Zo organiseer je een rockfestival
Begin een rockfestival niet met de poster, maar met datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je bands, vergunningen, verzekering en techniek vast, omdat die keuzes alle andere onderdelen bepalen. Controleer technische riders voordat je podium, mengtafel, luidsprekers en stroom reserveert. Werk vervolgens toe naar een draaiboek met opbouw, soundchecks, optredens, publieksstromen en afbouw. De laatste weken zitten vooral in vrijwilligers, tickets, bewegwijzering, catering, toiletten en weersmaatregelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Artiesten en bands boeken
2 personen
- 3
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 4
Verzekering afsluiten
- 5
Muziekrechten regelen
- 6
Beveiliging reserveren
- 7
EHBO-bezetting regelen
- 8
Podium en techniek reserveren
2 personen
- 9
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
- 10
Catering en bars reserveren
2 personen
- 11
Toiletten reserveren
- 12
Afvalinzameling regelen
- 13
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
- 14
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
- 15
Technische riders controleren
2 personen
- 16
Draaiboek voor bands maken
2 personen
- 17
Festivalposter ontwerpen
- 18
Festivalposter verspreiden
3 personen
- 19
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 20
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 21
Dieetwensen verzamelen
- 22
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 23
Polsbandjes en tickets bestellen
- 24
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
- 25
Weersverwachting controleren
- 26
Voorraad en leveringen bevestigen
2 personen
- 27
Terrein maaien en controleren
3 personen
- 28
Boodschappen doen
4 personen
- 29
Dranken en voorraad koelen
3 personen
- 30
Terrein afzetten
4 personen
- 31
Podium laten opbouwen
6 personen
- 32
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
- 33
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
- 34
Stroomaggregaat plaatsen
3 personen
- 35
Bars en uitgiftepunten opbouwen
5 personen
- 36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 37
Cateringstations inrichten
4 personen
- 38
Versiering ophangen
3 personen
- 39
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
- 40
Toiletten controleren
2 personen
- 41
EHBO-post inrichten
2 personen
- 42
Kassa en entree inrichten
3 personen
- 43
Artiestenontvangst inrichten
2 personen
- 44
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Event
- 45
Artiesten ontvangen
2 personen
- 46
Entree openen
4 personen
- 47
Tickets controleren
4 personen
- 48
Polsbandjes uitdelen
3 personen
- 49
Bezoekers informeren
2 personen
- 50
Optredens begeleiden
3 personen
- 51
Podiumwissels uitvoeren
5 personen
- 52
Dranken serveren
6 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Hapjes serveren
4 personen
- 55
Afvalbakken legen
3 personen
- 56
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
- 57
Publieksruimte controleren
2 personen
- 58
Laatste optreden aankondigen
- 59
Entree en bars sluiten
5 personen
- 60
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
- 61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
- 62
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
- 63
Podium en licht afbreken
6 personen
- 64
Geluidsapparatuur afkoppelen
4 personen
- 65
Bars en catering afbreken
5 personen
- 66
Meubilair verzamelen
4 personen
- 67
Afval sorteren en afvoeren
5 personen
- 68
Terrein schoonmaken
6 personen
- 69
Toiletten laten ophalen
- 70
Materialen inventariseren
2 personen
- 71
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 72
Koelmaterialen reinigen
2 personen
- 73
Restvoorraad opslaan
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 75
Leveranciersfacturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Statafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 10
- Bankenaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Barbladenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Podium
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 6
- Subwoofersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Microfoonsaantal 10
- Microfoonstatievenaantal 10
- DI-boxenaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 20
- XLR-kabelsaantal 20
- Multikabelsaantal 3
- Koptelefoonsaantal 4
- Laptop
- Reservebatterijenaantal 24
- Stroomaggregaat
- Brandblussersaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Betaalterminalsaantal 4
- Powerbanksaantal 6
Verlichting
- Podiumlampenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Werklampenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelgotenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 800
- Bierglazenaantal 300
- Wijnglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 6
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Opslagbakkenaantal 20
- Serveerbladenaantal 12
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 6
- Pijlenbordenaantal 12
- Entreebordenaantal 4
- Programmapostersaantal 20
- Polsbandjesaantal 700
- Ticketrollenaantal 4
- Afzethekkenaantal 30
- Dranghekkenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 25
- Afvalcontainersaantal 6
- Bezemsetsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 4
- Emmersaantal 8
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handschoenenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en maximale bezoekerscapaciteit eerst vast. Reserveer daarna podium, techniek, stroom, toiletten, bars en beveiliging; populaire leveranciers zijn vaak al maanden vooruit bezet.
- Vraag van iedere band de technische rider op voordat je apparatuur bestelt. Controleer per act microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, kabels en benodigde soundchecktijd in plaats van uit te gaan van één standaardset.
- Plan vergunningen, verzekering en muziekrechten vroeg in het traject. Houd voor aanvragen en aanvullende documenten minimaal 8 tot 12 weken ruimte, zodat ontbrekende informatie je festivaldatum niet in gevaar brengt.
- Maak het draaiboek per uur en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Noteer naast optredens ook opbouw, soundchecks, barwissels, EHBO-bezetting, afvalrondes, publiekscontrole en afbouw.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en pas je terreinplan aan. Zorg dat tenten, kabelgoten, werklampen, brandblussers en bewegwijzering klaarstaan voordat publiek en artiesten arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rockfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan vergunningen, verzekering en muziekrechten uiterlijk 8 tot 12 weken voor het festival in, afhankelijk van de eisen van de locatie en gemeente.
- Wat regel je eerst voor een rockfestival?
- Leg eerst de datum, locatie en bezoekerscapaciteit vast. Boek daarna bands en reserveer podium, techniek, stroom, beveiliging, EHBO, toiletten en catering, omdat die onderdelen de begroting en planning bepalen.
- Hoeveel tijd hebben bands nodig voor soundcheck?
- Reken gemiddeld 30 tot 45 minuten per band, plus 15 minuten wisseltijd als apparatuur op het podium verandert. Zet soundchecks vóór de publieksopening in het draaiboek en controleer de exacte behoeften in elke technische rider.
- Wanneer controleer je het weer voor een rockfestival?
- Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote maatregelen en opnieuw 48 uur vooraf voor de definitieve terreinindeling. Beslis dan waar partytenten, kabelgoten, werklampen en publieksbewegwijzering komen te staan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!