Eine Jobmesse strukturiert organisieren
Bei einer Jobmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob Arbeitgeber und Besucher schnell Orientierung finden. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre dann Aussteller, Anmeldungen und Standplätze. Danach folgen Catering, Lageplan, Technik und Beschilderung. Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag: Registrierung, Arbeitgeberstände, Präsentationstechnik und Empfang müssen vor dem Einlass getestet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Arbeitgeber und Recruiter einladen
2 Personen
- 3
Stellenanzeigen und Unternehmensprofile sammeln
2 Personen
- 4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Cateringbestellung aufgeben
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
- 12
Namensschilder und Tischkarten erstellen
2 Personen
- 13
Catering abholen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Standortschlüssel abholen
- 16
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 17
Arbeitgeberstände aufbauen
4 Personen
- 18
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 19
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 22
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 23
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 24
Stände der Arbeitgeber kontrollieren
2 Personen
- 25
Briefing für das Empfangsteam geben
Event
- 26
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
- 27
Besucher registrieren
3 Personen
- 28
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 29
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 30
Informationsmaterial auffüllen
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Snacks servieren
3 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
- 35
Fundgegenstände registrieren
- 36
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Arbeitgeberstände abbauen
4 Personen
- 38
Catering aufräumen
3 Personen
- 39
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 40
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Location reinigen
3 Personen
- 43
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Fundsachen übergeben
- 45
Dankesnachricht versenden
- 46
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 2
- StehtischeAnz. 30
- StühleAnz. 90
- Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Drucker
- Etikettendrucker
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 8
- Handmikrofon
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ZangenAnz. 6
Dekoration
- Karrieremesse-BannerAnz. 4
- StandbeschilderungAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 200
- BadgehalterAnz. 200
- TischdeckenAnz. 32
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lade Arbeitgeber und Recruiter frühzeitig ein und fordere Stellenanzeigen sowie Unternehmensprofile mit einer festen Abgabefrist an. So kannst du Standplätze und den Lageplan rechtzeitig erstellen.
- Öffne das Anmeldeformular für Besucher mindestens zwei bis drei Wochen vor der Jobmesse. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke Parkinformationen spätestens drei Tage vorher.
- Plane die Standvergabe erst, wenn die wichtigsten Arbeitgeber zugesagt haben. Markiere Standnummern, Wegweiser und die Registrierung auf dem gedruckten Lageplan, damit Besucher nicht am Eingang suchen müssen.
- Teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Laptops und Drucker am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Kabeln. Lege Verlängerungskabel und Kabelkanäle nicht erst während des Einlasses aus.
- Richte Registrierung, Garderobe, Catering und Getränke vor dem Besucherstart ein. Bringe Namensschilder und Badgehalter in eine klare Reihenfolge und gib dem Empfangsteam ein kurzes Briefing zu Anmeldung, Standplan und häufigen Fragen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und der Einladung der Arbeitgeber. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standplätze und Cateringdaten weitgehend feststehen.
- Wann sollte man Arbeitgeber zu einer Jobmesse einladen?
- Versende die Einladungen etwa sechs Wochen vor der Messe und setze eine Rückmeldefrist von sieben bis zehn Tagen. Bitte zugesagte Arbeitgeber direkt um Stellenanzeigen und Unternehmensprofile für den Lageplan und die Besucherinformationen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Jobmesse?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Bei Kaffee und Tee solltest du zusätzlich mit zwei bis drei Tassen pro Besucher rechnen.
- Was muss am Tag vor einer Jobmesse geprüft werden?
- Kontrolliere am Vortag die Standaufteilung, Beschilderung, Registrierung, Technik und das Druckmaterial. Ein kompletter Test von Beamer, Mikrofon, Präsentation und Druckern sollte mindestens zwei Stunden vor dem Einlass wiederholt werden.
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