So organisierst du ein Musikfestival

Ein Musikfestival braucht eine feste Reihenfolge: Erst legst du Datum, Ort und Programm fest, danach folgen Genehmigungen, Künstler, Technik und Infrastruktur. Plane Sicherheitsdienst, Toiletten und Strom nicht erst kurz vor dem Termin, weil Lieferzeiten und behördliche Fristen schnell zum Engpass werden. Anschließend kümmerst du dich um Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag helfen ein gedruckter Lageplan, Notrufnummern und ein klarer Ablaufplan dabei, dass Aufbau, Einlass und Künstlerbetreuung funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
2 Personen
3
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
4
Künstler buchen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Catering reservieren
2 Personen
7
Sicherheit buchen
2 Personen
8
Toiletten reservieren
2 Personen
9
Stromversorgung reservieren
2 Personen
10
Werbebild erstellen
2 Personen
11
Eventseite veröffentlichen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
In sozialen Medien veröffentlichen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Künstlerinformationen versenden
2 Personen
18
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
19
Lageplan drucken
2 Personen
20
Notrufnummern sammeln
21
Wettervorhersage prüfen
22
Einkaufen gehen
4 Personen
23
Materialien prüfen
4 Personen
24
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
25
Gelände absperren
4 Personen
26
Bühnenteile entladen
6 Personen
27
Bühne aufbauen
6 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Absperrungen und Laufwege aufstellen
4 Personen
30
Strom anschließen
3 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
33
Instrumente anschließen
4 Personen
34
Soundcheck durchführen
4 Personen
35
Lichttest durchführen
3 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Bar einrichten
4 Personen
39
Kühlboxen füllen
3 Personen
40
Snacks vorbereiten
5 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
42
Toiletten kontrollieren
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Beschilderung anbringen
2 Personen
45
Check-in-Schalter einrichten
3 Personen
46
Künstlerraum einrichten
3 Personen
47
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

48
Türen und Eingang öffnen
4 Personen
49
Besucher einchecken
4 Personen
50
Armbänder verteilen
2 Personen
51
Besucher informieren
2 Personen
52
Auftritte betreuen
3 Personen
53
Künstler empfangen
2 Personen
54
Künstler begleiten
2 Personen
55
Getränke servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Cateringbuffet auffüllen
2 Personen
59
Ton bei Auftritten bedienen
3 Personen
60
Licht bei Auftritten bedienen
2 Personen
61
Publikumsbereich sauber halten
3 Personen
62
Mülleimer leeren
3 Personen
63
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
64
Abschlussprogramm ankündigen
65
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen
66
Musik und Bar schließen
4 Personen
67
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

68
Ton und Licht ausschalten
4 Personen
69
Instrumente sicher einpacken
4 Personen
70
Bar und Catering abbauen
4 Personen
71
Abfall sammeln
5 Personen
72
Gelände reinigen
6 Personen
73
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
74
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
75
Zäune und Laufwege entfernen
4 Personen
76
Bühne abbauen
6 Personen
77
Ausrüstung verladen
5 Personen
78
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
79
Kühlboxen leeren
2 Personen
80
Bestände zählen
2 Personen
81
Fundgegenstände registrieren
2 Personen
82
Material des Lieferanten zurückgeben
3 Personen
83
Restmüll entsorgen
3 Personen
84
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
85
Dankesnachricht versenden
86
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
BarunterlagenAnz. 4
GarderobenständerAnz. 4
KünstlerbänkeAnz. 6
LoungebänkeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 4

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 24
BühnentreppeAnz. 2
BühnemikrofoneAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 8
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MonitorlautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
InstrumentenkabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
StromverteilerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 30
VerkehrskegelAnz. 20
KabelmattenAnz. 20
HandfunkgeräteAnz. 8
MegafoneAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
GirlandenAnz. 20
BühnentücherAnz. 6
TischdeckenAnz. 20
KünstlerschilderAnz. 6
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12
ArmbänderAnz. 500
NamensaufkleberAnz. 200

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Programm. Prüfe direkt danach die nötigen Genehmigungen, denn deren Bearbeitung kann mehrere Wochen dauern.
Buche Künstler, Sicherheit, Toiletten und Strom, sobald das Grundkonzept steht. Für Technik solltest du die Anforderungen jeder Band schriftlich sammeln, bevor du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Monitorlautsprecher bestellst.
Plane die Stromversorgung mit Reserve: Bühne, Mischpult, Lautsprecher, Licht und Gastronomie dürfen nicht an einer ungeprüften Einzelsteckdose hängen. Lass Stromverteiler und Verlängerungskabel vor dem Aufbau durch eine fachkundige Person kontrollieren.
Schicke Künstlerinformationen spätestens 2 Wochen vor dem Festival und halte Ankunft, Soundcheck, Umkleide und Ansprechpartner fest. Künstlerbänke, Umkleidetische und eine vorbereitete Empfangsstation werden häufig erst am Veranstaltungstag vermisst.
Prüfe 24 Stunden vorher Wettervorhersage, Materialien und den Lageplan. Stelle Partyzelte, Taschenlampen, wiederverwendbare Becher und gedruckte Notrufnummern bereit, damit ein Wetterumschwung oder ein Stromausfall nicht zum improvisierten Notfall wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 12 Monate vorher. Künstlerbuchungen, Genehmigungen, Sicherheit, Toiletten und Strom sollten spätestens 3 bis 4 Monate vor dem Termin feststehen.
Welche Genehmigungen braucht man für ein Musikfestival?: Das hängt von Ort, Besucherzahl, Lärm und Ausschank ab. Kläre die Anforderungen mindestens 3 Monate vorher mit Gemeinde, Veranstaltungsort und zuständigen Stellen, statt erst kurz vor der Werbung danach zu fragen.
Wie viel Technik braucht ein Musikfestival?: Das richtet sich nach Bühne, Publikumsgröße und Programm. Sammle pro Künstler spätestens 6 Wochen vorher eine technische Liste und prüfe daraus Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, DI-Boxen, Mikrofone, Stative und Kabel.
Wann sollte man Helfer für ein Musikfestival einteilen?: Erstelle den Helferplan spätestens 2 Wochen vorher und teile Schichten für Aufbau, Einlass, Künstlerbetreuung, Ausschank und Abbau ein. Gib jeder Person eine feste Aufgabe und eine erreichbare Ansprechperson.

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