Cómo organizar un mercado de artesanía paso a paso
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de montar las carpas. Primero fija la fecha y el lugar, calcula el espacio disponible y dibuja una distribución clara de los puestos. Después contacta con los expositores, gestiona las inscripciones y confirma qué necesita cada stand: electricidad, mesa, silla o perchero. El día del mercado, la señalización, los voluntarios y una ruta de acceso despejada evitan la mayoría de los problemas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
- 3
Contactar a los puestos
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar puntos de electricidad
- 8
Reservar recogida de residuos
- 9
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
- 10
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 11
Imprimir el plano
- 12
Crear la señalización
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
- 15
Imprimir los números de stand
- 16
Solicitar efectivo
- 17
Hacer la compra
3 personas
- 18
Comprobar los materiales
3 personas
- 19
Recordar a los expositores
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Barrer el recinto
3 personas
- 23
Montar las carpas
6 personas
- 24
Montar puestos de mercado
6 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 27
Colgar la iluminación
3 personas
- 28
Colgar la decoración
3 personas
- 29
Colocar los números de puesto
2 personas
- 30
Recibir a los expositores
4 personas
- 31
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
- 32
Montar el punto de café
2 personas
- 33
Preparar el puesto de comida
3 personas
- 34
Preparar la caja
2 personas
- 35
Colocar los mapas
2 personas
- 36
Colocar cubos de basura
2 personas
- 37
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
- 38
Recibir a los visitantes
3 personas
- 39
Atender el punto de información
2 personas
- 40
Servir café y té
3 personas
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Rellenar las neveras portátiles
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 46
Reponer artículos de aseo
- 47
Comprobar la iluminación
- 48
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 49
Anunciar la última ronda
- 50
Despedir a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 51
Cerrar la caja
2 personas
- 52
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 53
Desmontar los puestos
6 personas
- 54
Desmontar las carpas
6 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Recoger la basura
4 personas
- 58
Limpiar el recinto
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Vaciar neveras
2 personas
- 61
Inventariar materiales
2 personas
- 62
Devolver el material alquilado
3 personas
- 63
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 64
Registrar objetos perdidos
- 65
Entregar el lugar en orden
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 25
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 8
- Pesos para carpascant. 32
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Taladros de bateríacant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Cortavientoscant. 8
- Mantelescant. 12
- Manteles para puestoscant. 25
- Pizarrascant. 10
- Números de puestocant. 25
- Paneles informativoscant. 6
Catering
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajas de cajacant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Soportes para etiquetas de precioscant. 30
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 6
- Guantes de limpiezacant. 12
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorescant. 2
Material impreso
- Planoscant. 40
- Flechas de rutacant. 20
- Credenciales de voluntarioscant. 20
- Credenciales para expositorescant. 30
- Rotuladorescant. 12
Compras
- Cafécant. 8
- Té
- Azúcar
- Leche
- Leche de avena
- Cola
- Cola Zero
- Naranja
- Té helado
- Spa Blauw
- Spa Rojo
- Zumo de manzana
- Cerveza
- Cerveza sin alcohol
- Patatas fritas de pimiento
- Patatas fritas naturales
- Snacks salados
- Snacks salados
- Galletas
- Mini helados de agua
- Panecillos con pasas
- Mini bocadillos
- Queso joven
- Jamón
- Hummus
- Pepino
- Tomates
- Uvas
- Manzanas
- Mayonesa
- Kétchup
- Mostaza
- Servilletas
- Vasos de papel
- Platos de papel
- Palitos de madera para remover
- Cubitos de hielo
- Bolsas de basura
- Papel de cocina
- Papel higiénico
- Lavavajillas
- Limpiador multiusos
- Jabón de manos
- Desinfectante de manos
- Esponjas
- Papel de aluminio
- Film transparente
Consejos
- Dibuja el plano antes de confirmar los puestos. Deja pasillos suficientemente anchos para que circulen visitantes y reserva zonas concretas para electricidad, residuos y acceso de carga.
- Cierra las inscripciones con al menos 2 semanas de antelación. En ese momento confirma el tamaño de cada puesto, las preferencias dietéticas y cualquier necesidad de electricidad.
- No esperes al mismo día para repartir la información. Envía a cada responsable el plano, el número de stand, la hora de llegada y las indicaciones de acceso entre 5 y 7 días antes.
- Prepara la señalización y los números de stand con varios días de margen. Imprime al menos una copia grande del plano para la entrada y otra para el equipo de montaje.
- Comprueba el material y el pronóstico del tiempo el día anterior. Las carpas necesitan pesos, los cables deben cubrirse con alfombrillas y conviene enfriar las bebidas con suficiente antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y contactar con los puestos. Cierra las inscripciones unas 2 semanas antes y confirma la distribución definitiva durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?
- Confirma cada puesto cuando termine el periodo de inscripción y vuelve a enviar la distribución entre 5 y 7 días antes. Así puedes corregir cambios de tamaño, necesidades eléctricas o cancelaciones sin rehacer el montaje.
- ¿Qué hay que preparar para las carpas de un mercado de artesanía?
- Prepara una carpa por zona cubierta y utiliza pesos para cada estructura, especialmente si el mercado es exterior. Comprueba el montaje el día anterior y ten a mano herramientas, cortavientos y linternas por si se retrasa la instalación.
- ¿Cuándo se debe montar un mercado de artesanía?
- Reserva entre 3 y 4 horas antes de la apertura para montar carpas, puestos, mesas, sillas, iluminación y señalización. Haz una revisión final al menos 30 minutos antes de recibir al público.
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