Organiser un festival du documentaire, étape par étape

Un festival du documentaire se construit d’abord autour d’un thème et d’un programme cohérent, puis autour des contraintes de projection. Commencez par vérifier les droits et les fichiers de chaque film avant d’ouvrir la billetterie. Réservez ensuite les salles, les projecteurs, les écrans et le son, puis coordonnez les animateurs et les cinéastes invités. Les derniers jours servent surtout à tester les fichiers, confirmer les inscriptions et préparer l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Sélectionner les documentaires
3 personnes
4
Vérifier les droits de projection
2 personnes
5
Demander les fichiers vidéo
2 personnes
6
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
7
Réserver les projecteurs
8
Réserver les écrans et les systèmes son
9
Fixer les animateurs
2 personnes
10
Inviter les cinéastes
2 personnes
11
Créer un aperçu du programme
2 personnes
12
Ouvrir la billetterie
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Rédiger les textes promotionnels
2 personnes
15
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
16
Publier le festival en ligne
17
Traiter les inscriptions
2 personnes
18
Recueillir les besoins alimentaires
19
Mettre à jour la liste des visiteurs
20
Informer la presse et les partenaires
2 personnes
21
Commander le catering
2 personnes
22
Acheter les boissons et les courses
2 personnes
23
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
24
Mettre les films sur les lecteurs multimédias
2 personnes
25
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
27
Classer les programmes
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Inspecter les salles
2 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
32
Brancher les projecteurs
2 personnes
33
Installer les écrans
3 personnes
34
Brancher les systèmes son
2 personnes
35
Régler l’éclairage et l’occultation
2 personnes
36
Tester techniquement les films
3 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Installer la signalétique
2 personnes
42
Aménager les tables d’information
2 personnes
43
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
48
Lancer le premier film
2 personnes
49
Accompagner l’accès à la salle
3 personnes
50
Animer le débriefing
3 personnes
51
Servir les boissons de la pause
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Lancer le deuxième film
2 personnes
54
Animer le débat
4 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Lancer le troisième film
2 personnes
57
Recueillir les questions du public
2 personnes
58
Recueillir les votes du public
2 personnes
59
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Ranger les salles
4 personnes
65
Nettoyer les salles
3 personnes
66
Compter le matériel
2 personnes
67
Retourner le matériel loué
2 personnes
68
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
70
Archiver les photos et vidéos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Nappesqté 14
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Ensembles d’enceintesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Décoration de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 30
Braceletsqté 180
Stylos à billeqté 20
Cartes de feedbackqté 180
Urnes de voteqté 2
Courses

Nettoyage

Balaisqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Conseils

Commencez par le programme, pas par la communication : fixez le thème, sélectionnez les documentaires et vérifiez les droits de projection avant de publier une date ou une affiche.
Demandez les fichiers vidéo plusieurs semaines avant le festival. Testez chaque fichier sur le lecteur multimédia et le projecteur prévus ; un fichier reçu la veille laisse trop peu de temps pour corriger un format incompatible.
Réservez les équipements en même temps que les salles : projecteurs, écrans, enceintes, microphones, câbles HDMI, rallonges et multiprises doivent être compatibles et disponibles pour chaque espace.
Ouvrez la billetterie seulement quand les horaires, les salles et les intervenants sont assez stables. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et mettez la liste des visiteurs à jour chaque semaine.
Préparez un dossier opérationnel pour le jour J : déroulé imprimé, liste de contacts, clés USB de secours, piles neuves et lampes de travail. Installez aussi les panneaux directionnels et les tables d’inscription avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du documentaire ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs films et salles. Ce délai permet d’obtenir les droits, les fichiers vidéo, les équipements et les confirmations des invités avant l’ouverture de la billetterie.
Quand faut-il vérifier les droits de projection des documentaires ?: Vérifiez-les dès que les films sont présélectionnés, idéalement 8 semaines avant l’événement. N’annoncez pas un documentaire tant que l’autorisation et ses conditions de projection ne sont pas confirmées.
Quand tester les films et les projecteurs ?: Faites un premier contrôle des fichiers au moins 7 jours avant le festival, puis un test complet dans chaque salle la veille. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres, les câbles HDMI et les lecteurs multimédias utilisés le jour J.
Que préparer pour l’accueil du public le jour du festival ?: Installez les tables d’inscription, les badges, le programme et les panneaux directionnels au moins 90 minutes avant la première séance. Gardez une liste actualisée des visiteurs, des stylos, des clés USB de secours et une personne disponible pour orienter le public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.