Cómo organizar un hackathon sin perder el control
Un hackathon necesita más que una sala, portátiles y una buena idea. Empieza fijando la fecha, el programa y los espacios; después abre las inscripciones y reúne los datos que condicionan la logística. La red, la asignación de equipos, los mentores, el jurado y las entregas deben quedar cerrados antes del día del evento. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar los fallos que suelen aparecer cuando ya han llegado los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el recinto y las salas
2 personas
- 3
Redactar el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Asignar equipos y mentores
2 personas
- 8
Confirmar al jurado
- 9
Pedir el catering
- 10
Inventariar los suministros
2 personas
- 11
Pedir premios y certificados
- 12
Probar el wifi y la red
2 personas
- 13
Crear la presentación y el formulario del jurado
2 personas
- 14
Enviar el programa a los participantes
- 15
Comprobar las entregas
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Cargar el equipo técnico
- 18
Imprimir la lista de registro
- 19
Preparar los kits de participantes
3 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Distribuir las áreas de trabajo
3 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 25
Montar la mesa de catering
2 personas
- 26
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
- 27
Probar los micrófonos
2 personas
- 28
Comprobar la iluminación
- 29
Colgar señalización
2 personas
- 30
Preparar la presentación de bienvenida
- 31
Preparar aperitivos
3 personas
- 32
Preparar el almuerzo
3 personas
- 33
Montar la sala del jurado
2 personas
Evento
- 34
Abrir el registro
3 personas
- 35
Entregar las acreditaciones a los participantes
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Presentar la apertura
2 personas
- 38
Anunciar los equipos
- 39
Explicar las normas del hackathon
- 40
Asignar puestos de trabajo
2 personas
- 41
Instruir a los mentores
2 personas
- 42
Servir aperitivos
2 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Ofrecer asistencia técnica
2 personas
- 45
Guiar las preguntas del mentor
4 personas
- 46
Tomar fotos del progreso
- 47
Servir la cena
3 personas
- 48
Reponer café y té
2 personas
- 49
Hacer un anuncio intermedio
- 50
Recibir presentaciones
2 personas
- 51
Preparar el espacio de presentación
2 personas
- 52
Acompañar las finales
3 personas
- 53
Recoger los formularios del jurado
- 54
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 55
Entregar premios
2 personas
- 56
Presentar el cierre
- 57
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Enrollar cables
2 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Limpiar espacios
3 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 68
Agradecer a los participantes
- 69
Compartir fotos y resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa del juradocant. 2
- Taburetescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Regletascant. 20
- Cables alargadorescant. 20
- Cables HDMIcant. 5
- Adaptadores USB-Ccant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Puntos de acceso wificant. 3
- Switches de redcant. 3
- Cables de redcant. 30
- Pizarras blancascant. 6
- Rotuladorescant. 30
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Platoscant. 75
- Cuencoscant. 70
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Cuchilloscant. 75
- Tenedorescant. 75
- Cucharascant. 75
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 5
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
Decoración
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Badgescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Mantelescant. 14
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Banners de telacant. 4
- Troféos de premiocant. 3
- Certificadoscant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir el formulario de inscripción. Así puedes informar desde el principio de los horarios, el espacio disponible y la distribución de las áreas de trabajo.
- Incluye en la inscripción las preferencias dietéticas y cualquier dato necesario para formar equipos. Haz el reparto de equipos y mentores al menos 3 días antes y envía el programa actualizado a los participantes.
- No dejes la red para el último momento: prueba el wifi, los puntos de acceso, los switches y los cables con varios portátiles como mínimo 48 horas antes. Comprueba también los adaptadores, cables HDMI, regletas y estaciones de carga.
- Confirma el jurado y prepara con antelación la presentación y el formulario de evaluación. Define cómo se reciben las entregas y revisa cada proyecto antes de las presentaciones para evitar archivos que faltan o enlaces que no funcionan.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y enfría las bebidas el día anterior. El día del hackathon, abre el recinto con tiempo para colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar la mesa de catering antes de la llegada del primer participante.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el recinto y las salas al principio, abre las inscripciones después y deja cerrados los equipos, mentores, jurado y catering al menos 3 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el wifi de un hackathon?
- Haz una prueba completa como mínimo 48 horas antes, usando varios portátiles a la vez. Comprueba la cobertura, los puntos de acceso, los switches, los cables de red y la capacidad de carga de la red.
- ¿Cómo organizar los equipos de un hackathon?
- Recoge las preferencias y habilidades en el formulario de inscripción y asigna los equipos entre 3 y 7 días antes. Envía la composición, los mentores y el programa definitivo al menos 3 días antes del evento.
- ¿Cuándo se prepara el jurado y la entrega de proyectos?
- Confirma el jurado al menos 2 semanas antes y comparte los criterios de evaluación con suficiente antelación. Revisa las entregas el mismo día, antes de las presentaciones, y ten preparado un formulario para cada miembro del jurado.
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