Zo organiseer je een foodtour zonder gedoe onderweg

Een foodtour staat of valt met de volgorde: eerst leg je het concept en de route vast, daarna reserveer je vier eetlocaties en stem je de proeverijen af. Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding, zodat locaties tijd hebben voor alternatieven. Proef de wandelroute vooraf en houd een tweede route achter de hand. In de laatste week bevestig je aantallen en reserveringen opnieuw; op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, routekaarten en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Foodtourconcept en route vastleggen
2 personen
2
Deelnemerslijst aanmaken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Eerste eetlocatie reserveren
7
Tweede eetlocatie reserveren
8
Derde eetlocatie reserveren
9
Vierde eetlocatie reserveren
10
Proeverijen en dieetopties afstemmen
2 personen
11
Wandelroute proeflopen
2 personen
12
Alternatieve route bepalen
13
Praktische deelnemersinformatie sturen
14
Aanmeldingen definitief bevestigen
15
Aantal proeverijen doorgeven
16
Reserveringen opnieuw bevestigen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Routekaarten en programmakaarten printen
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
24
Startpunt en ontvangsttafel opbouwen
2 personen
25
Routekaarten op volgorde leggen
26
Eetlocaties over aankomst informeren

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
30
Programma en veiligheidsafspraken uitleggen
31
Eerste proeverij begeleiden
2 personen
32
Groep naar tweede locatie begeleiden
2 personen
33
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Groep naar derde locatie begeleiden
2 personen
36
Derde proeverij begeleiden
2 personen
37
Dieetopties controleren
2 personen
38
Groep naar vierde locatie begeleiden
2 personen
39
Vierde proeverij begeleiden
2 personen
40
Laatste drankronde serveren
2 personen
41
Rekeningen controleren en betalen
42
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
2 personen
43
Afscheid en terugreis uitleggen

Nazorg

44
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
45
Ontvangsttafel afbouwen
2 personen
46
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
47
Materialen schoonmaken en drogen
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
49
Onkosten en bonnen verzamelen
50
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 4
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 25
Herbruikbaar bestekaantal 25
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Telefoonsaantal 2
Draagbare speaker

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 25
Tafelkledenaantal 2
Richtingpijlenaantal 8
Welkomstbord

Kantoorartikelen

Routekaartenaantal 25
Programmakaartenaantal 25
Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 12
Watervaste stiftenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de foodtour in vier eetstops met voldoende wandeltijd ertussen. Proef de route vooraf op hetzelfde tijdstip als het evenement, zodat je drukte, bereikbaarheid en verlichting controleert.
Vraag bij de uitnodiging direct naar allergieën, intoleranties en vegetarische of veganistische wensen. Geef de definitieve aantallen en dieetopties uiterlijk enkele dagen vooraf door aan alle vier locaties.
Stuur praktische informatie uiterlijk één week voor de foodtour: startpunt, begintijd, verwachte eindtijd, loopafstanden en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Bevestig de inschrijving daarna nog één keer.
Controleer de vier reserveringen opnieuw zodra het definitieve deelnemersaantal bekend is. Zet per locatie het aantal proeverijen, aankomsttijd en afgesproken dieetopties op één overzicht.
Zet bij het startpunt een ontvangsttafel met naamkaartjes, programmakaarten en routekaarten in volgorde klaar. Neem powerbanks, oplaadkabels, een alternatieve route en koelboxen met koelelementen mee; juist die zaken worden vaak pas gemist als de groep al onderweg is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel locaties heb je nodig voor een foodtour?: Voor dit foodtourplan reserveer je vier eetlocaties. Reken per stop op één proeverij en plan tussen de locaties genoeg tijd om rustig te lopen en te verzamelen.
Wanneer moet je een foodtour reserveren?: Regel de vier eetlocaties zodra de route en datum vaststaan, bij voorkeur enkele weken vooraf. Bevestig alle reserveringen opnieuw nadat de aanmeldingen definitief zijn, uiterlijk enkele dagen voor vertrek.
Hoe verzamel je dieetwensen voor een foodtour?: Vraag allergieën en dieetvoorkeuren direct bij de aanmelding uit, niet pas op de dag zelf. Geef de verzamelde informatie samen met het definitieve aantal proeverijen uiterlijk enkele dagen vooraf aan elke locatie door.
Wat neem je mee naar een foodtour?: Neem route- en programmakaarten, naamkaartjes, telefoons, powerbanks, oplaadkabels en een alternatieve route mee. Voor eten en drinken zijn koelboxen met koelelementen, herbruikbare bekers en extra snacks praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.