Wie organisiert man einen Hackathon?
Ein Hackathon steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Programm und Räume fest, dann öffnest du die Anmeldung und planst Teams, Mentoren und Jury. Spätestens zwei Wochen vorher müssen Technik, WLAN, Catering und Präsentationsformat geklärt sein. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, geladene Geräte und ein Registrierungstresen, der ab der ersten Minute besetzt ist. Die Aufgaben- und Materiallisten auf dieser Seite helfen dir, nichts zwischen Planung und Durchführung zu verlieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teams und Mentoren einteilen
2 Personen
- 8
Jurymitglieder bestätigen
- 9
Catering bestellen
- 10
Bedarf erfassen
2 Personen
- 11
Preise und Zertifikate bestellen
- 12
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
- 13
Präsentation und Juryformular erstellen
2 Personen
- 14
Programm an Teilnehmer senden
- 15
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Technik aufladen
- 18
Registrierungsliste drucken
- 19
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Arbeitsbereiche einteilen
3 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 25
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 26
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
- 27
Mikrofone testen
2 Personen
- 28
Beleuchtung kontrollieren
- 29
Wegweiser anbringen
2 Personen
- 30
Willkommenspräsentation vorbereiten
- 31
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 32
Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 33
Juryraum einrichten
2 Personen
Event
- 34
Registrierung öffnen
3 Personen
- 35
Teilnehmern Badges geben
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Eröffnung präsentieren
2 Personen
- 38
Teams bekannt geben
- 39
Hackathonregeln erläutern
- 40
Arbeitsplätze zuweisen
2 Personen
- 41
Mentoren instruieren
2 Personen
- 42
Snacks servieren
2 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Technische Hilfe leisten
2 Personen
- 45
Mentorenfragen begleiten
4 Personen
- 46
Fortschrittsfotos machen
- 47
Abendessen servieren
3 Personen
- 48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 49
Zwischenankündigung machen
- 50
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
- 51
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
- 52
Finalen betreuen
3 Personen
- 53
Juryformulare einsammeln
- 54
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 55
Preise überreichen
2 Personen
- 56
Abschluss präsentieren
- 57
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Kabel aufrollen
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Räume reinigen
3 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 68
Teilnehmer verabschieden
- 69
Fotos und Ergebnisse teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- JurytischAnz. 2
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- SteckdosenleistenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- HDMI-KabelAnz. 5
- USB-C-AdapterAnz. 8
- LadestationenAnz. 4
- WLAN-Access PointsAnz. 3
- Netzwerk-SwitchesAnz. 3
- NetzwerkkabelAnz. 30
- WhiteboardsAnz. 6
- StifteAnz. 30
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 75
- SchälchenAnz. 70
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- MesserAnz. 75
- GabelnAnz. 75
- LöffelAnz. 75
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 5
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 80
- AusweiseAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- TischdeckenAnz. 14
- WegweiserAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- StoffbannerAnz. 4
- PreistrophäenAnz. 3
- ZertifikateAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Anmeldung früh genug: Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor dem Termin und erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher, damit das Catering angepasst werden kann.
- Teste WLAN und Netzwerk nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Access Points, Switches, Netzwerkkabel und die tatsächliche Belastung mindestens drei Tage vorher; halte zusätzlich Verlängerungskabel und Steckdosenleisten bereit.
- Bestätige Mentoren und Jurymitglieder spätestens zwei Wochen vor dem Hackathon. Verschicke dann Programm, Bewertungsformular und Präsentationsregeln gesammelt, damit am Ende niemand nach dem Ablauf fragen muss.
- Bereite die Räume nach Nutzung vor: Arbeitsbereiche, Jurytisch, Registrierungstresen und Cateringtisch sollten am Vorabend oder mindestens 90 Minuten vor Beginn stehen. So bleibt Zeit, Projektoren, Mikrofone und HDMI- oder USB-C-Adapter zu testen.
- Kühle Getränke und stelle Teilnehmerpakete, Registrierungsliste und Zertifikate vor dem Einlass bereit. Lade Laptops, Powerbanks und andere Technik am Vorabend vollständig auf und plane eine Ladestation pro Arbeitsbereich ein.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Hackathon organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumplanung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldeformular bereitstehen; Technik- und Cateringdetails werden spätestens zwei Wochen vorher festgezurrt.
- Wie viele Mentoren braucht ein Hackathon?
- Plane je nach Gruppengröße ungefähr eine Mentorin oder einen Mentor pro vier bis sechs Teams. Bestätige das Team spätestens zwei Wochen vorher und teile die Zuständigkeiten vor dem Start schriftlich mit.
- Wann sollte man das WLAN für einen Hackathon testen?
- Führe den Belastungstest mindestens drei Tage vor dem Hackathon durch, möglichst mit mehreren gleichzeitig verbundenen Laptops. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass die Verbindung in allen Arbeitsbereichen.
- Wie viel Catering braucht man für einen Hackathon?
- Plane pro Person mindestens eine Mahlzeit, zwei bis drei Getränke im ersten Veranstaltungsabschnitt und zusätzlich Kaffee oder Tee über den Tag. Die endgültige Bestellung sollte sieben Tage vorher anhand der Anmeldungen und erfassten Ernährungswünsche erfolgen.
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