Cómo organizar una feria de empleo sin perder el control

Una feria de empleo se organiza en dos líneas paralelas: atraer empresas y visitantes, y preparar un espacio que funcione durante horas. Empieza cerrando fecha y lugar, confirma los perfiles profesionales y abre pronto las inscripciones. Después asigna los puestos, prepara la información para asistentes y empleadores y deja la jornada operativa con tiempo suficiente. Los fallos más habituales aparecen al final: acreditaciones sin imprimir, cables sin comprobar, bebidas sin enfriar o un equipo de recepción sin instrucciones claras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Invitar a empleadores y reclutadores
2 personas
3
Recopilar vacantes y perfiles de empresa
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Realizar el pedido de catering
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Imprimir el programa y el mapa
2 personas
12
Hacer acreditaciones y carteles de mesa
2 personas
13
Recoger el catering
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Recoger las llaves del recinto
16
Montar mesas y sillas
4 personas
17
Montar los stands de empleadores
4 personas
18
Montar el mostrador de registro
2 personas
19
Montar el bufé de catering
3 personas
20
Enfriar las bebidas
2 personas
21
Preparar café y té
2 personas
22
Colgar señalización
2 personas
23
Probar la técnica de presentación
2 personas
24
Comprobar los stands de los empleadores
2 personas
25
Dar briefing al equipo de recepción

Evento

26
Recibir a los empleadores
3 personas
27
Registrar a los visitantes
3 personas
28
Repartir acreditaciones
2 personas
29
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
30
Reponer el material informativo
2 personas
31
Servir café y té
2 personas
32
Servir aperitivos
3 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
35
Registrar objetos perdidos
36
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

37
Desmontar los stands de empleadores
4 personas
38
Recoger el catering
3 personas
39
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
40
Recoger y separar la basura
3 personas
41
Lavar la vajilla
2 personas
42
Limpiar el lugar
3 personas
43
Devolver los materiales
2 personas
44
Entregar los objetos perdidos
45
Enviar mensaje de agradecimiento
46
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas altascant. 30
Sillascant. 90
Burra de camerinocant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Impresora
Impresora de etiquetas
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 8
Micrófono de mano

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzascant. 6

Decoración

Banderolas de la feria de empleocant. 4
Carteles de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 200
Portabadgescant. 200
Mantelescant. 32

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a empleadores: necesitas saber cuántos puestos caben y qué tipo de mesas, sillas y conexiones estarán disponibles. Deja al menos 4 semanas para confirmar empresas y recopilar sus vacantes y perfiles.
Abre el formulario de inscripción en cuanto tengas el programa básico. Pide nombre, correo, perfil profesional y necesidades de accesibilidad; cierra la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes para preparar acreditaciones, tarjetas de nombre y posibles cambios.
Asigna los espacios de los puestos cuando ya conozcas el número definitivo de empleadores. Imprime un mapa y carteles de mesa, y prepara señalización desde la entrada hasta el registro: los visitantes no deberían tener que preguntar dónde empieza el recorrido.
Haz el pedido de catering después de recoger las preferencias dietéticas, idealmente 7 días antes. Para la parte operativa, calcula también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, termos y neveras portátiles; el café y las bebidas suelen quedarse sin servicio antes que la comida.
Reserva al menos 90 minutos para el montaje y 30 minutos para las pruebas finales. Comprueba proyector, pantalla, micrófono, portátiles, cables, regletas y canaletas, y reúne al equipo de recepción 20 minutos antes de abrir para explicar inscripciones, acreditaciones y consultas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar empleadores, recopilar vacantes, abrir inscripciones, asignar puestos y encargar el catering sin depender de cambios de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una feria de empleo?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes imprimir acreditaciones, preparar el mapa y ajustar las cantidades de catering, aunque conviene dejar un pequeño margen para altas en el registro.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de empleo?: Calcula al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, puestos de empleadores, registro, buffet y señalización. Añade 30 minutos antes de la apertura para probar la presentación, el micrófono y todas las conexiones.
¿Qué catering hace falta para una feria de empleo?: Encarga el catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas, con el pedido cerrado unos 7 días antes. Prepara además café, té, bebidas frías y el servicio completo: tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, pinzas y termos.

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