Organiser un forum de l’emploi sans rien oublier

Un forum de l’emploi se prépare comme un parcours : d’abord les employeurs et les offres, puis les inscriptions, l’aménagement et enfin l’accueil. Commencez par fixer la date et le lieu avant d’inviter les recruteurs. Prévoyez ensuite un suivi précis des participants, des badges et des emplacements de stand. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, tester la présentation, organiser le buffet et briefer l’équipe d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les employeurs et les recruteurs
2 personnes
3
Collecter les offres d’emploi et les profils d’entreprise
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Attribuer les emplacements
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Passer la commande traiteur
10
Envoyer les infos de parking
11
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
12
Créer les badges et les cartes de stand
2 personnes
13
Récupérer le catering
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Récupérer les clés du lieu
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Monter les stands des employeurs
4 personnes
18
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
19
Monter le buffet traiteur
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Installer la signalétique
2 personnes
23
Tester la technique de présentation
2 personnes
24
Vérifier les stands des employeurs
2 personnes
25
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

26
Accueillir les employeurs
3 personnes
27
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
28
Distribuer les badges
2 personnes
29
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
30
Ravitaillement en matériel d’information
2 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
35
Enregistrer les objets trouvés
36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Démonter les stands des employeurs
4 personnes
38
Ranger le service traiteur
3 personnes
39
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
40
Collecter et trier les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Retourner les matériels
2 personnes
44
Remettre les objets trouvés
45
Envoyer un message de remerciement
46
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de standqté 30
Chaisesqté 90
Portant de vestiaireqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Microphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Bannières du forum de l'emploiqté 4
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 32

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer la moindre invitation : les employeurs ont besoin d’informations concrètes sur les horaires, l’accès et l’espace disponible.
Ouvrez les inscriptions dès que les employeurs sont confirmés et traitez-les au fil de l’eau. Cela vous laisse le temps d’attribuer les emplacements et de relancer les inscrits dont le profil est incomplet.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis passez la commande traiteur après la clôture ou lorsque le nombre de participants est suffisamment stable. Gardez une marge pour les inscriptions tardives.
Préparez les badges, les cartes de stand, le programme et le plan avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les visiteurs et les recruteurs égarent facilement leur badge ou leur document.
Réservez le montage pour une séquence dédiée : tables et chaises, stands, accueil, signalétique, buffet et boissons. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les rallonges avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, dès que le lieu et la date sont disponibles. Les invitations aux employeurs, la collecte des offres et l’ouverture des inscriptions doivent précéder l’installation d’au moins quelques jours.
Comment organiser les stands d’un forum de l’emploi ?: Attribuez les emplacements après avoir confirmé les employeurs et leurs besoins. Préparez une carte de stand pour chacun, puis installez les tables, les chaises, les panneaux et les badges avant le briefing de l’accueil.
Quand commander le traiteur pour un forum de l’emploi ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et passez la commande lorsque l’effectif est stabilisé. Vérifiez le nombre final au plus tard quelques jours avant l’événement pour ajuster les quantités.
Que vérifier le matin d’un forum de l’emploi ?: Contrôlez les stands, les badges, le programme, le plan, la signalétique et le comptoir d’inscription. Testez aussi la présentation et le microphone, puis prévoyez au moins un briefing de l’équipe avant l’ouverture.

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