Comment organiser un marché agricole, de l’autorisation au démontage

Un marché agricole se prépare d’abord sur papier, puis avec les exposants et les fournisseurs. Commencez par réserver le lieu et obtenir les autorisations avant d’annoncer la date. Le plan des stands, les besoins électriques, la gestion des déchets et les inscriptions doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, gardez du temps pour inspecter le site, installer les stands et tester les caisses avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du marché
2
Demander les autorisations
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Réserver les stands
5
Réserver des prises électriques
6
Réserver l’enlèvement des déchets
7
Inviter les participants
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer la liste des participants
13
Attribuer les emplacements
2 personnes
14
Confirmer les fournisseurs
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer les contacts d’urgence
17
Changer l'argent liquide
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Tester les caisses
2 personnes
22
Imprimer la signalisation routière
23
Préparer le matériel
4 personnes

Événement

24
Inspecter le site
2 personnes
25
Décharger les stands
6 personnes
26
Monter les tentes de réception
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Brancher l’électricité
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Installer les panneaux de stand
3 personnes
32
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
35
Installer les caisses
2 personnes
36
Remplir les glacières
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Informer les exposants
2 personnes
42
Vérifier le son
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir le stand d’information
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Nettoyer les toilettes
2 personnes
51
Accompagner le flux de circulation
2 personnes
52
Vérifier les stocks
53
Fermer les caisses
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

56
Ranger les snacks et les boissons
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
6 personnes
60
Retirer l'éclairage
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Retirer les panneaux indicateurs
2 personnes
64
Ranger le matériel du marché
3 personnes
65
Retourner les stands
3 personnes
66
Faire enlever les déchets
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Diablesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 10
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Balles de pailleqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Porte-prixqté 80
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 24
Panneaux directionnelsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez aussi les accès pour le déchargement, les branchements électriques et les véhicules des exposants.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les emplacements. Réservez les prises électriques selon les besoins réels des machines à café, bouilloires, éclairages et terminaux de paiement.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement. Demandez à chaque participant ses besoins alimentaires, son mobilier, son électricité et son heure d’arrivée.
Préparez la signalétique avant la veille : panneaux directionnels, signalisation routière, tarifs et contacts d’urgence. Imprimez au moins un exemplaire supplémentaire de chaque document utile.
Prévoyez l’installation plusieurs heures avant l’ouverture. Inspectez le site, déchargez les stands avec des diables, testez les caisses et les terminaux de paiement, puis refroidissez les boissons et préparez les encas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché agricole ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, recruter les participants et confirmer le plan des stands.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché agricole ?: Confirmez la liste définitive 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous pourrez alors attribuer les emplacements, ajuster les besoins électriques et prévenir les fournisseurs.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché agricole ?: Testez les caisses et les terminaux de paiement la veille ou au plus tard 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi de la monnaie, après avoir changé l’argent liquide nécessaire.
À quelle heure faut-il installer un marché agricole ?: Commencez le déchargement au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Gardez les 60 dernières minutes pour l’inspection du site, la signalétique, les branchements et les tests de paiement.

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