Organiser un food tour : la méthode, étape par étape

Un food tour se prépare d’abord comme un itinéraire, puis comme une suite de réservations et de dégustations. Commence par choisir le concept, le nombre d’étapes et le rythme de marche avant d’inviter qui que ce soit. Réserve ensuite chaque lieu, recueille les besoins alimentaires et teste le parcours à pied. Les derniers préparatifs portent sur les confirmations, les cartes, les glacières et l’accueil du groupe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept du food tour et l’itinéraire
2 personnes
2
Créer la liste des participants
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le premier lieu de repas
7
Réserver le deuxième lieu de restauration
8
Réserver le troisième lieu de restauration
9
Réserver le quatrième lieu de restauration
10
Coordonner les dégustations et les options de régime
2 personnes
11
Reconnaître l’itinéraire de randonnée
2 personnes
12
Déterminer un itinéraire alternatif
13
Envoyer les informations pratiques aux participants
14
Confirmer définitivement les inscriptions
15
Communiquer le nombre de dégustations
16
Reconduire les réservations
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Imprimer les cartes d’itinéraire et les cartes du programme
19
Préparer les badges nominatifs
20
Préparer les packs participants
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Mettre en place les boissons et les snacks
2 personnes
24
Installer le point de départ et la table d’accueil
2 personnes
25
Mettre les cartes d'itinéraire dans l'ordre
26
Informer les lieux de restauration de l’arrivée

Événement

27
Accueillir les participants
3 personnes
28
Enregistrer la présence
2 personnes
29
Distribuer les badges
30
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
31
Animer la première dégustation
2 personnes
32
Accompagner le groupe vers le deuxième lieu
2 personnes
33
Animer la deuxième dégustation
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Accompagner le groupe vers le troisième lieu
2 personnes
36
Animer la troisième dégustation
2 personnes
37
Vérifier les options diététiques
2 personnes
38
Accompagner le groupe vers le quatrième lieu
2 personnes
39
Encadrer la quatrième dégustation
2 personnes
40
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
41
Vérifier et payer les factures
42
Guider les participants vers l’arrivée
2 personnes
43
Expliquer le départ et le retour

Suivi

44
Collecter les déchets et les emballages vides
2 personnes
45
Démonter la table d’accueil
2 personnes
46
Laver la vaisselle réutilisable
2 personnes
47
Nettoyer et sécher le matériel
2 personnes
48
Restituer le matériel emprunté
49
Collecter les frais et les reçus
50
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4
Table d’accueil

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 25
Couverts réutilisablesqté 25
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Couverts de serviceqté 4

Équipement

Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 4
Téléphonesqté 2
Enceinte portable

Éclairage

Lanternes LEDqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 25
Nappesqté 2
Flèches directionnellesqté 8
Panneau d’accueil

Fournitures de bureau

Cartes d'itinéraireqté 25
Cartes du programmeqté 25
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 12
Marqueurs indélébilesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre d’étapes avant les invitations : avec quatre lieux de restauration, prévois suffisamment de temps pour manger, marcher et gérer les éventuels retards entre chaque réservation.
Demande les allergies, intolérances et régimes alimentaires dès l’inscription, puis transmets le nombre définitif de dégustations à chaque lieu avant de reconfirmer les réservations.
Reconnais l’itinéraire à pied avant le jour J et prépare un parcours alternatif. Vérifie notamment les passages étroits, les temps de marche et les endroits où le groupe peut attendre sans gêner la circulation.
Envoie les informations pratiques plusieurs jours à l’avance : heure et adresse du départ, durée estimée, distance, chaussures conseillées, météo prévue et coordonnées de l’organisateur.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du groupe : cartes d’itinéraire classées dans l’ordre, cartes du programme, badges nominatifs, stylos, boissons et snacks. Charge aussi les téléphones et batteries externes, puis remplis les glacières avec des pains de glace.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un food tour ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver quatre lieux, traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et reconnaître l’itinéraire.
Combien d’étapes faut-il prévoir pour un food tour ?: Quatre étapes constituent un format pratique pour une demi-journée, à condition d’espacer les dégustations par des temps de marche. Adapte le nombre selon la distance et la taille du groupe.
Quand confirmer le nombre de participants aux restaurants ?: Arrête les inscriptions quelques jours avant le food tour, puis confirme le nombre définitif et les régimes alimentaires à chaque lieu au plus tard 48 heures avant.
Que faut-il envoyer aux participants avant un food tour ?: Envoie les informations pratiques au moins 3 jours à l’avance : point de départ, heure de rendez-vous, itinéraire, durée estimée, étapes prévues et consignes liées à la météo.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.