Eine Foodtour Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst vier feste Punkte fest: Start, Essensorte und Endpunkt. Laufe die gesamte Wanderroute vorher ab und plane zusätzlich eine alternative Strecke für schlechtes Wetter oder gesperrte Wege.
• Verschicke die Einladung mindestens vier Wochen vorher und frage dabei direkt nach Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährungsformen. Bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vor der Foodtour.
• Reserviere jeden Essensort mit Uhrzeit und erwarteter Personenzahl. Ruf alle Reservierungen zwei bis drei Tage vorher erneut an, besonders wenn mehrere Verkostungen oder Diätoptionen abgestimmt werden müssen.
• Schicke die praktischen Teilnehmerinformationen spätestens drei Tage vorher: Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Strecke, Anzahl der Verkostungen und Hinweise zu passenden Schuhen. Lege Routenpläne und Programmkarten zusätzlich gedruckt bereit.
• Bereite Empfangstisch, Namensschilder und Teilnehmerpakete vor dem Start vor. Fülle Kühlboxen mit Kühlelementen, prüfe die Wettervorhersage am Vortag und lade Telefone, Powerbanks und Lautsprecher vollständig auf.

Häufige Fragen

Wie viele Stationen braucht eine Foodtour?

Für eine Foodtour sind vier Essensorte ein gut planbarer Rahmen. Rechne pro Station mit etwa 30 bis 45 Minuten und plane zusätzlich 15 bis 20 Minuten Wegzeit zwischen den Orten ein.

Wie früh muss man die Lokale für eine Foodtour reservieren?

Reserviere die vier Essensorte möglichst vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Bestätige die Reservierungen zwei bis drei Tage vorher noch einmal mit der aktuellen Teilnehmerzahl und den vereinbarten Verkostungen.

Wann sollte ich die Teilnehmerzahl endgültig festlegen?

Setze einen Anmeldeschluss etwa eine Woche vor der Foodtour. Danach kannst du die Plätze, Verkostungsmengen und Ernährungsoptionen verbindlich an die Lokale weitergeben.

Was muss man Teilnehmern vor einer Foodtour mitteilen?

Sende spätestens drei Tage vorher Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Route, Anzahl der Verkostungen und Hinweise zu Allergien oder Ernährungswünschen. Informiere außerdem über die voraussichtliche Gehstrecke und eine mögliche Alternativroute.

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