Zo organiseer je een folkfestival zonder last-minute chaos
Begin een folkfestival niet met het boeken van zoveel mogelijk bands, maar met datum, terrein en capaciteit. Controleer daarna vergunningen, verzekering, stroom en sanitaire voorzieningen voordat je contracten sluit. Leg het programma vast zodra de muzikanten bevestigd zijn en vertaal hun technische wensen naar een concrete podium- en materiaallijst. Regel vervolgens catering, tenten, vrijwilligers en bezoekersinformatie. In de laatste week draait alles om controles: weersverwachting, boodschappen, betalingen, koeling en een terreinronde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Verzekering regelen
- 4
Muzikanten contracteren
2 personen
- 5
Programma samenstellen
2 personen
- 6
Technische wensen inventariseren
2 personen
- 7
Catering reserveren
- 8
Toiletten reserveren
- 9
Tenten en meubilair reserveren
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Artiesteninformatie versturen
- 14
Vrijwilligers werven
2 personen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Routebeschrijving versturen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Artiestenbetalingen voorbereiden
- 21
Consumptiebonnen tellen
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Servies en materiaal verzamelen
2 personen
- 25
Terrein controleren
2 personen
Event
- 26
Leveringen ontvangen
2 personen
- 27
Terrein afzetten
3 personen
- 28
Tenten opbouwen
5 personen
- 29
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 30
Tafels opstellen
3 personen
- 31
Stoelen opstellen
3 personen
- 32
Bar inrichten
3 personen
- 33
Eetkraam inrichten
3 personen
- 34
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 35
Microfoons testen
2 personen
- 36
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
- 37
Stroomkabels afplakken
2 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Programma opstellen
2 personen
- 40
Infostand inrichten
2 personen
- 41
Ingang bewegwijzeren
2 personen
- 42
Toiletten controleren
- 43
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 45
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
- 46
Artiesten ontvangen
2 personen
- 47
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
- 48
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 49
Publieksbegeleiding klaarzetten
2 personen
- 50
Entree openen
3 personen
- 51
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 52
Programma aankondigen
- 53
Optredens begeleiden
2 personen
- 54
Geluidsniveau bedienen
2 personen
- 55
Dranken serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Afvalbakken legen
2 personen
- 59
Toiletten bijvullen
- 60
Podiumwissels begeleiden
2 personen
- 61
Artiesten drankjes brengen
- 62
Laatste optreden aankondigen
- 63
Uitgang begeleiden
3 personen
- 64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 65
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 66
Afval verzamelen
4 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Bar schoonmaken
2 personen
- 69
Eetkraam schoonmaken
3 personen
- 70
Terrein schoonmaken
4 personen
- 71
Tenten afbreken
5 personen
- 72
Podium afbreken
4 personen
- 73
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
- 74
Meubilair stapelen
3 personen
- 75
Materialen terugbrengen
2 personen
- 76
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
- 77
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 78
Artiesten uitbetalen
- 79
Facturen verzamelen
- 80
Borg en sleutels afhandelen
- 81
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 8
- Podiumdelenaantal 12
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 200
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 200
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- Speakerstatievenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 10
- DI-boxenaantal 4
- Koptelefoonaantal 2
- Muziekstandaardsaantal 8
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelgotenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Festivalpostersaantal 20
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Koekenpannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Flessenopenersaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Blik en vegersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Consumptiebonnenaantal 800
- Kassakistaantal 2
- Menubordenaantal 6
- Koelvitrinesaantal 2
- Waterdispensersaantal 3
- Artiestenbekersaantal 30
- Boodschappen
Tips
- Plan eerst het terrein en de publieksstromen. Bepaal waar podium, tenten, catering, toiletten en vrijwilligerspost komen voordat je meubilair en techniek reserveert; zo voorkom je kabels door looproutes en te weinig ruimte achter het podium.
- Vraag elke muzikant vroeg om een technische fiche. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, statieven, kanalen en stroompunten en controleer daarna of mengpaneel, speakers, XLR-kabels en verlenghaspels samen kloppen.
- Maak één programma met wisseltijden en geluidschecks. Reserveer per act minstens 30 minuten voor opbouw of soundcheck en stuur artiesteninformatie, route en aankomsttijd uiterlijk één week vooraf.
- Wacht niet met vrijwilligers tot de laatste dagen. Deel minimaal drie weken vooraf mensen in voor ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, terreincontrole en afsluiting; druk het draaiboek ook op papier af.
- Doe de laatste voorraadcontrole 24 tot 48 uur vooraf. Tel herbruikbare bekers, servies en consumptiebonnen, koel dranken op tijd en leg batterijlantaarns, kabelgoten en stekkerdozen klaar voor een avondprogramma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een folkfestival organiseren?
- Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en muzikanten. Reserveer catering, toiletten, tenten en techniek bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf, omdat deze onderdelen snel volgeboekt zijn.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een folkfestival?
- Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en eindtijd. Controleer uiterlijk 4 tot 6 maanden vooraf bij de gemeente welke evenementenvergunning, geluidsmelding en eventuele verkeers- of horecamelding nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een folkfestival?
- Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost per dienst: ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, techniekondersteuning en terreincontrole. Plan diensten van ongeveer 3 tot 4 uur, zodat mensen niet de hele dag op dezelfde post staan.
- Wanneer moet je het draaiboek voor een folkfestival maken?
- Maak een eerste versie 4 weken vooraf en werk die uiterlijk 7 dagen voor het festival bij met weersverwachting, artiestenbetalingen, route, contactpersonen en taakverdeling. Print op de dag zelf meerdere exemplaren uit voor coördinatoren en vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!