Organiser un hackathon sans oublier l’essentiel

Un hackathon réussi se prépare dans un ordre précis : cadrer la date et le programme, sécuriser le lieu et le réseau, puis gérer les participants et la logistique. Commence par définir le format, le nombre d’équipes et les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Les points souvent négligés sont le test du Wi-Fi, les adaptateurs, les rallonges, les régimes alimentaires et le temps nécessaire pour installer les espaces. Ce plan t’aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les équipes et les mentors
2 personnes
8
Confirmer les jurés
9
Commander le catering
10
Inventorier les fournitures
2 personnes
11
Commander les prix et les certificats
12
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
13
Créer la présentation et le formulaire du jury
2 personnes
14
Envoyer le programme aux participants
15
Vérifier les livraisons
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Charger le matériel technique
18
Imprimer la liste d'inscription
19
Préparer les packs participants
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Répartir les espaces de travail
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
25
Installer la table traiteur
2 personnes
26
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Vérifier l'éclairage
29
Installer la signalétique
2 personnes
30
Préparer la présentation de bienvenue
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Préparer le déjeuner
3 personnes
33
Installer la salle du jury
2 personnes

Événement

34
Ouvrir l’inscription
3 personnes
35
Remettre les badges aux participants
2 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Présenter l’ouverture
2 personnes
38
Annoncer les équipes
39
Expliquer les règles du hackathon
40
Attribuer les postes de travail
2 personnes
41
Donner les consignes aux mentors
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Fournir une assistance technique
2 personnes
45
Animer les questions du mentor
4 personnes
46
Prendre des photos d’avancement
47
Servir le dîner
3 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Faire une annonce intermédiaire
50
Recevoir les présentations
2 personnes
51
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
52
Encadrer les finales
3 personnes
53
Rassembler les formulaires du jury
54
Annonce des gagnants
2 personnes
55
Remettre les prix
2 personnes
56
Présenter la clôture
57
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Enrouler les câbles
2 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Nettoyer les espaces
3 personnes
65
Rassembler les objets trouvés
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Stocker les restes
2 personnes
68
Remercier les participants
69
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table du juryqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 20
Rallongesqté 20
Câbles HDMIqté 5
Adaptateurs USB-Cqté 8
Stations de rechargeqté 4
Points d’accès Wifiqté 3
Switches réseauqté 3
Câbles réseauqté 30
Tableaux blancsqté 6
Marqueursqté 30
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 75
Petits bolsqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 75
Fourchettesqté 75
Cuillèresqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 5
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Étiquettes nominativesqté 80
Badgesqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Bannières en tissuqté 4
Trophéesqté 3
Certificatsqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les salles au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévois séparément l’espace de travail, la table d’inscription, la table du jury et une zone traiteur.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant le hackathon pour répartir les équipes, les mentors et les besoins alimentaires. Envoie ensuite le programme final aux participants au moins 5 jours avant.
Teste le Wi-Fi, les points d’accès, les switches et les câbles réseau dans les conditions réelles 3 à 5 jours avant. Vérifie aussi chaque projecteur, microphone, câble HDMI, adaptateur USB-C et multiprise.
Prépare les packs participants et imprime la liste d’inscription la veille. Compte une table d’inscription, des chaises et un espace de rangement clairement identifiés dès l’ouverture du lieu.
Commande les repas et les boissons dès que les inscriptions sont stabilisées, puis vérifie les livraisons le jour précédent. Pour une journée complète, prévois au minimum deux pauses et une solution de café disponible dès l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les jurés, commander le matériel et ouvrir les inscriptions. Avec un lieu et une équipe déjà disponibles, 3 à 4 semaines peuvent suffire, mais la marge sera faible pour les livraisons et les tests réseau.
Quand faut-il lancer les inscriptions à un hackathon ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant l’événement et fixe une date de clôture 10 à 14 jours avant. Ce délai permet de traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et répartir les équipes et les mentors.
Comment préparer le réseau pour un hackathon ?: Effectue un test complet 3 à 5 jours avant avec le nombre prévu d’ordinateurs et de connexions simultanées. Identifie les zones faibles, prépare les points d’accès, switches, câbles réseau et solutions de secours avant l’arrivée des participants.
Que faut-il installer le matin d’un hackathon ?: Arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour ouvrir le lieu, répartir les espaces, installer les tables et chaises, puis mettre en place l’enregistrement et le traiteur. Garde 30 minutes supplémentaires pour tester les écrans, le son, les prises et les présentations.

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