Rockfestival organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Gelände und Termin, bevor du Bands endgültig buchst. Prüfe Zufahrten, Parkflächen, Stromanschlüsse und den Platz für Bühne, Bars, Toiletten und Erste-Hilfe-Station.
• Fordere die technischen Rider jeder Band frühzeitig an und vergleiche sie mindestens mehrere Wochen vor dem Festival mit Mischpult, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln. Fehlendes Material lässt sich kurz vor dem Aufbau oft nur teuer ersetzen.
• Plane die Stromversorgung nicht nur nach der Bühnenanlage. Rechne auch Beleuchtung, Bars, Catering und Verkaufsstände ein und halte ein Stromaggregat, Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ersatzbatterien bereit.
• Erstelle den Ablaufplan mit Aufbau, Soundchecks, Umbaupausen und Spielzeiten. Eine Umbaupause von etwa 20 bis 30 Minuten pro Band verhindert, dass sich der Abend schon beim ersten Wechsel verzögert.
• Kontrolliere Wettervorhersage und Gelände spätestens 48 Stunden vorher. Partyzelte, Arbeitslampen, Feuerlöscher, Wegweiser und eine klar eingeteilte Sicherheits- und Erste-Hilfe-Besetzung dürfen dann nicht mehr ungeklärt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Rockfestival organisieren?

Starte idealerweise 9 bis 12 Monate vorher, besonders wenn mehrere Bands auftreten. Genehmigungen, Versicherung, Musikrechte und gefragte Technik sollten mehrere Monate vor dem Termin geklärt sein.

Wie viele Helfer braucht ein Rockfestival?

Für ein kleines Festival solltest du mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich einteilen, etwa für Bühne, Einlass, Bar, Parkplätze, Technik und Sicherheit. Bei 100 bis 200 Gästen sind 10 bis 15 Helfer als grobe Untergrenze sinnvoll, zusätzlich zur professionellen Sicherheits- und Erste-Hilfe-Besetzung.

Wann sollte man die technische Ausstattung für ein Rockfestival buchen?

Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone und Beleuchtung solltest du 4 bis 6 Monate vorher reservieren. Prüfe die technischen Rider danach erneut, sobald alle Bands bestätigt sind.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Rockfestivals?

Plane für Bühne, Ton, Licht, Strom, Kabelkanäle und Sicherheitsprüfung mindestens einen vollen Aufbautag ein. Für Soundchecks solltest du zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten pro Band sowie 30 Minuten Reserve für Verzögerungen einplanen.

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