Organiser un forum de l’emploi, étape par étape

Un forum de l’emploi se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et des entreprises confirmées. Ensuite, il faut structurer les inscriptions, recueillir les informations de chaque exposant et construire un plan de salon lisible. La communication attire les visiteurs, mais les détails opérationnels font la différence le jour J : badges, listes imprimées, branchements, stationnement et horaires. Voici l’ordre de préparation qui évite les oublis les plus fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Collecter les informations de l’entreprise
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les exposants
11
Créer le plan du salon
2 personnes
12
Attribuer les numéros de stand
13
Réserver le mobilier
14
Commander le catering
15
Recenser les besoins techniques
16
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
17
Rassembler les intervenants et les présentations
18
Publier les informations de stationnement
19
Envoyer un rappel aux visiteurs
20
Envoyer un rappel aux exposants
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les listes de visiteurs
23
Imprimer les listes des exposants
24
Composer les dossiers d’information
2 personnes
25
Vérifier le matériel promotionnel
26
Vérifier la commande traiteur
27
Rassembler le matériel
2 personnes
28
Recharger les ordinateurs portables et les tablettes
29
Faire les courses
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Recevoir les livraisons
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Marquer les emplacements
2 personnes
34
Installer les panneaux de stand
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
37
Aménager le vestiaire
2 personnes
38
Brancher la technique
2 personnes
39
Tester les présentations
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
45
Préparer la présentation d'ouverture
2 personnes
46
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Tenir le stand d’information
2 personnes
49
Gérer le vestiaire
2 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Animer les présentations
2 personnes
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les installations sanitaires
58
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
59
Installer l’apéritif du soir
3 personnes
60
Servir l’apéritif du soir
3 personnes
61
Accompagner le départ des exposants
2 personnes
62
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

63
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Éteindre la technique
2 personnes
66
Refroidir le catering restant
2 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants
75
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs
76
Archiver les données d’inscription
77
Vérifier et traiter les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 12
Chaisesqté 180
Comptoir d'inscriptionqté 2
Bureau d’information
Portantsqté 4
Tabouretsqté 24
Nappesqté 36
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Imprimante
Terminaux de paiementqté 2
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 24
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220
Bannières de comptoirqté 3
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Pancartes de tableqté 36
Pâte adhésiveqté 6
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Caisses réfrigéréesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balances de cuisineqté 2
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations. Prévoyez assez d’espace pour les stands, les files à l’inscription, les tables visiteurs et les passages entre les exposants.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et demandez dès le formulaire les coordonnées de l’entreprise, ses besoins techniques et ses besoins alimentaires. Ces informations servent directement au plan du salon et au traiteur.
Attribuez les numéros de stand seulement après avoir confirmé les exposants. Envoyez ensuite un plan avec les horaires, l’accès, le stationnement et l’emplacement du bureau d’information.
Testez le matériel au moins la veille : ordinateurs portables, tablettes, vidéoprojecteur, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Prévoyez des chargeurs et une solution de secours pour les présentations.
Préparez les badges, les listes de visiteurs et d’exposants, ainsi que les dossiers d’information avant le jour J. Envoyez un rappel séparé aux visiteurs et aux exposants quelques jours avant, avec l’heure d’arrivée et les informations de stationnement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum de l’emploi ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, contacter les entreprises, ouvrir les inscriptions et organiser la communication. Comptez davantage si le nombre d’exposants ou les besoins techniques sont importants.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un forum de l’emploi ?: Essayez de figer la liste des exposants 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les stands, d’imprimer les listes et d’adapter le mobilier, le catering et le matériel.
Quand envoyer les rappels aux visiteurs et aux exposants ?: Envoyez un premier rappel 7 jours avant, puis un rappel pratique 24 à 48 heures avant. Indiquez dans les deux messages les horaires, l’adresse, le stationnement et les consignes d’arrivée.
Quel matériel prévoir pour un forum de l’emploi ?: Prévoyez au minimum le mobilier des stands, un comptoir d’inscription, des chaises, un bureau d’information et les équipements nécessaires aux présentations. Vérifiez chaque besoin au moins 48 heures avant et testez les branchements la veille.

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