So organisierst du ein Dokumentarfilmfestival
Beginne nicht mit der Werbung, sondern mit Datum, Thema und den verfügbaren Vorführorten. Danach klärst du die Filmauswahl und Aufführungsrechte, bevor du Technik, Moderation und Einladungen festlegst. Plane für jeden Film eine technische Prüfung und lade die Dateien frühzeitig an. In der letzten Woche zählen ein belastbarer Ablaufplan, eine aktuelle Besucherliste und klare Zuständigkeiten am Eingang, im Saal und hinter der Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
- 3
Dokumentationen auswählen
3 Personen
- 4
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
- 5
Filmdateien anfordern
2 Personen
- 6
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 7
Projektoren reservieren
- 8
Leinwände und Soundsysteme reservieren
- 9
Moderatoren festlegen
2 Personen
- 10
Filmemacher einladen
2 Personen
- 11
Programmübersicht erstellen
2 Personen
- 12
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Werbetexte schreiben
2 Personen
- 15
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
- 16
Festival online veröffentlichen
- 17
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 18
Ernährungswünsche erfassen
- 19
Besucherliste aktualisieren
- 20
Presse und Partner informieren
2 Personen
- 21
Catering bestellen
2 Personen
- 22
Getränke und Einkäufe kaufen
2 Personen
- 23
Filmdateien überprüfen
2 Personen
- 24
Filme auf Mediaplayer laden
2 Personen
- 25
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 26
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 27
Programmhefte sortieren
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Räume inspizieren
2 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 32
Projektoren anschließen
2 Personen
- 33
Abschrankungen aufstellen
3 Personen
- 34
Tonsets anschließen
2 Personen
- 35
Licht und Verdunkelung einstellen
2 Personen
- 36
Filme technisch testen
3 Personen
- 37
Mikrofone testen
2 Personen
- 38
Catering bereitstellen
3 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 41
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 42
Infotische einrichten
2 Personen
- 43
Teambriefing durchführen
6 Personen
- 44
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 45
Besucher begrüßen
3 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Eröffnungsrede halten
2 Personen
- 48
Ersten Film starten
2 Personen
- 49
Zugang zum Saal begleiten
3 Personen
- 50
Nachgespräch moderieren
3 Personen
- 51
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Zweiten Film starten
2 Personen
- 54
Podiumsgespräch begleiten
4 Personen
- 55
Snacks servieren
4 Personen
- 56
Dritten Film starten
2 Personen
- 57
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 58
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
- 59
Abschlusswort halten
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Säle aufräumen
4 Personen
- 65
Räume reinigen
3 Personen
- 66
Materialien zählen
2 Personen
- 67
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
- 68
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 69
Dankeschön an Besucher senden
2 Personen
- 70
Fotos und Videos archivieren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 170
- BistrotischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
- StehtischeAnz. 10
- HockerAnz. 20
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- Lautsprecher-SetsAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- USB-SticksAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- FestivalplakateAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
- TischdekorationAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- ProgrammhefteAnz. 180
- NamensschilderAnz. 30
- ArmbänderAnz. 180
- KugelschreiberAnz. 20
- FeedbackkartenAnz. 180
- WahlurnenAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ToilettenpapierrollenAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtücherAnz. 12
Tipps
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Filme öffentlich ankündigst. Fordere die Filmdateien anschließend so früh an, dass mindestens 7 Tage für Prüfung, Download und Rückfragen bleiben.
- Reserviere Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Funkmikrofone und passende Kabel pro Raum. Teste jeden Film vollständig auf dem vorgesehenen Mediaplayer und halte einen Laptop sowie USB-Sticks als Reserve bereit.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programmübersicht, Einlasszeiten und Raumzuordnung feststehen. Aktualisiere die Besucherliste mindestens täglich und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Catering.
- Plane zwischen zwei Vorführungen mindestens 20 Minuten für Saalwechsel, Fragen und technische Anpassungen ein. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag aus und verteile sie an Moderation, Einlass und Technik.
- Beschrifte Registrierungstische, Programmständer und Wege bereits vor dem Einlass. Kontrolliere 60 Minuten vor Beginn Sitzordnung, Mikrofone, Bildsignal, Ton, Beleuchtung und Ersatzbatterien, statt diese Punkte erst beim Publikumseinlass zu prüfen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Dokumentarfilmfestival organisieren?
- Starte mindestens 4 bis 6 Monate vor dem Festival. Rechteklärung, Filmauswahl, Raumreservierung und die technische Anlieferung können mehrere Wochen dauern; Werbung und Ticketverkauf sollten erst danach verbindlich starten.
- Wann muss man die Aufführungsrechte für Dokumentarfilme klären?
- Kläre die Rechte vor der öffentlichen Ankündigung des Programms, idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Ohne schriftliche Bestätigung solltest du keinen Film auf Plakaten, der Website oder im Ticketverkauf als fest gebucht darstellen.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck pro Film?
- Plane pro Film mindestens 30 Minuten für Bild, Ton, Untertitel und Dateiformat ein. Bei einem Festival mit mehreren Räumen sollte der vollständige Test spätestens 2 Tage vor Beginn abgeschlossen sein.
- Wann sollte man Catering und Getränke für ein Dokumentarfilmfestival bestellen?
- Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen belastbar sind. Getränke und Verbrauchsmaterial solltest du spätestens am Vortag prüfen und nach Raum, Einlassbereich und Pausenstation aufteilen.
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