Einen Jahrmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Jahrmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Stände oder Technik reservierst. Danach planst du Marktaufteilung, Standbetreiber, Strom, Abfall und Helfer so, dass jeder Bereich eindeutig zugeordnet ist. Kurz vor dem Termin folgen Lageplan, Preisliste, Kassen, Wechselgeld und der Einkauf verderblicher Waren. So vermeidest du, dass Kühlware zu früh abgeholt wird oder am Aufbautag Anschlüsse fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen erfassen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Stände reservieren
9
Stromanschlüsse reservieren
10
Abfallentsorgung reservieren
11
Standaufteilung bestätigen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Lageplan drucken
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Anfahrt und Parken kommunizieren
16
Preisliste erstellen
2 Personen
17
Pfeile und Schilder entwerfen
18
Bestandsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Kühlwaren abholen
2 Personen
21
Kassen vorbereiten
2 Personen
22
Wechselgeld bereitlegen
23
Materialien sortieren
3 Personen
24
Tischnummern erstellen
25
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen

Event

26
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
27
Stände empfangen
3 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Standplätze markieren
2 Personen
35
Standbetreiber begrüßen
2 Personen
36
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
37
Verkaufsstände einrichten
4 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Zahlungspunkte installieren
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Eröffnung ankündigen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Infostand besetzen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
51
Bargeld abschöpfen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten auffüllen
54
Tische sauber halten
2 Personen
55
Beleuchtung kontrollieren
56
Abendprogramm ankündigen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Kassen abschließen
2 Personen
60
Standbetreiber ausladen lassen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Zelte abbauen
6 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Kühlboxen leeren
2 Personen
69
Rückgabematerialien bereitlegen
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Kassenbestand einzahlen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Teilnehmer verabschieden
74
Endabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 20
PartyzelteAnz. 6
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
Umkleideraum
AbsperrgitterAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 30
ThermoskannenAnz. 8
GetränkekannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
KassenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
ArbeitslampenAnz. 4
Handmegafon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 20
TischnummernAnz. 25
PreishalterAnz. 30
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlplattenAnz. 8
IsolationsspenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SpülwannenAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 20
WischmopsAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12
AschenbecherAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Organisation

KleingeldschalenAnz. 6
GeldkassettenAnz. 3
GeldbörsenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 10
PinnwändeAnz. 4
ArmbänderAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150
BargeldkassenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
SchlüsselsetsAnz. 4
TischklemmenAnz. 30
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 4
MessbänderAnz. 3
MaßbandAnz. 2
RegenschirmeAnz. 4
RegenfässerAnz. 2

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendrehersetsAnz. 2
ZangenAnz. 4
GabelschlüsselAnz. 2
ZeltpflöckeAnz. 60
AbspannleinenAnz. 24
ArbeitshandschuheAnz. 12
TrittleiternAnz. 2

Tipps

Lege Marktaufteilung und Standnummern spätestens zwei Wochen vorher fest. Schicke Standbetreibern danach Lageplan, Aufbauzeiten, Anfahrt und Parkhinweise in einer gemeinsamen Information.
Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung frühzeitig, idealerweise mindestens vier Wochen vor dem Jahrmarkt. Ein Verlängerungskabel ersetzt keine reservierte Stromquelle.
Plane Helfer in festen Zeitblöcken ein: mindestens für Aufbau, Kassenbesetzung, Nachfüllen und Abbau. Benenne zusätzlich eine verantwortliche Person, die bei Problemen mit Ständen oder Technik entscheidet.
Erstelle Preise und Kassen vor dem Einkauf. Bereite pro Kasse Wechselgeld vor und teste Kartenterminals sowie Kaffeemaschinen spätestens am Vortag, nicht erst während der ersten Besucher.
Hole Kühlwaren möglichst am Veranstaltungstag ab und sortiere Materialien, Tischnummern, Schilder und Wegweiser vorher nach Stand. Für Wege und Engstellen sollten Absperrgitter, Pfeile und Beleuchtung bereits beim Aufbau bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?: Starte mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Strom, Abfall und die grobe Marktaufteilung feststehen.
Was muss man für einen Jahrmarkt reservieren?: Reserviere Marktstände, Partyzelte, Tische, Stühle, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung. Plane diese Reservierungen mindestens vier Wochen vor dem Jahrmarkt, bei vielen Standbetreibern besser sechs Wochen vorher.
Wann verschickt man die Informationen an die Teilnehmer?: Sende Lageplan, Standnummer, Aufbauzeit, Anfahrt und Parkhinweise etwa zwei Wochen vor dem Jahrmarkt. Eine kurze Erinnerung mit Änderungen und Wetterhinweisen folgt drei bis fünf Tage vorher.
Wann sollte man für einen Jahrmarkt einkaufen?: Kaufe haltbare Materialien und Getränke ein bis zwei Tage vorher. Kühlwaren holst du am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend ab und lagerst sie bis zum Einsatz durchgehend gekühlt.

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