Checklist pour organiser un marché de Noël avec train

Un marché de Noël avec train demande de coordonner deux événements au même moment : les stands et les trajets. Commencez par obtenir l’autorisation, réserver le train et fixer l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Les horaires des arrêts, les emplacements des exposants et le nombre de bénévoles doivent ensuite être confirmés par écrit. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les billets, l’alimentation, l’électricité et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Réserver le train de Noël
Planifier l’itinéraire en train
2 personnes
Déterminer les arrêts et les horaires
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Confirmer les emplacements des stands
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les réservations de train
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Commander les stocks de boissons
Passer la commande traiteur
Imprimer les billets de train
Imprimer les plans
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
Informer l’équipe du train
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Délimiter la zone du marché
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Raccorder l’électricité
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Balisage des quais
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager la billetterie
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Accompagner les voyageurs en train
4 personnes
Faire partir le train de Noël
3 personnes
Sécuriser les arrêts du train
3 personnes
Soutenir les stands du marché
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Gérer les annonces
Annoncer le dernier train
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Débrancher l’éclairage
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stock inutilisé à ranger
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Ensembles de tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Multiprisesqté 12
Lampes sur batterieqté 10
Talkies-walkiesqté 8
Terminaux de paiement mobilesqté 4
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Bougies LEDqté 40
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 48

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 24
Pied de sapin
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux indicateursqté 18
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de menuqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Tassesqté 120
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Catering

Courses
Tiroirs-caissesqté 4
Pots à pourboiresqté 4
Étiquettes de prixqté 80
Braceletsqté 500
Gobelets réutilisablesqté 500

Train

Billets de trainqté 500
Listes de départqté 12
Barrières de file d’attenteqté 12
Panneaux d’entréeqté 6
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Cartes d’itinéraire du trainqté 500
Étiquettes de bagagesqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Tapis antidérapantsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Gantsqté 24
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Marqueursqté 20
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 12
Chemises à pinceqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 5
Agrafeusesqté 4

Outils

Marteauqté 4
Tournevisqté 6
Clés à moletteqté 4
Sangles d'arrimageqté 20
Gants de travailqté 20

Conseils

Réservez le train et demandez l’autorisation plusieurs semaines à l’avance, puis validez un itinéraire avec des arrêts et des horaires précis. Gardez une marge d’au moins 10 minutes à chaque arrêt pour absorber les retards.
Fixez les emplacements des stands avant d’envoyer les invitations définitives. Prévoyez un plan imprimé et indiquez aux exposants où décharger leur matériel, car cette information est souvent réglée trop tard.
Traitez séparément les inscriptions au marché et les réservations du train. Imprimez les billets avant le jour J et préparez une liste de contrôle pour vérifier les montées à chaque départ.
Confirmez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Mettez les boissons au frais la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée du public, plutôt que pendant le premier trajet.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Testez les rallonges, multiprises, éclairages, talkies-walkies et terminaux de paiement avant l’ouverture des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un marché de Noël avec train ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du train, les exposants et les horaires des arrêts sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand réserver le train de Noël ?: Réservez-le dès que la date et la durée de l’événement sont connues, de préférence au moins 8 semaines à l’avance. Confirmez ensuite l’itinéraire, les arrêts et les horaires par écrit avec l’équipe du train.
Quand imprimer les billets du train de Noël ?: Imprimez les billets 3 à 5 jours avant l’événement, après la clôture des réservations. Préparez aussi une liste des passagers et gardez quelques exemplaires vierges pour les corrections de dernière minute.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et les en-cas ?: Mettez les boissons au frais la veille et préparez les en-cas le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Cela laisse le temps de contrôler les quantités et de réapprovisionner les stands avant le premier départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.