Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control

Organizar un festival de teatro exige coordinar programa, salas, compañías, personal, público y necesidades técnicas en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el recinto y los horarios; después confirma artistas, abre las inscripciones y recopila la información que necesitarás para cada actuación. En las últimas semanas, el trabajo se concentra en entradas, catering, folletos, montaje y pruebas técnicas. Este plan te ayuda a llegar al día del festival con accesos, equipos y responsables comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del festival y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y las salas de juego
3
Confirmar actuaciones y horarios
2 personas
4
Invitar a artistas y personal
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción online
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Cerrar la venta de entradas y la lista de invitados
10
Preparar folletos del programa
2 personas
11
Enviar la información de los artistas
12
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
13
Hacer reservas de material
14
Calcular las cantidades de catering
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
16
Hacer la compra
3 personas
17
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
18
Terminar los folletos del programa
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
20
Comprobar la técnica y los cables
2 personas
21
Revisar los aspectos técnicos de los espectáculos
3 personas
22
Gestionar las llaves y el acceso de los locales
23
Probar la caja y el terminal de pago
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Comprobar la sala y la entrada
2 personas
26
Montar las partes del escenario
4 personas
27
Colocar las sillas en disposición teatral
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Montar el guardarropa
2 personas
30
Instalar el equipo de iluminación
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
32
Probar micrófonos y música
2 personas
33
Preparar los elementos decorativos
3 personas
34
Colgar la decoración en la entrada
2 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Montar el punto de café y té
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Montar el bufé de catering
2 personas
39
Dejar listos los folletos del programa y las acreditaciones
2 personas
40
Colocar carteles de ruta y sala
2 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Montar el camerino del artista
43
Abrir la taquilla
2 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Repartir folletos del programa
2 personas
46
Acompañar a los invitados al salón
3 personas
47
Guiar la primera función
3 personas
48
Cambiar la decoración
4 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Coordinar la segunda función
3 personas
52
Comprobar periódicamente la sala y el foyer
2 personas
53
Reponer café y té
2 personas
54
Anunciar el programa de la noche
55
Acompañar la tercera función
3 personas
56
Reponer el bufé del descanso
3 personas
57
Guiar al público durante el descanso
3 personas
58
Acompañar la cuarta función
3 personas
59
Configurar los niveles de luz para el cierre
2 personas
60
Coordinar el espectáculo de clausura
3 personas
61
Guiar a los artistas al cierre
2 personas
62
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
63
Guiar a los visitantes que salen
3 personas
64
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

65
Cerrar la caja
2 personas
66
Recoger vajilla y vasos
3 personas
67
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
68
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
69
Limpiar el foyer
3 personas
70
Limpiar las salas
3 personas
71
Empacar la decoración y los accesorios
4 personas
72
Desmontar el equipo de iluminación y sonido
3 personas
73
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
74
Desmontar las partes del escenario
4 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas
76
Clasificar los materiales sobrantes
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Retirar los productos no utilizados
79
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Postes separadorescant. 10
Brazaletes para la colacant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cables de altavozcant. 4
Cables de audiocant. 8
Portátil
Reproductor de música
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Luces decorativascant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 6
Plantas decorativascant. 8
Banderas del festivalcant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 5
Masilla adhesivacant. 4
Cinta gaffercant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cucharonescant. 8
Acumuladores de fríocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Toallas de papelcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Reserva cada sala y deja por escrito los horarios de actuación, montaje, cambios de público y descansos para evitar solapamientos.
Pide las necesidades técnicas junto con la confirmación de cada artista y fija una fecha límite de al menos 3 semanas antes. Comprueba después altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables y regletas en cada sala.
No esperes al último día para preparar la información del público. Cierra la venta de entradas y la lista de invitados con varios días de margen, termina los folletos y coloca carteles direccionales desde la entrada hasta cada sala.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y las preferencias dietéticas, no de una estimación general. Recoge las bebidas y los productos refrigerados el mismo día solo si puedes mantenerlos fríos hasta la apertura.
Haz una prueba completa antes de abrir: llaves, acceso, entrada, caja, terminal de pago, iluminación y sonido. Reserva al menos 60 minutos para revisar la sala y resolver cables, baterías o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, fijar el programa y confirmar a los artistas. Deja cerradas las necesidades técnicas y el catering al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y la venta de entradas?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del festival, salvo que el aforo obligue a hacerlo antes. Así puedes preparar tarjetas de nombre, folletos, lista de invitados y cantidades de catering con datos reales.
¿Cuánto tiempo hace falta para probar la técnica de un festival de teatro?: Calcula como mínimo 60 minutos por sala y añade tiempo para revisar los espectáculos con sus responsables. La prueba debe incluir micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables, portátil y reproducción de música.
¿Qué se suele olvidar antes de abrir un festival de teatro?: A menudo se olvidan las llaves, los accesos, las baterías, los cables de repuesto y la prueba de la caja o del terminal de pago. Haz una revisión final 60 minutos antes de la llegada del público y asigna una persona responsable de cada punto.

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