Cómo organizar una feria de empleo sin perder detalles

Una feria de empleo empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero confirma la fecha y el lugar, reúne a las empresas participantes y abre las inscripciones; después puedes cerrar el plano, el programa y las necesidades técnicas. La coordinación entre expositores y visitantes evita colas, stands vacíos y presentaciones sin equipo. Este plan te ayuda a seguir la secuencia correcta y a detectar lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Contactar con las empresas participantes
2 personas
3
Publicar el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar promoción en redes sociales
6
Distribuir carteles
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recopilar datos de la empresa
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Fijar los soportes de los puestos
11
Crear el plano de la feria
2 personas
12
Asignar números de stand
13
Hacer reservas de mobiliario
14
Pedir el catering
15
Recopilar los requisitos técnicos
16
Definir el programa y los horarios
2 personas
17
Recopilar ponentes y presentaciones
18
Publicar información de estacionamiento
19
Enviar recordatorio a los visitantes
20
Enviar recordatorio a los expositores
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir listas de visitantes
23
Imprimir listas de expositores
24
Preparar los paquetes informativos
2 personas
25
Comprobar el material promocional
26
Revisar el pedido de catering
27
Reunir los materiales
2 personas
28
Cargar laptops y tablets
29
Hacer la compra
2 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Recibir las entregas
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
34
Colocar carteles de stand
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Montar el mostrador de información
2 personas
37
Montar el guardarropa
2 personas
38
Conectar la técnica
2 personas
39
Probar presentaciones
2 personas
40
Montar el punto de café
2 personas
41
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
45
Preparar la presentación de apertura
2 personas
46
Atender la mesa de registro
3 personas
47
Recibir a los visitantes
3 personas
48
Atender el mostrador de información
2 personas
49
Gestionar el guardarropa
2 personas
50
Dar el discurso de apertura
51
Coordinar presentaciones
2 personas
52
Apoyar a los expositores
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar las instalaciones sanitarias
58
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
59
Preparar el cóctel de la tarde
3 personas
60
Servir la bebida de la tarde
3 personas
61
Guiar la despedida de los expositores
2 personas
62
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

63
Reunir materiales del stand
4 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Apagar la técnica
2 personas
66
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
67
Lavar la vajilla
2 personas
68
Clasificar y retirar residuos
2 personas
69
Limpiar el lugar
3 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Recoger objetos perdidos
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Devolver el equipo prestado
2 personas
74
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores
75
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
76
Archivar datos de inscripción
77
Revisar y procesar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 180
Mostrador de registrocant. 2
Mostrador de información
Percheroscant. 4
Taburetescant. 24
Mantelescant. 36
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Impresora
Datáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 18
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Carteles de standcant. 24
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 12
Tarjetas de nombrecant. 220
Portabadgescant. 220
Banners del mostradorcant. 3
Plantascant. 12
Banderascant. 8
Carteles de mesacant. 36
Masilla adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Rollos de cuerdacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Básculas de cocinacant. 2
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la participación de las empresas antes de asignar los stands. Recopila de cada una el nombre que debe aparecer, sus necesidades técnicas y el material promocional que llevará.
Define el plano cuando ya conozcas el número de expositores. Reserva pasillos despejados, coloca el registro y la información en puntos visibles y asigna un número único a cada stand.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recopilar datos de visitantes y preferencias dietéticas. Usa esa información para preparar las tarjetas de nombre, las listas y el catering.
Prueba la parte técnica antes de la apertura: portátiles, tablets, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables, regletas y cargadores. Una prueba completa el día anterior permite sustituir lo que falte sin público delante.
Envía dos recordatorios separados, uno a visitantes y otro a expositores. Incluye horarios, estacionamiento, ubicación del registro y cualquier indicación sobre montaje o presentaciones; el último aviso debe salir al menos 24 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha y el lugar, contacta con las empresas y deja las últimas 2 semanas para cerrar el plano, imprimir materiales y comprobar los equipos.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?: Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento. Mantén las inscripciones abiertas al menos 2 semanas para reunir datos completos y enviar después la información logística.
¿Cuándo se debe cerrar el plano de los stands?: Ciérralo entre 7 y 10 días antes, cuando las empresas participantes estén confirmadas. Así todavía tendrás tiempo para ajustar el mobiliario, imprimir los números y comunicar cualquier cambio.
¿Cuándo hay que enviar los recordatorios a visitantes y expositores?: Envía un primer recordatorio entre 5 y 7 días antes y otro entre 24 y 48 horas antes. Incluye horarios, estacionamiento, ubicación del registro y las instrucciones específicas para cada grupo.

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