiento

57
Desmontar los puestos
4 personas
58
Desmontar las carpas
4 personas
59
Recoger mesas y sillas
4 personas
60
Recoger y separar la basura
3 personas
61
Limpiar el recinto
4 personas
62
Cargar los materiales
3 personas
63
Devolver los materiales
2 personas
64
Lavar y secar la vajilla
2 personas
65
Recoger los restos
2 personas
66
Registrar objetos perdidos
67
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Mesas de maquillajecant. 4
Pesos para carpascant. 40
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Terminales de pagocant. 2
Cajas de efectivocant. 2
Bandejas para cambiocant. 4
Micrófono de mano
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Cajas de herramientascant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Manteles para puestoscant. 20
Guirnaldascant. 12
Jardinerascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Contenedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los puestos. Reserva al menos 6 semanas para notificaciones, autorizaciones y posibles ajustes del espacio.
Dibuja la distribución antes de asignar los stands. Deja pasillos transitables y marca entradas, aseos, puntos de electricidad, zonas de carga y la ubicación de cada puesto.
Pide a cada participante sus necesidades eléctricas y preferencias dietéticas en el momento de la inscripción. Comprueba los puntos disponibles y evita conectar varios equipos de alto consumo a una sola regleta.
Confirma definitivamente a los titulares de los puestos entre 7 y 10 días antes. Envíales entonces el plano, el horario de llegada, las indicaciones de ruta y el plan meteorológico, no solo la dirección.
Haz una comprobación final el día anterior: pronóstico, carpas, pesos, mesas, carteles, aseos y residuos. Para la zona de café y té, prepara tazas, termos, jarras de agua y suficientes bandejas antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha y lugar, revisar permisos y dibujar la distribución; deja los últimos 7 días para confirmar puestos, compras y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que confirmar a los artesanos?: Haz una primera convocatoria al menos 6 semanas antes y cierra la lista definitivamente entre 7 y 10 días antes. Así todavía puedes reasignar un stand, actualizar el plano y cubrir una cancelación.
¿Cómo se organiza la electricidad de un mercado de artesanía?: Pide las necesidades eléctricas durante la inscripción y comprueba los puntos disponibles antes de reservar equipos. Haz esta revisión como mínimo 2 semanas antes, llevando un inventario de cables alargadores, regletas y terminales de pago.
¿Qué hacer si llueve el día del mercado?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y comparte el plan meteorológico con los participantes. Las carpas deben estar preparadas con pesos, y el plano debe indicar qué zonas siguen siendo accesibles y dónde se colocan los materiales sensibles al agua.

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