Ein Folklorefestival Schritt für Schritt organisieren
Ein Folklorefestival braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung fest, danach Programm, Künstler und Infrastruktur. Plane Technik, Zelte, Mobiliar und Toiletten nicht erst kurz vor dem Termin, weil Liefertermine und Anforderungen schnell kollidieren. In den letzten Tagen geht es vor allem um Anmeldungen, Verpflegung, Helfereinteilung, Material und Wetter. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Soundcheck und die Begrüßung der Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Versicherung organisieren
- 4
Musiker beauftragen
2 Personen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 7
Catering reservieren
- 8
Toiletten reservieren
- 9
Zelte und Mobiliar reservieren
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Künstlerinformationen versenden
- 14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Drehbuch ausdrucken
- 17
Wegbeschreibung versenden
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Künstlerhonorare vorbereiten
- 21
Verzehrbons zählen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Geschirr und Material zusammensuchen
2 Personen
- 25
Gelände kontrollieren
2 Personen
Event
- 26
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 27
Gelände absperren
3 Personen
- 28
Zelte aufbauen
5 Personen
- 29
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Bar einrichten
3 Personen
- 33
Essensstand einrichten
3 Personen
- 34
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 35
Mikrofone testen
2 Personen
- 36
Bühnenbeleuchtung aufstellen
2 Personen
- 37
Stromkabel abkleben
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Programm erstellen
2 Personen
- 40
Infostand einrichten
2 Personen
- 41
Eingang ausschildern
2 Personen
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 45
Barvorrat bereitstellen
2 Personen
- 46
Künstler empfangen
2 Personen
- 47
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 48
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 49
Publikumsbetreuung aufstellen
2 Personen
- 50
Eingang öffnen
3 Personen
- 51
Besucher begrüßen
3 Personen
- 52
Programm ankündigen
- 53
Auftritte betreuen
2 Personen
- 54
Lautstärke regeln
2 Personen
- 55
Getränke servieren
3 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Snacks servieren
3 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Toiletten auffüllen
- 60
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 61
Getränke für die Künstler bringen
- 62
Letzten Auftritt ankündigen
- 63
Ausgang begleiten
3 Personen
- 64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 65
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Bar reinigen
2 Personen
- 69
Essensstand reinigen
3 Personen
- 70
Gelände reinigen
4 Personen
- 71
Zelte abbauen
5 Personen
- 72
Bühne abbauen
4 Personen
- 73
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
- 74
Möbel stapeln
3 Personen
- 75
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 76
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 77
Restbestand einlagern
2 Personen
- 78
Künstler auszahlen
- 79
Rechnungen sammeln
- 80
Kaution und Schlüssel abwickeln
- 81
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 12
- UmkleidestühleAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 200
- GabelnAnz. 200
- MesserAnz. 200
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- LautsprecherständerAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 10
- DI-BoxenAnz. 4
- KopfhörerAnz. 2
- NotenständerAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichterkettenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- FestivalplakateAnz. 20
- ProgrammständerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 16
- BlumenarrangementsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- PfannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- HandfegerAnz. 4
- Kehrschaufel und BesenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- VerzehrbonsAnz. 800
- KassetteAnz. 2
- MenükartenAnz. 6
- KühlvitrinenAnz. 2
- WasserspenderAnz. 3
- KünstlerbecherAnz. 30
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum und Ort und prüfe anschließend Genehmigungen sowie Versicherung. Kläre außerdem früh, ob Strom, Zufahrt und Platz für Bühne, Zelte und Toiletten vorhanden sind.
- Hole die technischen Anforderungen aller Musiker ein, bevor du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative, XLR-Kabel und DI-Boxen reservierst. Plane mindestens einen festen Soundcheck-Termin vor dem ersten Programmpunkt ein.
- Verschicke Einladungen und Wegbeschreibung frühzeitig und führe die Anmeldungen laufend zusammen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival, damit das Catering sie berücksichtigen kann.
- Teile Freiwillige nicht nur allgemein ein, sondern mit Aufgabe und Uhrzeit für Aufbau, Einlass, Ausschank und Abbau. Verschicke den Einsatzplan mindestens 3 Tage vorher und drucke das Drehbuch für die verantwortlichen Personen aus.
- Prüfe 24 Stunden vorher Wettervorhersage, Einkaufsliste, gekühlte Getränke und das gesamte Gelände. Kontrolliere dabei auch Kabelkanäle, Verlängerungskabel, wiederverwendbare Becher, Geschirr und die Beleuchtung mit LED-Spots, Lichterketten oder Batterielaternen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Folklorefestival organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 9 Monate vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Musiker, Catering, Toiletten, Zelte und Mobiliar sollten idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin reserviert sein.
- Wann muss man Musiker für ein Folklorefestival buchen?
- Buche Musiker möglichst 4 bis 6 Monate vorher, besonders wenn mehrere Gruppen auftreten sollen. Fordere direkt danach Bühnenplan, Technikbedarf, Ankunftszeit und Informationen für die Künstler an.
- Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?
- Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 verantwortliche Person für jede Aufgabe einplanen: Aufbau, Einlass, Ausschank, Betreuung der Künstler und Abbau. Erstelle den Einsatzplan spätestens 3 Tage vorher und plane pro Schicht eine Reserveperson ein.
- Wann sollte man das Catering für ein Folklorefestival bestellen?
- Reserviere das Catering etwa 8 bis 12 Wochen vorher und übermittle die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Festival. Getränke und verderbliche Lebensmittel werden am Veranstaltungstag gekühlt und nach der Einkaufsliste bereitgestellt.
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