Organiser un festival de rock : la méthode

Un festival de rock se construit dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Le son, l’électricité et la sécurité doivent être coordonnés plusieurs semaines avant l’ouverture des portes. Ce qui est souvent oublié arrive en dernier : les fiches techniques des groupes, les besoins alimentaires, la signalétique et le plan de parking. Utilise ce plan pour avancer sans laisser ces détails bloquer la journée du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
2
Réserver des artistes et des groupes
2 personnes
3
Demander les autorisations
2 personnes
4
Souscrire une assurance
5
Gérer les droits musicaux
6
Réserver la sécurité
7
Organiser le personnel de premiers secours
8
Réserver la scène et la technique
2 personnes
9
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
10
Réserver le catering et les bars
2 personnes
11
Réserver les toilettes
12
Organiser l’enlèvement des déchets
13
Attribuer les places de parking
2 personnes
14
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
15
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
16
Établir le planning pour les groupes
2 personnes
17
Concevoir l’affiche du festival
18
Diffuser l’affiche du festival
3 personnes
19
Envoyer les invitations
2 personnes
20
Traiter les inscriptions
2 personnes
21
Recueillir les besoins alimentaires
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Commander les bracelets et les billets
24
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Confirmer le stock et les livraisons
2 personnes
27
Tondre et vérifier le terrain
3 personnes
28
Faire les courses
4 personnes
29
Rafraîchir les boissons et les stocks
3 personnes
30
Balisage du site
4 personnes
31
Faire monter la scène
6 personnes
32
Raccorder la sonorisation
4 personnes
33
Raccorder l’installation d’éclairage
3 personnes
34
Installer le groupe électrogène
3 personnes
35
Installer les bars et les points de service
5 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer les stations de catering
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer la signalisation
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Aménager la caisse et l’entrée
3 personnes
43
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes
44
Effectuer les réglages sonores
5 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Ouvrir l’entrée
4 personnes
47
Vérifier les billets
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
3 personnes
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Accompagner les spectacles
3 personnes
51
Effectuer les changements de scène
5 personnes
52
Servir les boissons
6 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
4 personnes
55
Vider les poubelles
3 personnes
56
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
57
Vérifier l’espace public
2 personnes
58
Annoncer le dernier numéro
59
Fermer l’entrée et les bars
5 personnes
60
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes
61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

62
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes
63
Démonter la scène et l’éclairage
6 personnes
64
Débrancher le matériel de sonorisation
4 personnes
65
Démonter les bars et le service traiteur
5 personnes
66
Rassembler le mobilier
4 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
5 personnes
68
Nettoyer le site
6 personnes
69
Faire récupérer les toilettes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
3 personnes
72
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
73
Stocker les restes
2 personnes
74
Gérer les objets trouvés
75
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 12
Chaises pliantesqté 40
Sous-mains de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Scène
Table de mixage
Haut-parleursqté 6
Subwoofersqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 10
Pieds de microqté 10
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 20
Câbles XLRqté 20
Câbles multipairesqté 3
Casques audioqté 4
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24
Groupe électrogène
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de chantierqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 800
Verres à bièreqté 300
Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'entréeqté 4
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 700
Rouleaux de ticketsqté 4
Barrières de sécuritéqté 30
Barrières de fouleqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 25
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 8
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date et le lieu, puis vérifie immédiatement les autorisations, l’assurance et les droits musicaux. Tant que ces points ne sont pas confirmés, évite d’engager définitivement les groupes ou la technique.
Demande la fiche technique de chaque groupe dès la réservation. Regroupe ensuite les besoins de la scène, de la table de mixage, des micros, des retours, des câbles et de l’alimentation électrique dans un seul planning transmis aux techniciens.
Prévois les arrivées séparément : artistes, bénévoles, prestataires et public ne doivent pas utiliser le même accès. Attribue les places de parking avant le jour J et indique-les clairement sur la signalétique.
Fixe un responsable pour chaque zone : scène, bars, sécurité, premiers secours, bénévoles et déchets. Fais un briefing d’au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, avec les numéros d’urgence et le déroulé des groupes.
Consulte la météo au plus tard 48 heures avant le festival et prépare une décision claire en cas de pluie ou de vent. Vérifie aussi l’éclairage des circulations, les rallonges, les multiprises, les goulottes de câbles et les extincteurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de rock ?: Prévois au moins 6 mois pour un festival avec plusieurs groupes, surtout si des autorisations et une scène technique sont nécessaires. Commence idéalement 9 à 12 mois avant pour avoir le choix des artistes et des prestataires.
Quand réserver les groupes pour un festival de rock ?: Réserve les groupes 6 à 9 mois avant la date lorsque c’est possible. Demande leurs informations techniques et leurs besoins alimentaires au moment de la réservation, pas la semaine du festival.
Quand faut-il demander les autorisations pour un festival ?: Dépose les demandes dès que la date et le lieu sont fixés, souvent plusieurs mois avant l’événement. Garde une marge d’au moins 8 semaines pour les échanges administratifs et les éventuelles corrections du dossier.
Combien de temps avant faut-il installer la scène et le son ?: Prévois l’installation au moins la veille pour une scène avec plusieurs groupes. Il faut ensuite réserver plusieurs heures le jour même pour les balances, les réglages des retours et les changements de plateau.

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