Ein Theaterfestival Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Theaterfestival laufen mehrere Aufführungen, Spielbereiche und Teams parallel. Beginne deshalb mit Datum, Programm und verfügbaren Räumen, bevor du Einladungen oder Tickets verschickst. Danach folgen Anmeldungen, technische Anforderungen, Material, Catering und der genaue Ablauf vor Ort. Plane die technischen Durchläufe nicht erst am Veranstaltungstag: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Licht und Kabel müssen pro Spielbereich getestet werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Spielbereiche reservieren
3
Vorstellungen und Zeiten bestätigen
2 Personen
4
Künstler und Mitarbeiter einladen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Kartenverkauf und Gästeliste schließen
10
Programmhefte vorbereiten
2 Personen
11
Künstlerinformationen versenden
12
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
13
Materialreservierungen vornehmen
14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
18
Programmhefte fertigstellen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
20
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
21
Aufführungen technisch durchgehen
3 Personen
22
Locationschlüssel und Zugang regeln
23
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
26
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
27
Stühle in Theaterbestuhlung aufstellen
4 Personen
28
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
29
Garderobe einrichten
2 Personen
30
Lichttechnik aufhängen
3 Personen
31
Tontechnik anschließen
3 Personen
32
Mikrofone und Musik testen
2 Personen
33
Dekorstücke bereitstellen
3 Personen
34
Dekoration am Eingang aufhängen
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
2 Personen
39
Programmhefte und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
40
Weg- und Saalschilder aufstellen
2 Personen

Event

41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Künstlergarderobe einrichten
43
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Gäste in den Saal begleiten
3 Personen
47
Erste Vorstellung begleiten
3 Personen
48
Dekor wechseln
4 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Zweite Vorstellung begleiten
3 Personen
52
Saal und Foyer zwischendurch kontrollieren
2 Personen
53
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
54
Abendprogramm ankündigen
55
Dritte Vorstellung betreuen
3 Personen
56
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
57
Publikum in der Pause begleiten
3 Personen
58
Die vierte Vorstellung begleiten
3 Personen
59
Lichtstimmungen für das Finale einstellen
2 Personen
60
Abschlussvorstellung begleiten
3 Personen
61
Künstler zum Abschluss begleiten
2 Personen
62
Abschluss und Dankesrede übernehmen
63
Abreisende Besucher begleiten
3 Personen
64
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

65
Kasse abschließen
2 Personen
66
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
67
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
68
Mülleimer leeren
3 Personen
69
Foyer reinigen
3 Personen
70
Räume reinigen
3 Personen
71
Deko und Requisiten einpacken
4 Personen
72
Licht- und Tontechnik abbauen
3 Personen
73
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
74
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Material sortieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
79
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
AbsperrpfostenAnz. 10
WarteschlangenbänderAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 4
AudiokabelAnz. 8
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
StimmungsleuchtenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
DekorplattenAnz. 6
Dekorative PflanzenAnz. 8
FestivalflaggenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 5
KleberAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Programm und Spielbereiche fest. Bestätige Aufführungszeiten anschließend schriftlich mit Künstlern und Mitarbeitenden, damit sich keine Umbauten oder Einlasszeiten überschneiden.
Schließe Kartenverkauf und Gästeliste spätestens einige Tage vor dem Festival. Dann kannst du Programmhefte, Namensschilder und Cateringmengen anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl vorbereiten.
Frage technische Anforderungen früh ab und plane für jede Aufführung einen eigenen Durchlauf ein. Prüfe dabei nicht nur Lautsprecher und Mikrofone, sondern auch Lichtstative, Verlängerungskabel und Kabelmatten.
Regle Schlüssel, Zugang und Aufbauzeiten vorab mit dem Veranstaltungsort. Am Veranstaltungstag sollte eine verantwortliche Person mindestens 60 Minuten vor dem ersten Einlass vor Ort sein und Saal sowie Eingang kontrollieren.
Teste Kasse und Kartenlesegerät vor der Öffnung und richte Wegweiser, Absperrpfosten und Warteschlangenbänder ein. Gerade bei mehreren Spielbereichen verlieren sich Gäste sonst zwischen Eingang, Garderobe und Saal.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Theaterfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Spielorten. Technische Anforderungen, Künstlerzusagen und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival feststehen.
Wie plant man die Technik für ein Theaterfestival?: Erfasse pro Aufführung Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und benötigte Kabel. Plane mindestens einen vollständigen technischen Durchlauf je Spielbereich und prüfe die Anlage zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass.
Wann sollte man den Kartenverkauf für ein Theaterfestival schließen?: Schließe den Kartenverkauf etwa 3 bis 5 Tage vor dem Festival, wenn du Programmhefte, Namensschilder und Catering verbindlich planen musst. Änderungen am selben Tag erschweren Einlass und Mengenberechnung.
Wie viel Catering braucht man für ein Theaterfestival?: Berechne die Mengen nach bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 10 Prozent Reserve. Erfasse Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeformular und trenne Getränke sowie Kühlprodukte bis zur Ausgabe.

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