Zo organiseer je een documentairefestival
Begin met een duidelijke festivaldatum, een afgebakend thema en een programma dat past bij de beschikbare zalen en publiekscapaciteit. Regel daarna vroeg de vertoningsrechten en vraag filmbestanden op, want daarop loopt de planning vaak vast. Reserveer projectoren, schermen, mediaspelers en geluidssets per zaal en test elke film vóór de festivaldag. Open de ticketverkoop pas wanneer tijden, locaties en programmaoverzicht definitief zijn. Werk tenslotte met één draaiboek, een contactlijst en een bijgewerkte bezoekerslijst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
- 2
Programma en thema bepalen
3 personen
- 3
Documentaires selecteren
3 personen
- 4
Vertoningsrechten controleren
2 personen
- 5
Filmbestanden opvragen
2 personen
- 6
Locatie en zalen reserveren
2 personen
- 7
Projectoren reserveren
- 8
Schermen en geluidssets reserveren
- 9
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
- 10
Filmmakers uitnodigen
2 personen
- 11
Programmaoverzicht maken
2 personen
- 12
Ticketverkoop openen
2 personen
- 13
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 14
Promotieteksten schrijven
2 personen
- 15
Promotiebeelden maken
2 personen
- 16
Festival online publiceren
- 17
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 18
Dieetwensen verzamelen
- 19
Bezoekerslijst bijwerken
- 20
Pers en partners informeren
2 personen
- 21
Catering bestellen
2 personen
- 22
Dranken en boodschappen kopen
2 personen
- 23
Filmbestanden controleren
2 personen
- 24
Films op mediaspelers zetten
2 personen
- 25
Draaiboek en contactlijst printen
- 26
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 27
Programmaboekjes sorteren
2 personen
Event
- 28
Locatie openen
2 personen
- 29
Zalen inspecteren
2 personen
- 30
Stoelen opstellen
4 personen
- 31
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
- 32
Projectoren aansluiten
2 personen
- 33
Schermen plaatsen
3 personen
- 34
Geluidssets aansluiten
2 personen
- 35
Licht en verduistering instellen
2 personen
- 36
Films technisch testen
3 personen
- 37
Microfoons testen
2 personen
- 38
Catering klaarzetten
3 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 41
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 42
Infotafels inrichten
2 personen
- 43
Teambriefing houden
6 personen
- 44
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Openingswoord verzorgen
2 personen
- 48
Eerste film starten
2 personen
- 49
Zaaltoegang begeleiden
3 personen
- 50
Nagesprek begeleiden
3 personen
- 51
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 52
Dranken bijvullen
2 personen
- 53
Tweede film starten
2 personen
- 54
Panelgesprek begeleiden
4 personen
- 55
Hapjes serveren
4 personen
- 56
Derde film starten
2 personen
- 57
Vragen uit het publiek verzamelen
2 personen
- 58
Publieksstemming verzamelen
2 personen
- 59
Afsluitwoord verzorgen
2 personen
- 60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Servies verzamelen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Zalen opruimen
4 personen
- 65
Zalen schoonmaken
3 personen
- 66
Materialen tellen
2 personen
- 67
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
- 68
Overgebleven catering opruimen
2 personen
- 69
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
- 70
Foto's en video's archiveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 170
- Bistrotafelsaantal 12
- Registratietafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 14
- Statafelsaantal 10
- Krukkenaantal 20
Apparatuur
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Mediaspelersaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Speakersetsaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- USB-sticksaantal 4
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-werklampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Decoratie
- Festivalpostersaantal 20
- Richtingsbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naambadgehoudersaantal 30
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 100
- Serveerplateausaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Programmaboekjesaantal 180
- Naamkaartjesaantal 30
- Polsbandjesaantal 180
- Balpennenaantal 20
- Feedbackkaartenaantal 180
- Stemboxenaantal 2
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Toiletpapierrollenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
Tips
- Leg de filmselectie en vertoningsrechten minimaal 8 tot 12 weken voor de eerste vertoning vast. Vraag meteen aan in welk bestandsformaat en uiterlijk op welke datum je de films ontvangt.
- Plan per zaal een technische test van minstens 30 minuten per film. Controleer beeld, geluid, ondertiteling, HDMI-kabels en mediaspelers; neem USB-sticks en reservebatterijen mee als back-up.
- Maak het programma pas definitief nadat zaalcapaciteit, gespreksleiders en filmmakers zijn bevestigd. Houd tussen twee onderdelen minimaal 15 minuten voor wisselen, publieksvragen en eventuele uitloop.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival en geef de cateraar daarna één definitieve bezoekersinschatting. Richt de registratie in met tafels, naambadgehouders en een aparte plek voor programmamateriaal.
- Print het draaiboek, de contactlijst en het programma uiterlijk de dag vóór het festival. Hang richtingsborden op bij entree, registratie, zalen en toiletten; bezoekers zoeken vooral bij de eerste zaalwissel naar hulp.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een documentairefestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste 4 weken de datum, het thema, de zalen en de eerste filmselectie vast; rechten en techniek vragen daarna de meeste doorlooptijd.
- Wanneer moet je vertoningsrechten voor documentaires regelen?
- Regel de rechten zodra je een film definitief wilt programmeren, idealiter 8 tot 12 weken voor het festival. Wacht niet tot na de ticketverkoop, omdat toestemming of leveringsvoorwaarden de programmering nog kunnen veranderen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om films technisch te testen?
- Reserveer minimaal 30 minuten per film en test elke zaal afzonderlijk. Doe de volledige controle uiterlijk 1 dag vooraf, inclusief mediaspeler, projector, speakerset, microfoon en ondertiteling.
- Wanneer open je de ticketverkoop voor een documentairefestival?
- Open de verkoop zodra programma, tijden, zaalindeling en ticketinformatie definitief zijn, meestal 4 tot 8 weken vooraf. Verwerk daarna aanmeldingen dagelijks en werk de bezoekerslijst minstens één keer per week bij.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!