Eine Jobmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jobmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Bestätige zuerst Termin und Ort, gewinne Unternehmen und veröffentliche dann die Anmeldung. Danach folgen Messeplan, Standnummern, Technik, Catering und Besucherkommunikation. Plane außerdem Zeit für Firmendaten, Ernährungswünsche und Präsentationen ein – diese Angaben fehlen häufig noch wenige Tage vor der Messe. Die Checkliste mit 77 Aufgaben und 69 benötigten Gegenständen hilft dir, nichts zwischen Anmeldung und Abbau zu übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
3
Anmeldeformular veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung in sozialen Medien posten
6
Poster verteilen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Firmendaten sammeln
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Standbetreiber bestätigen
11
Messeplan erstellen
2 Personen
12
Standnummern zuweisen
13
Möbelreservierungen vornehmen
14
Catering bestellen
15
Technische Anforderungen erfassen
16
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
17
Referenten und Präsentationen zusammentragen
18
Parkinformationen veröffentlichen
19
Erinnerung an Besucher senden
20
Erinnerung an Aussteller senden
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Besucherlisten drucken
23
Ausstellerlisten drucken
24
Infopakete zusammenstellen
2 Personen
25
Werbematerial prüfen
26
Cateringbestellung prüfen
27
Materialien zusammenstellen
2 Personen
28
Laptops und Tablets aufladen
29
Einkaufen gehen
2 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Lieferungen annehmen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Standplätze markieren
2 Personen
34
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
36
Infostand einrichten
2 Personen
37
Garderobe einrichten
2 Personen
38
Technik anschließen
2 Personen
39
Präsentationen testen
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
45
Eröffnungspräsentation vorbereiten
2 Personen
46
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
47
Besucher empfangen
3 Personen
48
Infostand besetzen
2 Personen
49
Garderobe verwalten
2 Personen
50
Eröffnungsrede halten
51
Präsentationen betreuen
2 Personen
52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks auffüllen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Sanitäre Anlagen kontrollieren
58
Besucherströme lenken
2 Personen
59
Abend-Getränkerunde vorbereiten
3 Personen
60
Abendgetränk servieren
3 Personen
61
Abschied von Standbetreibern begleiten
2 Personen
62
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Standmaterial sammeln
4 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Technik ausschalten
2 Personen
66
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
69
Location reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Fundsachen sammeln
72
Materialien zurückbringen
2 Personen
73
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Dankesmail an Aussteller senden
75
Nachfassmail an Besucher senden
76
Anmeldedaten archivieren
77
Rechnungen prüfen und verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 24
BesuchertischeAnz. 12
StühleAnz. 180
RegistrierungsthekeAnz. 2
Infostand
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 24
TischdeckenAnz. 36
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadegeräteAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
Drucker
KartenlesegeräteAnz. 2
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 24
Willkommensschild
Wegweiser-SchilderAnz. 12
NamensschilderAnz. 220
BadgehalterAnz. 220
ThekenbannerAnz. 3
PflanzenAnz. 12
FahnenAnz. 8
TischschilderAnz. 36
KlebestiftAnz. 6
ScherenAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
SeilrollenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlkistenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort fest, bevor du Unternehmen anschreibst. Versende die erste Einladung möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Jobmesse, damit Aussteller ihre Teilnahme und ihren Standbedarf rechtzeitig bestätigen können.
Schließe die Ausstellerdaten spätestens 3 Wochen vor dem Termin ab. Du brauchst vollständige Firmennamen, Ansprechpartner, Logo- oder Präsentationsmaterial sowie technische Anforderungen, bevor du Messeplan und Standnummern zuteilst.
Plane die Besucheranmeldung mit Namensschildern und gedruckten Listen. Teste Laptops, Tablets, Drucker und Kartenlesegeräte mindestens 2 Tage vorher und halte Ladegeräte sowie Verlängerungskabel am Registrierungstresen bereit.
Bestelle Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist, aber mindestens 7 Tage vor der Messe. Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche und kalkuliere Getränke getrennt für Aussteller, Vortragende und Besucher.
Schicke zwei Erinnerungen: eine an Aussteller 7 Tage vorher mit Standnummer, Aufbauzeit und Technikhinweisen, eine an Besucher 1 bis 2 Tage vorher mit Programm, Parkinformationen und Beginn. So kommen weniger Rückfragen am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jobmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Die ersten Wochen brauchst du für Ort, Unternehmen und Anmeldung; in den letzten 3 Wochen werden Messeplan, Technik, Catering und Unterlagen verbindlich.
Wie viele Aussteller braucht eine Jobmesse?: Das hängt von Raum und Zielgruppe ab, aber plane pro Unternehmen einen eigenen Stand und ausreichend Laufweg ein. Erstelle den Messeplan, sobald die Anmeldungen verbindlich sind, spätestens 3 Wochen vor dem Termin.
Wann sollte man die Ausstellerdaten für eine Jobmesse abfragen?: Fordere Firmendaten und technische Anforderungen direkt mit der Anmeldung an. Prüfe die Angaben 3 Wochen vor der Messe und hake spätestens 10 Tage vorher bei fehlenden Informationen nach.
Was muss man eine Woche vor der Jobmesse erledigen?: Bestelle dann das Catering, prüfe Werbematerial und Infopakete und verschicke die Ausstellererinnerung. Kontrolliere außerdem, ob Standnummern, Präsentationen, Parkinformationen und Ernährungswünsche vollständig erfasst sind.

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