Organiser un festival de musique, étape par étape

Un festival de musique se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de confirmer les artistes ou de communiquer publiquement. Ensuite, coordonne les besoins techniques, l’électricité, la sécurité, les toilettes et l’accueil du public. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et vérifier chaque détail du site. Le plan ci-dessous t’aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Fixer le programme des artistes
2 personnes
4
Engager les artistes
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Réserver le catering
2 personnes
7
Réserver la sécurité
2 personnes
8
Réserver les toilettes
2 personnes
9
Réserver l’alimentation électrique
2 personnes
10
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
11
Publier la page de l’événement
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les informations aux artistes
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
2 personnes
19
Imprimer le plan
2 personnes
20
Rassembler les numéros d’urgence
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
4 personnes
23
Vérifier le matériel
4 personnes
24
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
25
Balisage du site
4 personnes
26
Décharger les éléments de scène
6 personnes
27
Monter la scène
6 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Installer les barrières et les voies de circulation
4 personnes
30
Brancher l’électricité
3 personnes
31
Installer le système de sonorisation
4 personnes
32
Monter l’installation lumière
3 personnes
33
Brancher les instruments
4 personnes
34
Effectuer la vérification du son
4 personnes
35
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Aménager le bar
4 personnes
39
Remplir les glacières
3 personnes
40
Préparer les en-cas
5 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
installer la signalisation
2 personnes
45
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
46
Aménager la loge des artistes
3 personnes
47
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes et l’entrée
4 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
50
Distribuer les bracelets
2 personnes
51
Informer les visiteurs
2 personnes
52
Accompagner les spectacles
3 personnes
53
Accueil des artistes
2 personnes
54
Accompagner les artistes
2 personnes
55
Servir les boissons
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
59
Gérer le son pendant les spectacles
3 personnes
60
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
2 personnes
61
Maintenir la propreté de l'espace public
3 personnes
62
Vider les poubelles
3 personnes
63
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
64
Annoncer le programme final
65
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes
66
Clôturer la musique et le bar
4 personnes
67
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

68
Éteindre le son et la lumière
4 personnes
69
Emballer les instruments en toute sécurité
4 personnes
70
Démonter le bar et le catering
4 personnes
71
Rassembler les déchets
5 personnes
72
Nettoyer le site
6 personnes
73
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
74
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
75
Retirer les barrières et les chemins de circulation
4 personnes
76
Démonter la scène
6 personnes
77
Charger l’équipement
5 personnes
78
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
79
Vider les glacières
2 personnes
80
Compter le stock
2 personnes
81
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
82
Retourner le matériel du fournisseur
3 personnes
83
Évacuer les déchets résiduels
3 personnes
84
Remettre le lieu en état
2 personnes
85
Envoyer un message de remerciement
86
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 4
Portantsqté 4
Bancs pour artistesqté 6
Canapés de salonqté 4
Tables de logeqté 4

Équipement

Éléments de podiumqté 24
Escalier de podiumqté 2
Microphones de scèneqté 8
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 8
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Caissons DIqté 6
Pieds de microqté 10
Câbles d'instrumentsqté 20
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Répartiteur électriqueqté 2
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 20
Passe-câblesqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Guirlandesqté 20
Tentures de scèneqté 6
Nappesqté 20
Panneaux pour artistesqté 6
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Braceletsqté 500
Étiquettes nominativesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les autorisations avant toute annonce. Sans validation administrative, évite d’engager définitivement les artistes, le catering ou la sécurité.
Demande à chaque artiste une fiche technique complète au moins 4 semaines avant le festival. Elle doit préciser les microphones, retours, branchements, instruments et horaires d’arrivée.
Prévois l’électricité à partir du plan de scène, du son et de l’éclairage, pas seulement du nombre de prises. Fais vérifier la répartition de charge avant l’installation des multiprises et rallonges.
Envoie aux bénévoles leur rôle, leur horaire et leur point de rendez-vous au plus tard 7 jours avant. Garde une personne référente pour l’accueil des artistes et une autre pour les urgences le jour même.
Imprime le déroulé, le plan du site et les numéros d’urgence en plusieurs exemplaires la veille. Vérifie aussi la météo à 48 heures, puis une dernière fois le matin du festival pour adapter le balisage et les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au minimum 4 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, un site extérieur et des prestataires. Les autorisations, la programmation et la technique sont les postes qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il réserver les artistes pour un festival ?: Confirme les artistes idéalement 3 à 6 mois avant la date. Demande leurs besoins techniques dès la réservation afin de vérifier que la scène, le son, les retours et l’alimentation électrique sont compatibles.
Quand faut-il envoyer les informations aux bénévoles ?: Envoie la répartition et les horaires au moins 7 jours avant, puis rappelle les consignes 24 heures avant. Indique pour chaque personne un rôle précis, une heure d’arrivée et un contact joignable sur place.
Que vérifier la veille d’un festival de musique ?: La veille, contrôle le matériel, les câbles, l’éclairage, les tentes, le balisage et les documents imprimés. Vérifie également la météo, les livraisons, l’accueil des artistes et les numéros d’urgence avant l’ouverture du site.

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