Organiser un festival de théâtre : la méthode complète

Un festival de théâtre demande surtout une bonne séquence de préparation. Commence par bloquer la date, le programme et les espaces de jeu, puis confirme les spectacles avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins techniques, les accès du lieu et la restauration doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Les derniers jours servent à finaliser les programmes, les badges, la billetterie et les essais techniques, pas à chercher du matériel manquant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces de jeu
3
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Inviter les artistes et le personnel
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Clôturer la billetterie et la liste d’invités
10
Préparer les programmes
2 personnes
11
Envoyer les informations sur les artistes
12
Recenser les besoins techniques
2 personnes
13
Faire les réservations pour le matériel
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
18
Finaliser les brochures du programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
21
Passer en revue techniquement les spectacles
3 personnes
22
Organiser les clés du lieu et l’accès
23
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
26
Monter les éléments de scène
4 personnes
27
Disposer les chaises en configuration théâtre
4 personnes
28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
29
Aménager le vestiaire
2 personnes
30
Installer l’éclairage
3 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Tester les micros et la musique
2 personnes
33
Installer les éléments de décor
3 personnes
34
Accrocher la décoration à l'entrée
2 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Monter le buffet traiteur
2 personnes
39
Préparer les brochures du programme et les badges
2 personnes
40
Installer les panneaux d’orientation et de salle
2 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager le vestiaire des artistes
43
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Accompagner les invités à la salle
3 personnes
47
Encadrer la première représentation
3 personnes
48
Changer le décor
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
52
Contrôler la salle et le foyer entre-temps
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Annoncer le programme du soir
55
Encadrer la troisième représentation
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
57
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
58
Encadrer le quatrième spectacle
3 personnes
59
Régler les éclairages pour le final
2 personnes
60
Animer le spectacle de clôture
3 personnes
61
Accompagner les artistes à la clôture
2 personnes
62
Préparer la clôture et le discours de remerciement
63
Accompagner les visiteurs au départ
3 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
67
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
68
Vider les poubelles
3 personnes
69
Nettoyer le foyer
3 personnes
70
Nettoyer les salles
3 personnes
71
Emballer la décoration et les accessoires
4 personnes
72
Démonter le matériel d’éclairage et de sonorisation
3 personnes
73
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
74
Démonter les éléments de scène
4 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Trier le matériel restant
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger les courses non utilisées
79
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Poteaux de balisageqté 10
Bracelets de file d’attenteqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles audioqté 8
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Lampes d'ambianceqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes décorativesqté 8
Drapeaux de festivalqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 5
Colle repositionnableqté 4
Ruban gafferqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et les espaces de jeu avant d’inviter les artistes. Pour chaque spectacle, note l’horaire, la durée, le temps de changement de décor et la salle prévue afin d’éviter les chevauchements.
Ouvre les inscriptions seulement quand le programme est confirmé. Ferme la billetterie et la liste des invités quelques jours avant le festival pour connaître le nombre de spectateurs, les besoins alimentaires et la quantité de restauration.
Demande les fiches techniques des spectacles au moins 3 semaines à l’avance. Vérifie ensuite les haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges, multiprises, projecteurs et passe-câbles avec une personne responsable de la technique.
Prépare l’accueil avant le jour J : badges nominatifs, programmes, panneaux indicateurs, accès aux clés et organisation des files. Teste aussi la caisse et le terminal de paiement avant l’ouverture des portes, idéalement la veille.
Fais les courses après avoir calculé les quantités à partir des inscriptions et de l’équipe présente. Récupère les boissons et les produits réfrigérés le jour prévu, puis réserve un espace clairement identifié pour les conserver jusqu’au service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un festival avec plusieurs spectacles. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, recueillir les fiches techniques et gérer les inscriptions sans tout repousser à la dernière semaine.
Quand faut-il confirmer le programme d’un festival de théâtre ?: Confirme le programme au moins 6 semaines avant l’événement, avant l’envoi des invitations et l’ouverture de la billetterie. Garde ensuite quelques jours pour vérifier les horaires, les espaces de jeu et les temps de montage entre les spectacles.
Quand fermer les inscriptions pour un festival de théâtre ?: Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant le festival. Tu auras ainsi un chiffre fiable pour les badges, les programmes, la restauration et l’organisation de l’accueil, tout en gardant un peu de temps pour traiter les derniers changements.
Que faut-il tester la veille d’un festival de théâtre ?: La veille, teste la sonorisation, les microphones, la table de mixage, les projecteurs, l’ordinateur, le lecteur audio et tous les câbles. Vérifie aussi la caisse, le terminal de paiement, les accès au lieu et la circulation des câbles avec des passe-câbles.

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