Organiser un festival folk, étape par étape

Un festival folk se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une fête. Commencez par bloquer la date et le lieu, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis confirmez les artistes avant de construire le programme. Les besoins techniques, les repas, les toilettes, les tentes et le mobilier doivent être réservés assez tôt pour éviter les solutions de dernière minute. Gardez enfin une équipe dédiée aux bénévoles, aux paiements, aux boissons et au contrôle du site le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Gérer l’assurance
4
Engager des musiciens
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Recenser les besoins techniques
2 personnes
7
Réserver le catering
8
Réserver les toilettes
9
Réserver les tentes et le mobilier
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations sur les artistes
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Envoyer les indications d'accès
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Préparer les paiements des artistes
21
Compter les tickets de consommation
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Rassembler la vaisselle et le matériel
2 personnes
25
Contrôler le site
2 personnes

Événement

26
Réception des livraisons
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Monter les tentes
5 personnes
29
Installer les éléments de scène
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Installer le stand de restauration
3 personnes
34
Raccorder le matériel audio
3 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
37
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Élaborer le programme
2 personnes
40
Aménager le stand d'information
2 personnes
41
Signaler l’entrée
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Préparer les en-cas
4 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Préparer le stock du bar
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Aménager la loge des artistes
2 personnes
48
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
49
Installer l’accueil du public
2 personnes
50
Ouvrir l’entrée
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Annoncer le programme
53
Accompagner les spectacles
2 personnes
54
Gérer le niveau sonore
2 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Réapprovisionner les toilettes
60
Coordonner les changements de scène
2 personnes
61
Apporter des boissons aux artistes
62
Annoncer le dernier numéro
63
Encadrer la sortie
3 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le bar
2 personnes
69
Nettoyer le stand de restauration
3 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Démonter les tentes
5 personnes
72
Démonter la scène
4 personnes
73
Ranger le matériel audio
3 personnes
74
Empiler le mobilier
3 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Retourner le matériel loué
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Payer les artistes
79
Rassembler les factures
80
Gérer la caution et les clés
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 12
Chaises des vestiairesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds d'enceinteqté 4
Câbles XLRqté 10
Boîtiers DIqté 4
Casque audioqté 2
Pieds de microqté 8
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches du festivalqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Poêlesqté 4
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Plateauxqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Tickets de consommationqté 800
Caisse de caisseqté 2
Panneaux de menuqté 6
Vitrines réfrigéréesqté 2
Distributeurs d'eauqté 3
Gobelets d’artistesqté 30
Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 mois avant le festival par la date, le lieu, les autorisations et l’assurance. Sans ces éléments, ne confirmez pas définitivement les musiciens ni les prestataires.
Établissez le programme avant de chiffrer la technique : chaque groupe peut nécessiter des microphones, des pieds, une table de mixage, des boîtiers DI et des câbles XLR différents. Préparez une fiche technique par artiste.
Réservez au moins 6 à 8 semaines à l’avance les tentes, tables, chaises, toilettes et le catering. Le mobilier et les sanitaires sont souvent oubliés parce qu’ils ne figurent pas dans le programme artistique.
Donnez aux bénévoles des créneaux précis, par exemple accueil, vestiaire, bar, montage et rangement, puis imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires. Envoyez les indications d’accès aux participants avant la dernière semaine.
La veille, refroidissez les boissons, rassemblez la vaisselle réutilisable, les rallonges, multiprises, goulottes et lampes à piles, puis vérifiez la météo. Le jour J, contrôlez le site avant l’arrivée du public et préparez les paiements des artistes ainsi que les tickets de consommation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folk ?: Prévoyez 4 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes et prestataires. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les informations d’accès et les derniers contrôles.
Quand réserver les musiciens pour un festival folk ?: Contactez les musiciens au moins 3 à 6 mois avant la date, surtout si le festival a lieu pendant une période chargée. Demandez rapidement leurs besoins techniques et leurs modalités de paiement.
Quand réserver les toilettes, les tentes et le mobilier ?: Réservez ces éléments 6 à 8 semaines avant le festival, puis reconfirmez les quantités 7 jours avant. Vérifiez aussi les horaires de livraison, de montage et de reprise.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival folk ?: La veille, contrôlez la météo, la liste des courses, les boissons à refroidir, la vaisselle, l’éclairage et le matériel électrique. Faites également un dernier point avec les bénévoles et gardez au moins deux exemplaires imprimés du déroulé.

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