Cómo organizar un festival de música sin perder el control

Un festival de música se organiza por fases: primero se fijan la fecha, el lugar, los permisos y el programa; después se cierran los proveedores y la parte técnica. La recepción del público depende tanto de las inscripciones como de los aseos, la seguridad, la electricidad y la señalización. Durante la última semana conviene confirmar horarios, necesidades de los artistas, voluntarios y previsión meteorológica. El día del festival, un plano impreso y un plan de trabajo con horas concretas evitan decisiones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
2 personas
3
Confirmar el programa de artistas
2 personas
4
Contratar artistas
2 personas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Reservar el catering
2 personas
7
Reservar seguridad
2 personas
8
Reservar los aseos
2 personas
9
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
10
Crear imagen promocional
2 personas
11
Publicar la página del evento
2 personas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Publicar en redes sociales
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Enviar información de los artistas
2 personas
18
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
19
Imprimir el plano
2 personas
20
Recopilar números de emergencia
21
Comprobar el pronóstico del tiempo
22
Hacer la compra
4 personas
23
Comprobar los materiales
4 personas
24
Preparar la recepción de artistas
2 personas
25
Cerrar el recinto
4 personas
26
Descargar las partes del escenario
6 personas
27
Montar el escenario
6 personas
28
Montar tiendas
6 personas
29
Colocar vallas y rutas de circulación
4 personas
30
Conectar la corriente
3 personas
31
Montar el sistema de sonido
4 personas
32
Montar la instalación de iluminación
3 personas
33
Conectar los instrumentos
4 personas
34
Realizar la prueba de sonido
4 personas
35
Realizar la prueba de luces
3 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar la barra
4 personas
39
Llenar las neveras portátiles
3 personas
40
Preparar aperitivos
5 personas
41
Preparar el buffet de catering
4 personas
42
Comprobar los baños
2 personas
43
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
44
Colocar la señalización
2 personas
45
Montar el mostrador de registro
3 personas
46
Preparar la sala de artistas
3 personas
47
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

48
Abrir las puertas y la entrada
4 personas
49
Registrar a los visitantes
4 personas
50
Repartir pulseras
2 personas
51
Informar a los visitantes
2 personas
52
Coordinar las actuaciones
3 personas
53
Recibir a los artistas
2 personas
54
Guiar a los artistas
2 personas
55
Servir las bebidas
4 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Reponer el buffet de catering
2 personas
59
Controlar el sonido durante las actuaciones
3 personas
60
Controlar la iluminación durante las actuaciones
2 personas
61
Mantener limpia la zona del público
3 personas
62
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
63
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
64
Anunciar el programa final
65
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
66
Cerrar la música y la barra
4 personas
67
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

68
Apagar el sonido y las luces
4 personas
69
Empaquetar los instrumentos de forma segura
4 personas
70
Desmontar el bar y el catering
4 personas
71
Recoger la basura
5 personas
72
Limpiar el recinto
6 personas
73
Desmontar las carpas y la decoración
6 personas
74
Recoger mesas y sillas
4 personas
75
Retirar las vallas y las rutas peatonales
4 personas
76
Desmontar el escenario
6 personas
77
Cargar el equipo
5 personas
78
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
79
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
80
Contar el inventario
2 personas
81
Registrar objetos perdidos
2 personas
82
Devolver el material del proveedor
3 personas
83
Retirar residuos mixtos
3 personas
84
Entregar la ubicación
2 personas
85
Enviar mensaje de agradecimiento
86
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Bandejas de barcant. 4
Percheroscant. 4
Bancos para artistascant. 6
Sofás loungecant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Equipo

Piezas de escenariocant. 24
Escalera del escenariocant. 2
Micrófonos de escenariocant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 8
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Altavoces del monitorcant. 4
Cajas DIcant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cables de instrumentoscant. 20
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Distribuidor de corrientecant. 2
Vallas de separacióncant. 30
Conos de tráficocant. 20
Alfombrillas para cablescant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Megáfonoscant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Bateríascant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 10
Linternascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Guirnaldascant. 20
Telones de escenariocant. 6
Mantelescant. 20
Carteles para artistascant. 6
Carteles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Pulserascant. 500
Pegatinas con nombrecant. 200

Limpieza

Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el recinto y los permisos. No anuncies el festival hasta confirmar que el lugar puede acogerlo y que las autorizaciones estarán listas con varias semanas de margen.
Cierra el programa de artistas antes de contratar la técnica. Pide por escrito las necesidades de cada actuación y compáralas con micrófonos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, cables y distribución eléctrica.
Calcula la llegada del público y de los artistas por separado. Prepara una recepción para artistas, bancos o zona de vestuario, y asigna voluntarios con turnos de al menos 3 horas para cubrir entradas, consultas y cambios.
No dejes para el último día la electricidad, los aseos ni la seguridad. Confirma estos servicios al menos 7 días antes y comprueba que la ubicación de cada elemento aparece también en el plano del recinto.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: pronóstico, compras, materiales, iluminación, vasos reutilizables y documentación impresa. Al terminar, reserva tiempo suficiente para desmontar, recoger residuos y cerrar el recinto con una persona responsable.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si participan varios artistas y proveedores. Los permisos, el recinto y el programa deberían estar encaminados al menos 8 semanas antes; deja las confirmaciones finales para la última semana.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas y el equipo de sonido?: Confirma primero a los artistas, idealmente 8 semanas antes, y recopila sus necesidades técnicas en cuanto firmen. Contrata o reserva el sonido, la iluminación y el suministro eléctrico al menos 4 semanas antes para poder corregir incompatibilidades.
¿Qué hay que comprobar la semana antes de un festival?: Confirma seguridad, aseos, catering, electricidad, horarios de artistas y turnos de voluntarios 7 días antes. Entre 24 y 48 horas antes revisa la previsión meteorológica, las compras, los materiales y las copias impresas del plano y del plan de trabajo.
¿Cómo se organiza el día del festival de música?: Trabaja con un plan horario desde el montaje hasta el cierre: recepción de artistas, prueba técnica, apertura de puertas, actuaciones y desmontaje. Designa a una persona responsable por cada zona y reserva al menos 60 minutos finales para revisar el recinto antes de cerrarlo.

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